Actualmente la recolección de datos se realiza normalmente con tarja a papel, impactando este formato en la trazabilidad directa y los tiempos en los que se obtiene la información. Por ello, es imprescindible reemplazar el formato de papel e impulsar su digitalización.
Tarea que, de acuerdo con los expertos internacionales, ya no puede hacerse en simples formularios de papel, sino que debe apoyarse en las nuevas herramientas de la transformación digital.
¿Por qué los formularios son tan importantes para recopilar información?
Imaginemos por un instante que estamos realizando una importante inspección técnica en las maquinarias críticas de nuestra empresa.
El proceso marcha según lo programado, hasta que de pronto nos percatamos de que debemos corregir una anotación importante, porque cometimos un error de cálculo.
Por desgracia, estamos trabajando con formularios y tarja a papel y la única solución posible es tarjar la anotación errónea para escribir la cifra correcta encima, o en un costado. Lo hacemos así y a primera vista todo parece resuelto… Pero, ¿en realidad es así de sencillo?
¿Qué sucedería, por ejemplo, si el equipo de mantenimiento malinterpreta esa corrección, no reemplaza un componente esencial de la máquina y, producto de ese error, se produce una explosión que hiere gravemente a un gran número de trabajadores?
Una situación extrema, pero, por desgracia, no tan alejada de la realidad y que pude evitarse solo con la implementación de sistemas de control más modernos y eficientes.
No debemos olvidar que el actual escenario de transformación digital donde se desenvuelven empresas y organizaciones, se caracteriza por una volatilidad e incertidumbre que exige modernizar todas las herramientas de gestión y operación.
Solo de este modo podremos tomar decisiones estratégicas basadas en la recopilación y análisis oportuno de grandes cantidades de datos fidedignos.
¿Qué tipo de aplicaciones tienen los formularios digitales?
Algunas de las aplicaciones de los formularios digitales son las siguientes:
- Administrar recursos humanos
- Optimizar el uso de activos
- Realizar tareas de mantenimiento e inspección industrial
- Realizar seguimiento a procesos de salud y seguridad laboral
- Inspeccionar la calidad de los productos lanzados al mercado
- Monitorear incidentes y accidentes diarios dentro de la empresa
- Generar órdenes de trabajo de forma automática
- Realizar inspecciones diarias en diversas áreas de la organización
¿Por qué es importante comenzar a digitalizar formularios?
Todas estas variables confirman de manera indiscutible la importancia de los formularios para recopilar, organizar y analizar datos.
Para que estas funciones críticas sean eficientes, también es importante que los formularios se sumen, a su vez, a la evolución tecnológica.
Sin embargo, muchas empresas, aún se resisten al cambio y continúan utilizando anacrónicos formularios escritos. En muchos casos motivados por una errónea interpretación del concepto “ahorro”.
Pero como dice un viejo refrán, lo barato puede costar muy caro. De hecho, la insistencia en usar formularios o tarja a papel, no solo incrementa la probabilidad de cometer errores administrativos, sino que también se traduce en alto riesgo operacional.
Riesgo que, dependiendo de su gravedad y consecuencias, puede incluso paralizar las actividades de una empresa.
Por ejemplo, una cifra o anotación tarjada en un formulario de papel (que no se entiende o se malinterpreta), puede derivar en:
- Inspecciones de seguridad mal ejecutadas.
- Procesos de mantenimiento erróneos.
- Planes de seguridad ineficientes.
Todo ello podría, eventualmente, derivar en fallas cotidianas o en accidentes catastróficos, según la gravedad del error o malentendido.
Incluso, como vimos antes, esa “simple” corrección o tarjado de planillas impresas podría provocar la muerte de uno o más trabajadores, la destrucción de activos o la inhabilitación de instalaciones vitales de la empresa.
Desventajas de los formularios y tarja a papel
Los formularios en papel también generan un importante conjunto de desventajas operacionales, entre las cuales destacan las siguientes:
1. Gasto innecesario en bodegas y archivos físicos
Los formularios en papel ocupan grandes espacios de almacenamiento así como importantes recursos energéticos, que podrían destinarse a actividades más valiosas para los objetivos estratégicos de la empresa.
2. Deterioro y pérdida de información
El papel se estropea por el paso del tiempo o por las condiciones ambientales, lo cual puede derivar en pérdida de datos valiosos para la toma de decisiones.
3. Impacto ambiental negativo
El papel consume recursos naturales no renovables importantes, como madera y agua, y a la vez genera gran cantidad de residuos que luego se arrojan a vertederos. Esto incrementa la huella de carbono de la empresa, reduce la sustentabilidad de sus operaciones y daña su imagen pública.
4. Riesgos de seguridad laboral
Acumular archivos llenos de formularios impresos genera mayor probabilidad de sufrir incendios o siniestros, que ponen en peligro la integridad de los trabajadores y las instalaciones de la empresa.
5. Pérdida de eficiencia
Organizar archivos físicos requiere gran cantidad de tiempo, lo cual desvía recursos a tareas innecesarias y además reduce la agilidad para analizar datos. Esto se traduce en ineficiencia y menor capacidad para responder a las necesidades del mercado.
Ventajas de los formularios electrónicos
Ventajas de los formularios digitales
Por el contrario, los formularios digitales, permiten recopilar información en tiempo real, agilizando el procesamiento instantáneo de datos y optimizando la generación de informes.
Otros beneficios que brindan los formularios móviles son:
- Ahorran cantidades significativas de tiempo y dinero.
- Reducen al mínimo los errores humanos.
- Brindan mayor sustentabilidad y contribuyen a reducir la huella de carbono.
- Permiten acceso a la información desde cualquier lugar, tanto en modo online como offline.
- Posibilitan realizar cambios, modificaciones y correcciones en el momento, incluso trabajando en terreno y en locaciones remotas.
- Permiten trabajar directamente en computadores de escritorio, laptops, tabletas y teléfonos.
- Eliminan costos de impresión, almacenaje y distribución de papel.
- Optimizan los tiempos de respuesta del personal, lo cual agiliza exponencialmente la toma de decisiones operativas cotidianas y estratégicas.
Todo esto se traduce, consecuentemente, en un fuerte incremento de la eficiencia general de la empresa, así como en mayor competitividad y mejor posicionamiento de mercado.
¿Cómo comenzar la digitalización de tu empresa?
Si analizamos todas estas variables podemos comprobar que la digitalización de los formularios es un paso necesario e ineludible para:
- Recolectar y almacenar datos de forma rápida, eficaz y organizada.
- Ahorrar tiempo y dinero.
- Mejorar la productividad de los colaboradores.
- Eficientizar el desarrollo del negocio.
DataScope, por ejemplo, es una plataforma y App móvil que permite digitalizar formularios de forma muy simple y rápida 👇
Ventajas de implementar DataScope para la digitalización de formularios
Con la ayuda de DataScope podrás recopilar datos de manera ágil, sencilla, oportuna y eficiente. Todo ello mediante una gran variedad de funcionalidades entre las cuales destacan las siguientes:
Formularios personalizados
Crea checklist de inspección y órdenes de trabajo digitales para cada área de tu empresa en solo segundos.
Datos reales y al instante
Visualiza dashboards con tus datos más relevantes e intégralos a tus plataformas preferidas ó a más de 5.000 plataformas y apps.
Información disponible en terreno y sin Internet
Recopila datos críticos aun cuando no tengas conexión, y sincronízalos al recuperar la señal.
Libre de código
Descarga la App y comienza a usarla de inmediato, sin requerir la ayuda de un equipo TI especializado.
Plantillas gratuitas disponibles
Accede a los formularios más utilizados por reconocidas empresas, y comienza digitalizar formularios de forma rápida y sencilla.
Comienza con estas plantillas:
