Los Software para la gestión de colaboradores en terreno optimizan significativamente el desempeño de los técnicos, profesionales y supervisores. Además, agilizan los flujos de trabajo, incrementan la seguridad laboral e impulsan la productividad y rentabilidad general de las empresas.
¿Cómo se gestiona el trabajo de un equipo en terreno?
La gestión de colaboradores en terreno no se reduce solo a controlar horarios de entrada y salida. Tampoco se trata de vigilar constantemente al trabajador, sino de monitorear su rendimiento.
En otras palabras, el objetivo de la gestión en terreno es evaluar la productividad y eficiencia de los colaboradores, pues tiene impacto directo en la gestión global de la empresa.
Esto implica monitorear un amplio conjunto de variables críticas, como por ejemplo:
- Controlar el tiempo utilizado por los colaboradores en la ejecución de cada tarea.
- Saber con exactitud, y en tiempo real, dónde se encuentra cada equipo.
- Identificar los problemas suscitados durante el desarrollo de las actividades en terreno.
- Comprobar que las tareas planificadas se hagan efectivamente.
- Emitir órdenes de trabajo e informes de avance actualizados.
Recopilar y analizar toda esta información es vital para optimizar el desempeño de los equipos en terreno y así aumentar la rentabilidad de la empresa. En especial de las actividades industriales.
Si conocemos en detalle el tiempo utilizado por cada colaborador para realizar un trabajo, así como las necesidades y dificultades, encontraremos la estrategia de gestión más apropiada para aumentar su productividad y eficiencia.
Ante esta imperiosa necesidad de ser más eficientes y productivos, la mejor alternativa consiste en utilizar “softwares de gestión de colaboradores en terreno”.
¿Qué es un software de gestión de colaboradores en terreno?
Un software de gestión de colaboradores en terreno, es una aplicación específicamente desarrollada para optimizar el desempeño de las empresas que realizan estas actividades. Ya sea como parte de sus procedimientos internos o para prestar servicios a terceros (clientes externos).
El objetivo de estos software es simplificar los procesos que forman la cadena de valor de los servicios en terreno, incluyendo aspectos tales como:
- Planificación y agendamiento de tareas.
- Desplazamientos y movilidad de los equipos encargados.
- Ejecución de los trabajos.
- Recopilación del feedback de supervisores y/o clientes.
- Análisis posterior de las actividades realizadas, a partir del estudio de los reportes y de la data recolectada durante cada jornada.
Con esta información podemos establecer objetivos claros para las actividades en terreno, así como también programar y asignar órdenes de trabajo específicas para cada equipo y colaborador.
¿Qué utilidad tienen los software para gestión de colaboradores en terreno?
Utilizar un software de gestión de colaboradores en terreno facilita significativamente el trabajo de los equipos. Asimismo, optimiza la interacción con los líderes, lo que incrementa el ahorro de tiempo y de recursos.
Consecuentemente, las empresas son más eficientes y competitivas, lo que a su vez se traduce en mejores resultados globales de gestión.
Los software para gestión de colaboradores en terreno pueden ayudarnos mediante la automatización de diversas acciones, tales como:
- Programar actividades diarias.
- Realizar seguimiento de todas las etapas de una orden de trabajo, con información en tiempo real.
- Gestionar el flujo de trabajo de forma remota, mediante aplicaciones móviles.
- Tener visibilidad en tiempo real de información crítica del historial de atención a clientes.
- Generar y administrar listas de verificación, para comprobar la ejecución de procesos.
Por ello, los software de gestión de colaboradores en terreno se han convertido en elementos fundamental de la productividad industrial.
Con ellos se consigue que todas las tareas desarrolladas en terreno se cumplan adecuadamente y dentro de los plazos previstos.
Asimismo, gracias a estos programas, los líderes o supervisores de equipos en terreno pueden operar de forma coordinada e informada.
Los software de gestión de colaboradores en terreno también cambiaron profundamente la forma de analizar y gestionar la información.
Hoy las empresas disponen, en tiempo real, de grandes cantidades de datos de cada uno de los integrantes de los equipos desplegados en terreno. Esto ayuda mejorar el rendimiento individual y colectivo.
¿Qué funciones y ventajas tiene un software para gestión de colaboradores en terreno?
Supervisar las actividades en terreno mediante un software de gestión de colaboradores simplifica el trabajo de los técnicos, optimiza los flujos de trabajo, incrementa la seguridad laboral e impulsa la productividad y rentabilidad de las industrias, entre otras características.
Esto se refleja, por ejemplo, en las siguientes ventajas operativas:
1. Optimizar el tiempo de trabajo
Se eliminan etapas burocráticas y tiempos muertos, gracias a la transferencia de información en tiempo real, desde los supervisores hacia los equipos desplegados en terreno. Esto mejora, asimismo, la comunicación entre los distintos departamentos de la empresa.
2. Recopilar información y datos de calidad
Se estandariza la recolección de datos en terreno mediante formularios electrónicos que los técnicos llenan desde su propio dispositivo móvil, incluso sin conectarse a Internet.
De esta forma, se implementan procesos más ágiles, tanto para desplegar a los equipos en terreno, como para analizar su rendimiento individual y colectivo.
3. Digitalizar procesos y eliminar papel
Se mejoran los tiempos de respuesta y la agilidad de los equipos al eliminar el papel en toda la cadena documental (incluyendo presupuestos, órdenes de trabajo, facturas, contratos y reportes para clientes, proveedores y colaboradores).
Asimismo, los técnicos o profesionales en terreno pueden utilizar formularios o listas de verificación digitales para seguir al pie de la letra los pasos de cada tarea.
Además, se puede adjuntar a los formularios electrónicos información adicional valiosa, como imágenes y firmas autorizadas. Esto incrementa significativamente la capacidad de respuesta de la empresa ante requerimientos internos y externos.
4. Agilizar tareas
Mediante un software de gestión de colaboradores en terreno se acelera la validación de los trabajos realizados y se eliminan los “cuellos de botella”. Estos últimos abundan cuando los formularios impresos pasan demasiado tiempo sobre el escritorio de los supervisores, sin ser revisados y aprobados.
5. Posicionamiento en tiempo real mediante GPS
Tanto los supervisores de la empresa como sus potenciales clientes (en caso de tareas realizadas como servicio a terceros), pueden rastrear en tiempo real la ubicación del equipo o de los técnicos enviados a terreno.
6. Mejoramiento de la seguridad
Las actividades industriales o productivas en terreno se hacen más seguras en la medida que los software de gestión de colaboradores mejoran el seguimiento y control de cada aspecto involucrado con la prevención de riesgos en el lugar de trabajo.
Por ejemplo, cumplimiento de disposiciones regulatorias, uso de elementos de protección personal y realización de charlas periódicas de seguridad, entre otros parámetros.
Esto reduce las probabilidades de que los colaboradores sufran accidentes o enfermedades laborales, lo cual incrementa la eficiencia de los equipos y la rentabilidad de la empresa.
¿Cómo elegir el software de gestión de colaboradores en terreno más apropiado?
Antes de decidir qué software comenzaremos a usar, debemos analizar ciertos criterios técnicos y operativos:
- Capacidad de adaptación: ¿Este es el software ideal para mi empresa y/o área de trabajo?
- Integración: ¿Este software es compatible con otros programas que ya uso en mi empresa?
- Facilidad de uso: ¿Este software es amigable y brinda adecuada experiencia de usuario?
- Funcionalidad: ¿Este software cubre todas las actividades en terreno que realizan mis equipos técnicos y profesionales, incluyendo los planes de prevención de riesgo?
- Soporte técnico y actualizaciones: ¿La empresa que comercializa este software brinda buena calidad de asistencia y soporte posventa?
DataScope I Software especializado en gestión de equipos en terreno
La plataforma y App móvil de DataScope, permite digitalizar procesos de forma muy simple y ágil. Mediante formularios móviles es posible digitalizar procesos vinculados a la gestión de colaboradores en terreno y monitorear en tiempo real la respuesta a cada uno de esos formularios.
Algunas funcionalidades de DataScope que pueden contribuir a la eficiencia operativa de tus equipos de trabajo son:
- Asignación de tareas a personal en locaciones remotas
- Seguimiento y monitoreo del cumplimiento de cada una de esas tareas
- Chat en vivo a través de la App
- Envío de reportes digitales con PDFs personalizados a otras áreas o clientes externos
- Integración de datos recopilados por los formularios con programas como PowerBI
- Visualización de dashboards en tiempo real con métricas y KPI claves para tomar decisiones estratégicas
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