¿Qué es una orden de trabajo y cómo digitalizarla?

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Una orden de trabajo es indispensable para optimizar las tareas de inspección, reparación o reemplazo de los activos críticos de una empresa. Por ello, es importante que su utilización se apoye en herramientas tecnológicas digitales, para que el trabajo se realice de manera ágil, oportuna y eficiente.

Parte importante de la eficiencia de una empresa se basa en su capacidad, interna o externa, de implementar tareas de mantenimiento eficientes, ágiles y oportunas. 

Sólo de esa manera sus activos operarán con la periodicidad necesaria para mantener su competitividad dentro de los exigentes mercados modernos. Este aspecto resulta vital, pues cualquier falla en la cadena de mantenimiento puede traducirse en detenciones forzadas de la productividad. Con todas las consecuencias negativas que ello implica en pérdida de tiempo, recursos y clientes potenciales.

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo u OT, es un documento que consta de una autorización para realizar trabajos de mantenimiento, reparación o de operaciones especiales, en todos los activos de una empresa. 

Para llevar a cabo esta tarea, una orden de trabajo contiene toda la información, así como también, los pasos necesarios para completar en forma satisfactoria las respectivas tareas de mantenimiento.

Una orden de trabajo bien redactada, planificada y ejecutada, también ayuda a los equipos de mantenimiento a mantenerse organizados, establecer prioridades eficaces y realizar su trabajo con eficiencia y sin problemas.

Las órdenes de trabajo pueden ser generadas de 2 formas:

  • Manualmente: A través de una solicitud de trabajo presentada por un integrante del personal, un cliente o un proveedor y firmada de forma escrita.
  • Digitalmente: Pueden realizarse en forma automática mediante un software especializado en gestión de órdenes de trabajo.

Las órdenes de trabajo también pueden ser generadas como parte de un proceso de seguimiento de resolución de contingencias, de inspección preventiva o de auditorías internas y externas. 

Tipos de órdenes de trabajo

Para cumplir con su cometido, las órdenes de trabajo se clasifican específicamente en función de la tarea que se requiere realizar en la empresa.

Los expertos en gestión de mantenimiento determinan cinco tipos principales de órdenes de trabajo. 

Estos tipos son las siguientes:

1) Inspección

Una orden de trabajo de inspección se genera cuando se requiere realizar un trabajo de inspección específico a un activo concreto. 

Por ejemplo, si un equipo muestra síntomas de falla, se genera un orden de trabajo para que un técnico concurra y revise las características y naturaleza de dicho problema. En caso de que haya que efectuar una reparación, se deberá generar otra orden de trabajo, específicamente orientada a dicha tarea.

2) Mantenimiento preventivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo se utilizan para programar las revisiones rutinarias de todos los equipos y activos de una empresa. 

Esto incluye, por ejemplo, procesos de limpieza rutinaria, lubricación de componentes, revisión de kilometraje en motores y otras tareas programadas con anticipación y que, como objetivo general, buscan prevenir la aparición de fallas.

3) Emergencia

Las órdenes de trabajo de emergencia se generan en respuesta a contingencias o situaciones inesperadas, como por ejemplo, una avería repentina que surge antes de los procesos de revisión o inspección programada.

Esta orden de trabajo requiere de respuestas inmediatas para evitar costosos y tiempos de inactividad de los activos. En estos casos, los técnicos deben registrar en un formulario las causas de la falla, qué pasos se realizaron para reparar el equipo y las recomendaciones para evitar que dicha situación se repita.

4) Mantenimiento correctivo

Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo son las que se emiten para reparar averías que aparecen en forma inesperada, pero que aún no se convierten en problemas graves. 

Estos casos se producen, por ejemplo, cuando los técnicos de mantenimiento descubren desperfectos durante una inspección rutinaria de los equipos. O bien, cuando se anticipan potenciales fallas o errores de funcionamiento durante las operaciones de diagnóstico incluidas en los mantenimientos predictivos

Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo pueden incluir, también, la reparación o reemplazo de piezas desgastadas o dañadas. Además, a diferencia de las órdenes de trabajo de emergencia, no necesariamente son inmediatas y pueden programarse con mayor lapso de espera.

5) Seguridad

Es una orden de trabajo relacionada directamente con tareas de mantenimiento indispensables para proteger la salud y seguridad de los trabajadores. Incluyen, por ejemplo, reparación de ascensores y escaleras eléctricas, limpieza de sustancias contaminantes, remoción de biopelículas bacterianas, reemplazo de duchas o lavamanos de emergencia y sustitución de redes húmedas anti incendios, entre otras múltiples opciones.

6) Procedimiento especial

Este tipo de órdenes de trabajo se refieren directamente a la instalación, reparación o reemplazo de máquinas o equipos especialmente destinados a mejorar la productividad de los trabajadores de la empresa, o a optimizar y modernizar las operaciones. 

Por ejemplo, cambios de hardware y software, implementación de nuevas tecnologías digitales o reemplazo de sistemas de gestión obsoletos.

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¿Qué elementos debe contener una orden de trabajo?

A pesar de que las órdenes de trabajo son documentos muy específicos que se emiten en función de situaciones claramente diferenciadas (inspección, reparación o reemplazo), su formato es mayoritariamente estándar. 

Esto implica que, en general, todas deben incluir la siguiente información:

  • Nombre del profesional que solicita la orden de trabajo.
  • Nombre del jefe de área o supervisor que autoriza la orden de trabajo.
  • Nombre del técnico o encargado de mantenimiento que realizará el trabajo (interno o externo).
  • Fecha en que se realiza la orden de trabajo.
  • Tipo de tarea que se realizará (mantenimiento preventivo, predictivo, correctivo, de emergencia, de seguridad o de procedimiento especial).
  • Tiempo estimado en que debe completarse la tarea individualizada en la OT.
  • Lugar donde se ejecutará la tarea especificada en la OT.
  • Tareas específicas que contempla la acción a realizar.
  • Insumos o elementos necesarios para completar la tarea detallada en la orden de trabajo (incluyendo repuestos, componentes y herramientas necesarias, entre otras variables técnicas).
  • Un apartado de observaciones en caso que sea necesario dejar notas detalladas, ya sea sobre el trabajo realizado o sobre futuras inspecciones o reparaciones.
  • Firma del técnico que realiza la tarea o actividad asignada.
  • Imágenes del trabajo realizado para generar un informe del servicio finalizado.

En la medida que la orden de trabajo especifique correctamente toda esta información, también será posible realizar un adecuado seguimiento de las tareas de mantenimiento realizadas.

¿Por qué es importante digitalizar una orden de trabajo?

Todo este conjunto de características, requerimientos, acciones y elementos necesarios para ejecutar las órdenes de trabajo exigen que su emisión, autorización, recepción conforme y archivo sean realizados de manera ágil, eficiente y oportuna.

De lo contrario, se corre el riesgo de que las tareas necesarias para realizar mantenimiento o superar contingencias, tomen mucho más tiempo del necesario. Ello provocaría una grave ralentización de procesos que, por naturaleza, deben ser idealmente instantáneos.

Característica que es imposible de alcanzar si las órdenes de trabajo son creadas y procesadas manualmente en formato de papel. Algo que ya no es compatible con la presente época de transformación digital y cultural. 

Las órdenes de trabajo en papel provocan retrasos en la comunicación interna y externa, generan costos adicionales, tanto en tiempo como en recursos. Además, no son sustentables porque generan grandes cantidades de desechos que contaminan el medio ambiente.

Beneficios de incorporar tecnología

En cambio, los sistemas digitales basados en formularios electrónicos, como la plataforma de DataScope, permiten adoptar las ventajas de la transformación digital, incluyendo la posibilidad de:

  • Emitir formularios a la medida de cada organización.
  • Trabajar directamente en terreno y sin conexión a internet.
  • Registrar mediante GPS la ubicación de los equipos y el lugar exacto donde se ejecutó la orden de trabajo
  • Realizar reportes personalizados.
  • Asignar tareas específicas a cada equipo de trabajo y programar órdenes de trabajo.
  • Enviar notificaciones instantáneas a los correos electrónicos de los supervisores de mantenimiento.
  • Administrar las bases de datos de los clientes o listas personalizadas para simplificar la forma de responder los formularios de OT.
  • Incorporar a las órdenes de trabajo elementos gráficos como fotografías.
  • Integrarse con diversas soluciones o programas presentes en el mercado como ERP, CRM, Bases de Datos, Power BI, herramientas de Google, herramientas de Microsoft, entre muchos otros.

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Estas ventajas permiten a las empresas y organizaciones adoptar todo el poder de la transformación digital en la emisión, recepción y autorización de órdenes de trabajo. 

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Sobre el autor

Francisco Gonzalez

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