Era digital: Migrar o no migrar a los formularios digitales

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En artículos anteriores mencionamos las ventajas de los formularios digitales para mejorar tu negocio, y ofrecimos 10 razones para olvidar los formularios físicos. Pero si aún no tienes claro en qué situaciones podría tu empresa hacer uso de los beneficios de los formularios digitales, podemos darte algunas pistas que te podrían ser útiles.

Para no repetirnos con lo ya dicho en los artículos mencionados, sólo diremos que el alcance de los formularios digitales es inmenso, y gozan de gran versatilidad, capaces de aplicarse en cualquier ámbito en el que se usan formularios en papel. Son muy útiles para diversas industrias que busquen resolver cualquier tipo de situación en la que sea necesario rellenar datos.

Para saber si su organización puede ganar eficiencia y productividad con estas herramientas, le proponemos 3 preguntas:

  1. ¿Siente que se pierde mucho tiempo en obtener reportes de las actividades del personal a su cargo, o siente que recibe poca información al respecto?
  2. ¿Se le hace difícil evaluar el trabajo de cada uno de sus empleados?
  3. ¿Le gustaría que toda la información sobre sus operaciones en terreno se encuentre consolidada en un mismo lugar y al instante?

Si alguna de sus respuestas fue positiva, entonces es hora de evaluar de qué manera los formularios digitales pueden integrarse a las necesidades de su empresa, y cómo potenciar su productividad en áreas en las que los formularios tradicionales ya no están funcionando adecuadamente.

Suena fácil, pero ante esto surge una pregunta importante: ¿qué tipo de beneficios pueden ofrecer los formularios online a empresas que buscan innovar? Veamos algunos ejemplos.

Aplicando los formularios digitales

La principal ventaja de los formularios online es que permiten transformar cualquier tipo de formulario físico a digital. Así, los formularios digitales se vuelven 100% adaptables a las necesidades de los clientes de acuerdo al rubro al que se apliquen, desde checklists de control de calidad para la industria de la construcción o telefonía, hasta formularios adaptables para mejorar la visibilidad de los productos en el rubro del retail.

La recomendación es evaluar cuidadosamente qué áreas de su empresa podrían incrementar su productividad gracias a uno de estos formularios, teniendo en consideración las siguientes ventajas que proporcionan:

  1. Organizan la metodología de trabajo. Porque ofrecen pasos claros para el procesamiento de cada formulario: selección del formulario, carga, verificación y almacenamiento de datos, envío e impresión.
  2. Ahorran tiempo en la carga y el acceso a los datos. Porque muchos datos están precargados y pueden ser seleccionados con un solo clic.
  3. Incluyen una selección de enlaces a sitios web íntimamente relacionados con su trabajo. De este modo podrá buscar los datos que necesita y que se encuentran en Internet.
  4. Permiten verificar la consistencia de los datos cargados. Porque se verifica que no hayan habido errores en la carga de datos y porque cada formulario se «adapta» al trámite en proceso.
  5. Guardan los datos. Porque los datos podrán ser utilizados más adelante sin necesidad de volver a cargarlos.
  6. Posibilitan el envío de los datos y/o formularios a través de Internet. Porque los datos cargados, con o sin el formulario, pueden ser enviados utilizando el correo electrónico.
  7. Optimiza la legibilidad de los formularios impresos. Porque los datos se imprimen en óptima calidad, tanto visual como posicional. Y en algunos casos se elimina el uso de carbónicos reduciendo así el número de observaciones a los trámites presentados.

Tras conocer estas ventajas, seguramente usted esté pensando que los formularios digitales podrán ser una gran oportunidad de sumar innovación a la vez que aumentar la eficiencia en su empresa, y no estará equivocado. ¡Sólo le falta aplicarlos!


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