El valor de los formularios móviles para la seguridad industrial

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Reemplazar el papel por formularios móviles es un paso fundamental para agilizar los tiempos de respuesta de los equipos en terreno, así como también, para optimizar las estrategias destinadas a proteger tanto al capital humano como la infraestructura de las empresas.

Para nadie es un misterio que la seguridad es un pilar fundamental del éxito de las actividades industriales. Sin embargo, ello no implica que sea un proceso rígido e inalterable. 

Dicho de otro modo, todo plan o política de seguridad industrial debe regirse y aplicarse de acuerdo con parámetros generales conocidos por todas las partes de la organización. 

Pero al mismo tiempo, también debe adecuarse a los constantes cambios que se suscitan en un contexto cada vez más dinámico, desafiante, ágil y cambiante. 

Esta premisa es válida tanto para un pequeño taller de repostería familiar, como para una fábrica de productos químicos o un yacimiento minero. 

Sin embargo, para que la seguridad industrial se adapte con flexibilidad, agilidad y eficiencia a este escenario de cambios desafiantes, también necesita herramientas que faciliten dicho proceso.

Dentro del amplio abanico de soluciones disponibles, destacan los formularios móviles, cuyo uso resulta especialmente valioso para las actividades que deben realizarse en terreno
En estos casos la seguridad debe multiplicarse exponencialmente, pues se trata de operaciones dinámicas y de alto nivel de riesgo, que demandan acciones o soluciones inmediatas para no poner en peligro la vida e integridad de los trabajadores.

Para los trabajos que se realizan en terreno, los formularios móviles son ideales para:

  • Agilizar la recopilación de información
  • Optimizar la capacidad analítica de los equipos
  • Perfeccionar las tareas de prevención 
  • Incrementar la eficiencia general de toda la organización

El valor de los formularios móviles para la seguridad industrial

La recolección de datos en terreno, tanto para realizar inspecciones de seguridad industrial como para efectuar controles de calidad, se ha realizado tradicionalmente mediante formularios en papel. 

Sin embargo, la aceleración de los modelos productivos, impuesta por la revolución digital, puso rápidamente en evidencia que es un modelo obsoleto e inadecuado para cumplir dicha tarea, por su lentitud, imprecisión y vulnerabilidad a los errores.

Además, los formularios en papel…

  • Solo permiten recopilar cantidades limitadas de datos
  • Generan altos costos de almacenamiento
  • Se pueden rellenar a mano 
  • Dificultan la posibilidad de generar registros ya que se rompen o extravían

Por el contrario, los formularios móviles cuentan con todas las ventajas de la moderna tecnología digital para agilizar procesos, ahorrar costos de implementación y brindar mayor seguridad operativa y estratégica.

Asimismo, el avance tecnológico que representa el uso de formularios móviles en teléfonos inteligentes, tabletas o laptops, se traduce en una recolección significativamente mayor de datos en terreno, la cual puede realizarse además en diversos formatos, incluyendo texto, audio, imágenes y videos, entre otras diversas opciones. 

Ello incrementa significativamente la capacidad de trabajo de los equipos de seguridad industrial en terreno, tanto desde el punto de vista de la recopilación de datos críticos, como del análisis e interpretación de los mismos.

Consecuentemente, se incrementa la eficiencia de los programas de seguridad así como la competitividad general de toda la empresa.

¿Qué funcionalidades ofrecen los formularios móviles de seguridad industrial?

A diferencia de las obsoletas planillas impresas, los formularios móviles permiten que los equipos de seguridad industrial accedan a un amplio abanico de herramientas multimedia.

Entre las funcionalidades destacadas de los formularios móviles podríamos mencionar las siguientes:

1. Fotografías

Mediante la cámara del teléfono o tableta se pueden tomar y adjuntar fotos a cualquier reporte técnico. 

Además, hoy existen aplicaciones que permiten dibujar sobre las fotografías. Esto permite que el equipo de seguridad documente con mayor detalle fallas en equipos o riesgos de accidente, entre otras posibilidades.

2. Códigos QR 

Los formularios móviles pueden integrarse a generadores de códigos QR, capaces de almacenar información que se envía directamente a los supervisores. 
Esto agiliza la toma de decisiones operativas con respecto a acciones claves como reparar equipos, mejorar dotaciones de personal, renovar elementos de protección o efectuar tareas de mantenimiento, entre otras.

3. Firmas electrónicas

Usar la funcionalidad de las firmas electrónicas en los formularios móviles permite certificar el cumplimiento de procesos vinculados a inspección, mantención, reparación, entre otros. 

Este recurso optimiza el tiempo de respuesta del personal y al mismo tiempo, evita la falsificación de firmas.

4. Localización por GPS

Los formularios móviles pueden integrarse con aplicaciones de geolocalización capaces de transmitir en tiempo real la posición de los equipos de seguridad industrial en terreno. Esto acelera los procesos, optimiza la jornada laboral e incrementa la seguridad general.

5. Chat en vivo con colaboradores

Existen formularios móviles en los cuales es posible comunicarse en vivo con los colaboradores a través de un chat alojado en la aplicación. 

Esto permite monitorear de forma más eficiente lo que sucede en terreno y centralizar la comunicación en un mismo canal.

5 ventajas de los formularios móviles

Estas avanzadas características técnicas permiten que los formularios móviles integrados en la gestión de los equipos de seguridad industrial, brinden un amplio conjunto de ventajas estratégicas y operativas. 

Entre estas podemos destacar las siguientes:

1. Ahorro de tiempo y recursos

Aplicar procedimientos de control y seguridad industrial mediante formularios impresos, implica demoras excesivas y alto riesgo de error en la recolección de datos. 

Además, trasladar esos datos a archivos digitales implica transcribir toda la información, gastando tiempo que podría ser invertido en otras tareas. 

En cambio, todo el proceso se acelera y simplifica mediante formularios móviles. Con éstos, puesto que los equipos de seguridad industrial ingresan directamente la información en sus respectivos teléfonos o tabletas, ahorrando así tiempo y papel. 

2. Mejor trazabilidad

Los formularios móviles pueden programarse para generar códigos QR, que pueden almacenar la información de los diversos procesos de inspección, supervisión o reparación asociados a las tareas de seguridad industrial. 
Esto se traduce en un mejor seguimiento de las acciones programadas, tanto por el equipo mismo, como por los supervisores del área de seguridad industrial.

3. Datos centralizados e integrados

Los datos ingresados a formularios móviles pueden estudiarse y analizarse del modo más conveniente para los requerimientos de la empresa. 
Por ejemplo, se pueden generar reportes de cada área y trasladar los datos a un software central para hacer análisis, comparaciones y proyecciones.

4. Más sustentabilidad y menos impacto ambiental

La ventaja más inherente a cualquier proceso de digitalización es que el menor uso de papel contribuye a:

  • Reducir la huella de carbono y el impacto ambiental
  • Promover el desarrollo sostenible.  

Además, de este modo los colaboradores toman conciencia de la necesidad de preservar y optimizar los recursos naturales en el desarrollo de sus propias actividades personales.

5. Trabajo en terreno más eficiente

Los formularios móviles contribuyen a eficientizar el trabajo en terreno ya que:

  • Aceleran el procesamiento de datos 
  • Reducen la probabilidad de errores
  • Permiten la recolección de datos sin conexión a internet

En DataScope sabemos que la seguridad es un elemento esencial dentro de las actividades de toda empresa. Por ello, contamos con soluciones digitales que permiten a los equipos de seguridad industrial trabajar con formularios móviles directamente desde sus teléfonos, tabletas y laptops.

Esto permite crear y aplicar inspecciones de seguridad en forma fácil e intuitiva, optimizando el desempeño de las operaciones en terreno para ejecutar tareas predictivas o correctivas en tiempo real. Todo ello se traduce en un incremento importante de la productividad general de la empresa.

Nuestras soluciones también ofrecen alto nivel de integración con otras plataformas, así como compatibilidad con gran cantidad de formatos, incluyendo Excel, PDF y Google Sheets.

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Sobre el autor

Francisco Gonzalez

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