¿Cómo la firma digital ayuda en las inspecciones HSE?

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La firma digital optimiza la agilidad y eficiencia de todos los procesos vinculados a las inspecciones HSE, en especial, la recopilación y análisis de datos valiosos para prevenir accidentes y episodios de contaminación ambiental.

La transformación digital es una realidad ineludible para todas las empresas que aspiran a ser competitivas. Y aunque su apoyo es esencial para agilizar procesos críticos, o de alto impacto estratégico, no siempre existe certeza de cómo implementarla de manera efectiva y concreta.

Una de las tareas vitales para el éxito empresarial que puede optimizarse mediante herramientas digitales, es la Inspección HSE (Salud, Seguridad y Medioambiente). Procedimiento diseñado para comprobar que el trabajo diario se realiza en un entorno seguro para los trabajadores, y libre de contaminación.

El valor de una inspección HSE consiste en identificar a tiempo y de manera clara todos los riesgos de salud y seguridad laboral, así como los peligros ambientales inherentes a cualquier actividad industrial, productiva y/o de servicios.

Esta característica permite, en consecuencia, prevenir accidentes y bajas entre el personal, reducir el riesgo de contagio de enfermedades infecciosas, y eliminar la contaminación por residuos o emanaciones de gases tóxicos, entre otras múltiples variables pertinentes.

Para alcanzar dichos objetivos, las empresas necesitan diseñar e implementar inspecciones HSE ágiles y de alta eficiencia. Es decir, capaces de adaptarse a los constantes cambios de un entorno desafiante, donde la necesidad de ser ultra competitivos incrementa exponencialmente los riesgos para la salud y seguridad laboral.

¿Por qué son necesarias las firmas digitales?

Si una empresa aspira a que sus inspecciones HSE sean ágiles y dinámicas, tal como exigen los mercados modernos, debe utilizar todas las herramientas tecnológicas que optimicen al máximo su aplicación. Sólo de este modo se maximizará el trabajo de los equipos encargados y, al mismo tiempo, se minimizará la probabilidad de cometer errores.

Una de estas herramientas valiosas es la firma digital, que brinda amplias ventajas competitivas tanto para optimizar el uso de los recursos físicos y humanos, como para incrementar la seguridad, eficiencia y sustentabilidad de las empresas.

Esta característica hace que la firma digital sea cada vez más popular entre las organizaciones que ya optaron por la digitalización. En especial, entre aquellas que migraron desde el papel a los diferentes formatos de formularios electrónicos.

¿Qué es una firma digital?

En términos técnicos sencillos, la firma digital es un herramienta que permite autenticar digitalmente cualquier documento, tal como lo hace en el papel físico una firma convencional trazada a mano.

De este modo, la firma digital, permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente (por ejemplo, el supervisor institucional HSE o un inspector gubernamental), identificar quien lo firmó (por ejemplo, el jefe de un equipo HSE que labora en terreno) de forma simple y ágil.

Dicha identificación puede hacerse mediante softwares o apps especializadas que se conectan con bases de datos oficiales, ya sea en la misma empresa, en la nube o en servidores de entidades fiscalizadoras, entre otras opciones.

Dicha identificación puede hacerse mediante softwares o apps especializadas que se conectan con bases de datos oficiales, ya sea en la misma empresa, en la nube o en servidores de entidades fiscalizadoras, entre otras opciones.

De este modo, se garantiza tanto la autenticidad del documento digital, como la realización efectiva del proceso de inspección en terreno.

Si bien cada país tiene leyes específicas que regulan el uso de las firmas digitales y de los documentos donde se pueden utilizar, existe amplio consenso en que es una forma práctica, rápida y económica para certificar documentos de todo tipo.

Esto incluye, entre otras diversas opciones, contratos de compraventa, planillas de asistencia, inventarios de existencias, listas de verificación electrónicas y, por supuesto, formularios de control para inspecciones HSE.

¿Cómo operan las firmas digitales en una inspección HSE?

Como cualquier otro proceso de control, una inspección HSE debe ser validada por un inspector o profesional responsable. Y la única forma de comprobar dicha validación es mediante una firma autorizada, que hasta hace pocos años sólo se hacía en forma manual sobre hojas impresas.

Sin embargo, la progresiva celeridad de los procesos cambió por completo este panorama. Hoy ya no es posible perder tiempo mientras se espera llenar a mano una planilla, ni menos aguardar a que otra persona la firme.

Más aún, las inspecciones HSE generalmente se realizan en terreno, por lo que el papel ya no es una opción válida, eficiente, cómoda ni segura para que el proceso sea exitoso.

En especial si se trabaja en escenarios complejos tales como yacimientos mineros, industrias químicas, plantas siderúrgicas, refinerías de combustible, explotaciones forestales o edificios en construcción, por ejemplo.

Dichas condiciones no son obstáculo para la moderna tecnología. Por el contrario, los encargados de seguridad pueden verificar directamente en las pantallas de sus dispositivos móviles, todos los puntos pertinentes de una lista de inspección HSE digital.

Al finalizar dicho proceso, los profesionales podrán certificar mediante su firma digital, que la inspección HSE se realizó sin inconvenientes y de acuerdo con los parámetros previamente establecidos por el reglamento interno de la empresa.

Esta agilidad optimiza recursos, reduce las jornadas de trabajo y, además, elimina el uso de documentos físicos e impresoras (con el consiguiente ahorro de papel y de espacio para archivos físicos). Asimismo, ya no se volverá a perder tiempo procesando manualmente los datos obtenidos durante una inspección HSE.

Además, como se trabaja directamente en un dispositivo móvil, toda la información recopilada puede exportarse directamente, con la firma electrónica incluida, a los servidores de la empresa o a la nube. Desde allí, los profesionales a cargo del área HSE pueden analizar datos y extraer conclusiones valiosas en tiempo real.

Consecuentemente, se mejora la capacidad de análisis de riesgos y se incrementa tanto la velocidad de respuesta ante incidentes, como la eficiencia de los equipos técnicos para anticipar escenarios de crisis y contingencia. 

Esto se traduce, a su vez, en una mejora de los índices de seguridad y salud laboral, así como en menor tasa de accidentabilidad y/o ausentismo laboral.

Del mismo modo, realizar las inspecciones HSE en forma más ágil, reduce el peligro de contaminar el ambiente, mejora la huella de carbono de la empresa e incrementa su aporte a la sustentabilidad. Factores que mejoran significativamente su imagen ante la opinión pública.

Principales ventajas de las firmas digitales para la inspección HSE

Todo este conjunto de características permite concluir que el uso de firmas digitales en las inspecciones HSE genera importantes ventajas para la competitividad de las empresas.

Ventajas destacadas de las firmas digitales en las inspecciones HSE:

  • Ahorra gran cantidad de tiempo y recursos.
  • Incrementa la agilidad y eficacia de todos los procesos vinculados con las inspecciones HSE.
  • Simplifica la gestión documental y se mejoran los controles internos y externos.
  • Reduce los errores humanos gracias al uso de plataformas tecnológicas probadas.
  • Disminuye el uso de papel, optimizando la huella de carbono de la empresa y su sustentabilidad.
  • Optimiza la seguridad al reducir el riesgo de falsificación o de adulteración de firmas.
  • Mejora la imagen de la empresa ante los clientes, el mercado objetivo y la opinión pública en general.

En DataScope somos expertos en herramientas y soluciones digitales diseñadas para optimizar la competitividad de las empresas. Contamos con una plataforma y app móvil que facilita el uso de firmas digitales en distintos tipos de formularios, valiosos para llevar a cabo cualquiera de los procesos críticos para una organización, como las inspecciones HSE.

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Sobre el autor

Francisco Gonzalez

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