Ventajas de trabajar con plantillas de Excel

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Las plantillas de Excel son una de las herramientas más utilizadas en la ofimática empresarial. Sin embargo, elaborar hojas de cálculo desde cero puede ser largo y complejo. Por ello, resulta más práctico y eficiente descargar opciones preformateadas y listas para su uso, que están disponibles en forma gratuita o pagada, en diversos sitios web.

Microsoft Excel es, sin lugar a dudas, una de las herramientas de ofimática más utilizadas en el trabajo cotidiano. Su amplia gama de opciones va desde la redacción de informes de situación, hasta complejos inventarios técnicos y libros de contabilidad, pasando por cartas Gantt, listas de chequeo y formularios de remuneraciones, entre otras múltiples opciones.

Sin embargo, esta popularidad entra en conflicto con una variable crítica para el mundo moderno: el tiempo. Ello sucede, porque Excel no es una herramienta de fácil utilización, y requiere, por lo general, de profunda preparación técnica. Especialmente cuando sus usuarios necesitan trabajar con documentos de alta complejidad.

Este dato es relevante, pues las hojas de cálculo de Excel requieren gran cantidad de tiempo para ser creadas desde cero. Más aún, si las fórmulas son complejas el usuario puede pasar hasta un día completo formateando el documento, lo cual, desde todo punto de vista, no resulta ni rentable ni eficiente para la productividad de una empresa.

Si extrapolamos dicha situación a un escenario donde el tiempo es factor clave para alcanzar metas importantes (como sucede prácticamente en todo el mercado moderno), nos encontramos con una traba que se debe evitar a toda costa. En especial si se considera que durante el proceso de creación de la hoja de cálculo se pueden cometer errores, debido a la necesidad imperiosa de terminar el trabajo lo antes posible.

La solución a este problema radica en trabajar con documentos estandarizados conocidos como “plantillas”. Esto permite distribuir el tiempo en forma más eficiente y, de este modo, enfrentar en mejor pie las exigentes condiciones de un mercado cada vez más ágil, complejo, demandante y acelerado.

Características y ventajas de las plantillas de Excel

Básicamente, las plantillas Excel son documentos preestablecidos y preformateados, que se desarrollan a partir de una hoja de cálculos simple, permitiendo guardar y personalizar tanto el formato como las fórmulas de cálculo utilizadas. De este modo, sirven de base para que otro usuario prepare un nuevo documento de similares características, pero con diferente contenido.

Consecuentemente, una plantilla Excel agiliza de manera significativa la reproducción de documentos similares o idénticos. Esto permite que sean utilizadas para llevar un control detallado de múltiples tareas complejas y críticas para toda empresa, como presupuestos, gastos, comisiones sobre ventas, flujos de caja, inventarios y provisiones, entre otras diferentes opciones. 

Asimismo, permiten obtener resúmenes de información desde diferentes puntos de interés y brindan la oportunidad de trabajar en forma simultánea con diferentes elementos complementarios, tales como fórmulas, macros, gráficos y cabeceras.

Utilizar una plantilla no sólo evita trabajo innecesario, sino que también maximiza el rendimiento de quienes las utilizan. Como son documentos principalmente editables, se pueden personalizar de acuerdo con las necesidades de cada empresa, división, área, sección o departamento. Y como vienen con fórmulas predefinidas para distintos tipos de cálculos específicos, ayudan a concentrarse más en el núcleo central de trabajo, sin perder tiempo en consideraciones de diseño.

Esto se debe a que la capacidad creativa de quienes desarrollan plantillas Excel permite que existan múltiples diseños preestablecidos, disponibles en múltiples fuentes a través de Internet. De esta manera se encuentran opciones que ofrecen distintas cantidades de columnas, fórmulas, formatos gráficos de colores y tipos de fuente. 

Esto permite ahorrar gran cantidad de tiempo, ya que sólo se deben incorporar los datos precisos de cada empresa u organización, y modificar unos pocos elementos formales (como los títulos o nombres de columnas, por ejemplo), para obtener un resultado final perfecto.

Ventaja que puede ser decisiva para cumplir plazos críticos de entrega, o alcanzar los objetivos de productividad trazados. Todo ello forma parte esencial de las estrategias de consolidación y posicionamiento de las empresas.

Algunas precisiones sobre las plantillas de Excel

En este punto es importante hacer una precisión, pues existen claras diferencias entre lo que se conoce como “Plantillas Excel” y “Temas Excel”.

Una plantilla, como vimos, es un archivo que tiene un diseño predeterminado, en la cual se pueden cargar los datos respectivos de cada empresa, respetando los colores y el tipo de fuente. Por ende, existe una plantilla para cada tipo de hoja de cálculo que se quiera realizar. Es decir, no es lo mismo una plantilla para un árbol genealógico, que una para fines contables, ya que ambas fueron creadas para temas específicos diferentes.

En cambio, un tema de Excel es un conjunto de colores, efectos de diseño y tipos de fuentes que se puede usar, por medio de una configuración, en cualquier hoja de cálculo. Por lo que, se podrá crear todos los documentos que se necesite con la misma tipografía.

El valor de la multifuncionalidad de las plantillas de Excel

Si bien crear una plantilla es muy sencillo, gracias a las funciones de guardado que ofrece el mismo programa Microsoft Excel, resulta más práctico y funcional recurrir a proveedores externos de plantillas, que abundan dentro del universo online.

Esto permite ahorrar tiempo valioso que puede reorientarse al cumplimiento directo de las tareas laborales. Asimismo, recurrir a un formato ya existente ayuda a aprovechar con mayor eficiencia las opciones de integración de los documentos Excel con otros softwares o aplicaciones especializadas, como, por ejemplo, las soluciones de DataScope.

Hoy en día, por ejemplo, una aplicación que organice las listas de chequeo para tareas de mantenimiento preventivo, puede integrar plantillas Excel en forma automática, generando de manera oportuna los respectivos reportes, para que se descarguen directamente en el dispositivo móvil personal de los supervisores o profesionales a cargo de dicha tarea.

Esto hace que sea aún más sencillo el proceso y análisis de todas las operaciones administrativas de una empresa u organización, optimizando así tanto el uso del capital humano, como de los recursos físicos y técnicos.

Las mejores opciones para cargar las plantillas de Excel

Tal como mencionamos anteriormente, hoy el mercado ofrece múltiples opciones para descargar Plantillas Excel listas para su uso, y que incluyen todas las configuraciones necesarias de columnas, colores, fórmulas y tipografías. La gran mayoría de ellas son gratuitas, aunque también existen alternativas de pago.

Entre las más destacadas se encuentran las siguientes:

Templates Office

En esta lista no puede faltar la plataforma oficial de Office, donde es posible encontrar gran cantidad de plantillas divididas por categoría. Algunas son gratuitas y otras de pago. Su descarga es muy sencilla, pues sólo se debe pulsar la más atractiva o apropiada para cada empresa o usuario, y luego seleccionar su descarga para empezar a trabajar en ella.

Planillaexcel.com

Es una de las mejores plataformas “no oficiales” para descargar plantillas de Excel, dado que ofrece gran cantidad de diseños muy creativos relacionados con gran cantidad de funcionalidades diversas como calendarios, ciencia, contabilidad y economía, entre muchas otras opciones. Su descarga es gratuita, y en cada una de las hojas de cálculo ofrecidas se encuentran sus características principales, así como la respectiva versión de Microsoft Excel compatible para trabajar.

Justexw.com

En esta página web se pueden descargar tanto plantillas gratuitas como de pago. Se diferencian entre sí por el número de funciones que ofrecen, así como por la mayor variedad de fórmulas de que disponen para poder trabajar en el menor tiempo posible.

Canva

Es una de las plataformas líderes en plantillas de diseño, por lo que se encontrará de forma segura las mejores hojas de cálculo para árboles genealógicos, invitaciones y presupuestos, entre otras múltiples opciones. Existen productos que pueden descargarse de forma gratuita, y otros por medio de un pago único. Para utilizar este servicio y disfrutar de todo su contenido, se requiere de una suscripción previa, ingresando el correo electrónico del usuario.

Pinterest.com

Es la plataforma ideal para buscar la mayor cantidad de diseños atractivos y funcionales para hojas de cálculo de Microsoft Excel. Reúne a diferentes suscriptores que ofrecen sus propias creaciones, gratuitas y también con opción de pago. Para obtener el máximo provecho de sus contenidos, es necesario registrarse previamente con un correo electrónico.


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Francisco Gonzalez
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