El actual entorno de agilidad exige a las empresas contar con aplicaciones poderosas y que optimicen el la colaboración de equipos, pero que a la vez sean intuitivas, lúdicas, atractivas, fáciles de operar e integradas a las demás herramientas propias de la transformación digital.
El fin de las restricciones pandémicas trajo consigo el regreso masivo del trabajo, aunque esta vez de un modo muy diferente. Antes se privilegiaba el desempeño presencial, pero hoy la mayoría de las actividades se realizan de manera remota y privilegiando el cumplimiento de metas. Una “nueva realidad en línea” que exige transformar por completo los paradigmas laborales.
El trabajo en equipo a base de metodologías ágiles no escapa a esta realidad. De hecho, su misma naturaleza dinámica le exige adaptarse de inmediato a estos cambios, pues sólo así mantendrá su valor como instrumento esencial para la competitividad.
El valor del trabajo en equipo ágil y dinámico
Los equipos ágiles, flexibles y adaptables son esenciales para que las organizaciones afronten con éxito los complejos desafíos del mercado. Por ello, metodologías como Scrum, Lean y Kanban rápidamente se posicionaron a la vanguardia de las transformaciones previas a la pandemia.
Sin embargo, la masificación del teletrabajo cambió las reglas del juego, porque de un momento a otro los equipos ya no pudieron reunirse presencialmente, ni compartir los espacios físicos donde cada integrante anotaba en papeles adhesivos de colores, sus respectivas ideas o aportes creativos.
En este punto, el mundo tecnológico tuvo que desarrollar nuevas herramientas en línea, capaces de asegurar la misma interacción constante, proactiva y directa que hasta entonces se realizaba de forma presencial.
Esto hizo posible la aparición de un amplio conjunto de herramientas virtuales para la interacción de equipos, orientadas a las necesidades específicas de cada empresa u organización, y capaces de integrarse con otras aplicaciones ya existentes.
¿Qué es una plataforma visual colaborativa?
Técnicamente las herramientas de colaboración de equipos online son las que facilitan la comunicación entre los distintos integrantes de un equipo o proyecto. Además, gracias a un conjunto de funciones de gestión e interacción, optimizan el trabajo grupal y aseguran la entrega a tiempo de las tareas, así como un adecuado seguimiento de las mismas.
Para ello no basta sólo con una buena plataforma de videoconferencias, porque no es lo mismo tener una reunión con uno o dos colegas, que trabajar simultáneamente con diez o más colaboradores, mientras cada uno de ellos aporta sus respectivas ideas creativas.
En estos casos se requiere una aplicación que permita comunicarse, interactuar e iterar en tiempo real, tal como sucedería durante una reunión presencial, por ejemplo.
En una pizarra de Kanban o de Scrum esto puede hacerse con papeles adhesivos o anotaciones con lápiz. Pero en un entorno digital se necesita otro tipo de herramientas, que tengan la misma eficiencia, practicidad y claridad didáctica.
En otras palabras una buena plataforma visual ayuda a la colaboración de equipos, coordinando y gestionando su trabajo de manera ágil, segura y eficiente.
Además, permite a cada uno de sus integrantes, conocer el plan de trabajo, las opiniones técnicas de los demás, la duración de los procesos, los plazos, las responsabilidades y los objetivos personales y grupales.
Ventajas de las plataformas de colaboración de equipos
Algunos de los principales beneficios de las herramientas de ccolaboración virtual son los siguientes:
● Permiten rápidas asignaciones a distintos colaboradores.
● Ayudan a realizar un adecuado seguimiento de tareas.
● Cuentan con sistemas de mensajería instantánea.
● Optimizan el uso del tiempo.
● Entregan más accesibilidad general, gracias a sus herramientas basadas en la nube.
● Mejoran la eficiencia y productividad del equipo.
● Reducen la complejidad de tareas y procesos.
● Facilitan la adaptación a nuevas tecnologías y soluciones digitales.
Del mismo modo, una plataforma de colaboración interactiva permite que las empresas contraten a los mejores talentos sin importar su país de residencia.
¿Qué características deben tener estos programas?
El mercado actual cuenta con una extensa oferta de herramientas visuales de colaboración, capaces de cumplir los requerimientos de un amplio espectro de empresas y equipos. Sin embargo, antes de tomar una decisión es importante considerar las siguientes variables:
● ¿Cuáles son las principales funciones del software analizado?
● ¿Opera en la nube o debe instalarse en servidores propios?
● ¿Es seguro?
● ¿Qué tipo de gestión ofrece?
● ¿Ayuda a resolver crisis y contingencias?
Una vez resueltas dichas dudas, es necesario considerar otros cuatro aspectos esenciales:
1. Verificar la utilidad
El software debe ser intuitivo, receptivo y fácil de usar, para que el equipo lo internalice rápidamente. En este punto se recomienda analizar su respectiva versión de prueba, para verificar sus características, así como también, estudiar la opinión de otros clientes y de expertos del sector.
2. Comprobar relación precio-calidad
Como el objetivo es mejorar la productividad y rendimiento de los equipos, la inversión debe ser rentable y ventajosa para toda la organización.
3. Evaluar su facilidad de implementación
Mientras más sencillo sea, mejor contribuirá al desarrollo general de la empresa. No sólo porque fomentará la colaboración de equipos, sino porque además contribuirá a modernizar la cultura de la empresa, involucrando y motivando de mejor forma a todos los colaboradores.
4. Estudiar el soporte post-venta
Estas herramientas requieren soportes técnicos calificados y capaces de resolver rápidamente cualquier consulta o problema surgido durante la operación. Además, deben ofrecer actualizaciones periódicas que maximicen su operatividad y valor futuros.
Los softwares de interacción también deben incluir las siguientes funciones críticas:
● Gestión de proyectos.
● Edición en tiempo real de contenidos.
● Mensajería instantánea permanente.
● Integración compartida de videos a través de múltiples plataformas (como Zoom, Meet o Teams).
Plataformas visuales colaborativas disponibles en el mercado
Algunas de las mejores herramientas de interacción para equipos actualmente disponibles en el mercado, son las siguientes:
Teamwork
Es una de las opciones más completas y populares. Cuenta con características como tableros, listas de tareas, diagramas de Carta Gantt, calendarios y división entre tareas y subtareas. Además, ofrece seguimiento de tiempo, chat en directo y edición compartida de documentos.
Dispone de un plan gratuito para hasta 5 usuarios, mientras que las versiones de pago parten desde US$10 dólares al mes.
Proofhub
Es un software con múltiples funciones e interfaz sencilla. Su principal ventaja radica en que, por sí solo, cumple la función de todas las herramientas que normalmente se utilizan para planificar proyectos, gestionar tareas, compartir archivos, comunicarse entre sí, hacer seguimiento de tiempo y colaborar en equipo.
También destaca por sus listas de tareas para gestión rápida o flujos de trabajo personalizados, sus tableros Kanban digitales y aplicación de chat que mantiene las comunicaciones centralizadas.
Ofrece un sencillo sistema de precios por usuario, que es muy rentable para cualquier empresa.
Hubstaff Tasks
Esta aplicación cuenta con varias funciones que la convierten en una herramienta fiable para todo tipo de empresas. Su interfaz utiliza la popular metodología Kanban y permite crear tableros de proyectos, mover tarjetas de tareas mediante la función “arrastrar y soltar”, y hacer seguimiento de progreso mediante listas de control y etiquetas.
También cuenta con una función de Sprints, que ayuda a priorizar tareas y cumplir los plazos de manera más eficiente. Además, incluye flujos de trabajo automatizados que facilitan aún más la colaboración de equipos. Está disponible tanto de forma gratuita como paga.
Toggl Plan
Es una herramienta sencilla, atractiva y lúdica, que realmente hace más agradable el trabajo cotidiano. Sus funciones permiten crear planes de proyectos, seguir el progreso de tareas y gestionar las cargas de trabajo del equipo.
También ofrece tableros Kanban personalizables, vista de la línea de tiempo de los proyectos, marcaje de hitos importantes y seguimiento de tareas.
Como complemento interesante, la línea de tiempo ayuda a identificar quienes tienen mayor o menor carga de trabajo, para una mejor distribución de tareas.
Trello
Es un software que crea una perspectiva compartida atractiva y motivadora para el equipo. Además, es personalizable, lo cual permite adaptarlo fácilmente a las necesidades de cada proyecto.
Puede integrarse a más de 100 herramientas esenciales como Slack, Google Drive y Jira, entre otras, lo cual aporta una experiencia única de colaboración entre equipos.
Basecamp
Esta aplicación ayuda a crear proyectos desde cero y a gestionar todas las tareas relacionadas con cada uno de ellos. Además, permite que los miembros del equipo se comuniquen de forma eficaz a través de un chat comunitario muy útil para el brainstorming y el intercambio de ideas.
Cuenta con plantillas de diseño avanzado, algo abrumadoras al comienzo, pero que en realidad son muy intuitivas. Sus notificaciones en vivo, permiten identificar las tareas completadas y las pendientes, lo cual favorece la mejora continua.
Ofrece, asimismo, la opción de incorporar a los clientes como observadores con acceso limitado, para que conozcan en detalle la fase de desarrollo de sus respectivos proyectos.
Gladys
Este software combina diversas funciones avanzadas para colaboración e innovación. Proporciona herramientas completas para una gestión eficaz de los proyectos y explota al máximo el potencial de cada profesional, para así conseguir mejores resultados.
Su interfaz es atractiva e intuitiva, lo cual lo posiciona como excelente opción para cualquier equipo remoto que busque una solución tipo “todo en uno”.
Week Plan
Este programa está inspirado en los “7 hábitos de las personas altamente efectivas”, y en el marco de los Objetivos y Resultados Clave (OKR). Fue diseñado para lograr máxima eficiencia gracias a funciones tales como gestor de tareas semanales, calendario personal y de equipo, seguimiento del tiempo, temporizador Pomodoro y otros recordatorios, creación y asignación de tareas y subtareas, y cumplimiento de objetivos, entre otras.
Miró
Es una de las mejores aplicaciones para la colaboración de equipos. Gracias a su funcionalidad e interfaz estéticamente pensada para mentes “creativas y visuales”, permite a los equipos colaborar en proyectos en tiempo real.
Su arquitectura artística permite gran multiplicidad de tareas, desde una lluvia de ideas con notas adhesivas digitales, hasta planificar y gestionar flujos de trabajo a largo plazo.
Además, cuenta con múltiples integraciones estratégicas con plataformas como Google, Trello, Microsoft Ecosystem, Zoom, Atlassian Ecosystem, Slack, Box, DropBox, Sketch, DataScope entre otras.
Taskeo
Es una completa plataforma de gestión empresarial en la nube, con numerosas funciones de gestión de proyectos y colaboración.
Sus funciones permiten supervisar fácilmente la carga de trabajo, establecer recordatorios o tareas recurrentes, y crear plantillas de tareas y proyectos. También cuenta con un registro de actividad que enumera todas las tareas hechas por el equipo. Además, ofrece otros productos como seguimiento de tiempo, CRM, programación de citas y marketing por correo electrónico.
Cuenta con un plan gratuito de prueba y otros de pago con precios flexibles por cada producto seleccionado. De este modo, solo se paga por lo que se utiliza.
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En DataScope estamos preparados para cumplir este exigente desafío colaborativo, mediante avanzadas herramientas de gestión, de fácil uso y completamente integradas a las mejores aplicaciones existentes en el mercado.
Con ellas, su empresa podrá orientar satisfactoriamente el trabajo colaborativo de sus equipos, tanto en entornos convencionales como en espacios híbridos o de teletrabajo, contribuyendo de manera decisiva al logro de los objetivos organizacionales.
