La “Carpeta de Arranque”, es un instrumento esencial para optimizar y agilizar la relación entre empresas asociadas, así como para incrementar la eficiencia de los respectivos planes de SST.
La extrema competitividad de los mercados modernos exige que las empresas se adapten ágilmente a constantes cambios, tanto a nivel operativo como en tendencias de consumo.
En ciertas ocasiones, esto exige concretar alianzas entre dos o más organizaciones, que se expresan en la subcontratación de servicios.
Tales relaciones son muy frecuentes en áreas como construcción, minería y transportes, donde empresas grandes subcontratan a otras más pequeñas, para tareas específicas como:
- Seguridad
- Sanidad
- Alimentación
- Traslado de materiales, entre otras
Estas relaciones se basan en la confianza mutua, lo que requiere un flujo constante de información y comunicación entre ambas partes.
Dicho flujo se sostiene sobre la base de herramientas especializadas que deben actualizarse constantemente, y entre las que destaca la “Carpeta de Arranque”.
¿Qué es una carpeta de arranque?
Técnicamente, una Carpeta de Arranque es un conjunto integral de documentos necesarios para participar de un proyecto comercial, productivo o industrial de largo plazo.
En el ámbito de la subcontratación, se utiliza para entregar información estratégica a la empresa mandante del proyecto.
Esta información abarca áreas particularmente relevantes y específicas, como por ejemplo:
- Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Procedimientos de Eficiencia energética.
- Cumplimiento de Leyes laborales.
- Certificaciones internacionales en Gestión de Calidad (como ISO).
- Cumplimiento de normativas ambientales, de higiene y salud.
De este modo, la empresa mandante se asegura de que la compañía subcontratada cumple sus mismos estándares de calidad, en cada uno de los puntos que son de su interés específico.
Así puede demostrar a sus respectivos clientes, que tanto sus operaciones como las de sus contratistas, se desarrollan de acuerdo con máximos requerimientos nacionales e internacionales.
Consecuentemente, la Carpeta de Arranque no solo optimiza la relación contractual entre ambas partes, sino que también asegura el cumplimiento de variables críticas, desde el inicio del proyecto.
Entre estas destacan, por ejemplo:
- Gestión oportuna de tareas
- Ingreso expedito de personal a faenas en terreno
- Altos estándares de calidad en las tareas ejecutadas
- Cumplimiento oportuno de objetivos y plazos
- Respeto de las normas de seguridad y medioambiente
¿Cuál es su importancia para la Seguridad y Salud en el Trabajo?
Las Carpetas de Arranque son especialmente importantes en el ámbito de la seguridad laboral y la prevención de riesgos.
Su uso permite que las empresas mandantes dispongan de información completa y actualizada de cada uno de sus contratistas, para verificar su nivel de cumplimiento en SST.
De este modo, contribuyen a homogenizar las estrategias de prevención de accidentes y enfermedades laborales, lo cual es esencial para la protección de los equipos de trabajo.
Característica especialmente relevante en tareas desarrolladas en zonas geográficas apartadas, que incluyen actividades extremas o utilizan sustancias químicas peligrosas, como:
- Construcción
- Minería
- Industria forestal
- Acuicultura
- Industria metalúrgica, entre otras
¿Qué elementos debe contener una carpeta de arranque?
Los documentos solicitados por las empresas mandantes, en trabajos bajo régimen de subcontratación pueden ser muy variados.
Esto se debe a que no existe un estándar nacional respecto de la información que debe contener una Carpeta de Arranque.
Por el contrario, cada mandante puede solicitar información específica a cada uno de sus contratistas, según el sector económico donde se desempeñe.
Si eres prevencionista, debes considerar que las empresas mandantes siempre solicitarán una Carpeta de Arranque que acredite que el contratista cumple la legislación vigente en SST y Medio Ambiente.
Por ello, es esencial que cada carpeta contenga la siguiente información crítica:
Documentos generales
- Contrato de Trabajo u Orden de Servicios del mandante.
- Contratos laborales de todos los trabajadores.
- Certificado de antecedentes de todos los trabajadores.
- Hojas de vida de todos los trabajadores.
Documentos específicos
- Formularios ODI (Obligación de Informar los Riesgos).
- Exámenes ocupacionales de la fuerza laboral en función del puesto de trabajo.
- Reglamento interno de higiene y seguridad laboral.
- Plan interno de emergencia y evacuación.
- Registro de entrega del Reglamento Interno a los trabajadores.
- Plan de Prevención de Riesgos para la obra o tarea ejecutada.
- Programas de prevención de riesgos especializados.
- Libro de control de visitas del personal experto en instalación de obras o tareas.
- Fotocopias de licencias de conductores y operadores de equipos.
- Registro de constitución del Comité Paritario, ratificado por la Inspección del Trabajo.
- Programa de Mantenimiento de herramientas y equipos.
- Listado del personal que participará en la obra o tarea solicitada por el mandante.
- Registro actualizado de entrega de Equipos de Protección Personal (EPP).
- Certificado de calidad de los EPP.
- Certificado de adhesión a una entidad aseguradora (Ley de Accidentes Laborales).
- Informe mensual de estadísticas de accidentabilidad.
- Libro de control de asistencia del personal.
- Informe de ingreso de trabajadores, acompañados de los contratos de trabajo.
- Informe de retiro de trabajadores, acompañados de los finiquitos.
- Organigrama de la empresa.
- Plan de medio ambiente de la empresa.
- Procedimientos de trabajos revisados, actualizados, difundidos y evaluados por supervisores SST.
- CV de los asesores en prevención de riesgos, con certificado de estudios validado.
- Registro de difusión interna de los protocolos del Ministerio de Salud.
- Reglamento Interno visado por la Inspección del Trabajo y Seremi de Salud.
- Registro firmado de entrega de EPP.
- Certificado de salud del personal que realice trabajos en altura o en condiciones ambientales extremas.
¿Cómo preparar adecuadamente una carpeta de arranque?
El elemento clave para preparar en forma adecuada una Carpeta de Arranque en SST, es disponer de información permanentemente actualizada.
Esto implica la necesidad de aplicar procesos de levantamiento continuo de datos en terreno, así como realizar inspecciones constantes para verificar su veracidad.
Para ello, la empresa requiere procedimientos estandarizados para cumplir esta tarea de acuerdo con los requerimientos de la empresa mandante y la normativa vigente.
La mejor forma de cumplir este objetivo a tiempo, es aplicar sistemas de gestión de calidad que cumplan los estándares internacionales ISO.
A su vez, es importante que las empresas tengan personal especializado y capacitado que se encargue específicamente de recopilar la información requerida.
Estos expertos también deben asegurarse que todos los documentos contenidos en una Carpeta de Arranque estén actualizados y en orden.
Para tales efectos es conveniente seguir los siguientes pasos:
- Designar al personal encargado de elaborar la Carpeta de Arranque.
- Definir los documentos que contendrá la Carpeta.
- Comparar la definición interna con los requerimientos de las empresas mandantes.
- Aunar criterios para prevenir futuras discrepancias.
- Levantar información en terreno.
- Aplicar listas de verificación para comprobar que los datos levantados estén completos.
- Digitalizar la información y elaborar la carpeta.
- Realizar auditorías periódicas para actualizar la información.
- Crear múltiples respaldos internos y en la nube, para resguardar los datos de la Carpeta.
¿Por qué usar tecnología para una mejor organización?
Elaborar una Carpeta de Arranque representa un desafío complejo por la gran cantidad de información que contiene.
Esto implica la necesidad de recurrir a herramientas digitales que ayuden a realizar esta tarea en forma ágil, oportuna y eficiente.
Dicha tarea no solo considera digitalizar los documentos, sino también usar checklist electrónicos para acceder con más rapidez y seguridad a toda esta información.
De este modo:
- Optimizamos y agilizamos la recolección de data.
- Eliminamos el riesgo de errores.
- Verificamos con más certeza la disponibilidad de documentación requerida.
El software y plataforma web especializado en seguridad de DataScope te ayuda a cumplir todos estos objetivos estratégicos, dentro de los plazos que exigen los mercados modernos.
Con DataScope podrás, por ejemplo:
- Elaborar checklist y formularios móviles para comprobar la disponibilidad de los documentos requeridos en tu Carpeta de Arranque.
- Incorporar fotografías, firmas digitales, lectura de códigos QR y otras diversas funcionalidades que optimizarán el contenido de tu Carpeta de Arranque.
- Recolectar todos los datos e información necesaria incluso sin conexión a internet, y sincronizarlos al recuperar la señal.
- Firmar tus carpetas digitalmente y asegurar la validez de todas las firmas con respaldo de la Dirección del Trabajo de Chile.
De este modo, tus mandantes contarán con información pertinente y actualizada, que permitirá agilizar procesos e impulsar satisfactoriamente el logro de los objetivos conjuntos.
