Un Sistema de Gestión Integrada, es una herramienta que permite a las empresas centralizar sus procesos, y así, reducir costos y optimizar recursos. Todo ello se traduce en un incremento de la productividad y la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
Es común, que para lograr alcanzar la eficiencia operativa, muchas organizaciones implementen diversos sistemas y metodologías de forma simultánea.
Esto provoca la duplicación de esfuerzos por parte de diferentes áreas, lo que se traduce en un malgasto de recursos y trabajo extra para el personal.
En consecuencia, para alcanzar con éxito estos objetivos de gestión, se requiere trazar un camino de acción único. Esta estrategia común se denomina Sistema de Gestión Integrado o SGI, y su implementación proporciona a las empresas un marco adecuado y eficiente para optimizar todos sus procesos internos en forma simultánea.
¿Qué es un sistema de gestión integrado?
Desde el punto de vista técnico, un SGI es un sistema único diseñado para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una empresa u organización.
Su objetivo es el cumplimiento de 3 estándares normativos: Calidad, Salud y Seguridad laboral y Medioambiente.
De este modo, mediante un SGI la organización establece las actividades y procesos necesarios para:
- Identificar sus objetivos estratégicos
- Determinar los recursos necesarios para alcanzar los resultados esperados (Por ejemplo: mejora continua, cero accidentes y eliminación de la huella de carbono, etc.).
¿Qué pasos previos se requieren antes de implementar un SGI?
Los Sistema de Gestión Integrados no se utilizan para diseñar nuevos procesos, sino para evaluar, controlar y mejorar los ya existentes. De hecho, antes de implementar un SGI, debemos identificar 3 tipos de procesos:
- Procesos urgentes: Deben mejorarse para optimizar la calidad de los productos y la satisfacción de los clientes.
- Procesos importantes: Son aquellos que deben controlarse como segunda prioridad.
- Procesos que no necesitan ser controlados formalmente.
Éste análisis de los procesos permite a los SGI fusionar los sistemas formales ya existente, y avanzar en la aplicación de mejores prácticas específicas.
Consecuentemente, podemos establecer que los Sistemas de Gestión Integrada facilitan la coordinación y dirección de actividades, mejoran la eficiencia operativa y optimizan la experiencia de cliente.
¿Cuáles son los componentes claves de un Sistema de Gestión Integrada?
Un Sistema de Gestión Integrada normalmente se estructura a partir de los siguientes componentes:
1. Política y objetivos
Para establecer un SGI exitoso, es importante establecer políticas y objetivos que sean claros y medibles.
2. Estructura organizacional
Otro punto importante es establecer una estructura organizacional que asegure la implementación y gestión efectiva del SGI. Además se deben establecer roles y asignar responsables para garantizar el cumplimiento de cada proceso.
3. Planificación
Un punto muy clave al momento de implementar un SGI es planificar todas las etapas de implementación, incluyendo:
- Mapeo de riesgos y oportunidades
- Definición de procesos y procedimientos de trabajo seguros
- División de roles y responsabilidades
4. Implementación
Una vez que se cuente con la planificación, es momento de implementar el SGI. Para ello es importante ejecutar las siguientes tareas:
- Asignar recursos a cada área y/o proceso planificado
- Capacitar al personal con las habilidades requeridas
- Realizar auditorías internas para asegurar el cumplimiento de los objetivos
5. Evaluación
Otro componente clave, son las instancias de evaluación. Toda organización debe evaluar el desempeño del SGI mediante auditorías internas y externas, así como también, mediante el monitoreo de indicadores clave de desempeño (KPI).
6. Mejora continua
Tras los resultados obtenidos en las instancias de evaluación y auditorías, es importante establecer mejoras que optimicen el desempeño del SGI.
¿Cómo se implementa un Sistema de Gestión Integrada?
Para implementar un SGI eficiente, los expertos recomiendan seguir los siguientes pasos:
1. Definir objetivos y políticas
Lo más importante al momento de implementar un nuevo sistema es conocer cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar. Además, las políticas de gestión deben estar alineadas con la estrategia organizacional. Para ello, es indispensable responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué áreas y procesos se incluirán en el Sistema de Gestión Integrado?
- ¿Qué se espera lograr con la implementación del SGI?
- ¿Cuáles son los KPI que se utilizarán para medir el éxito del Sistema?
- ¿Cuáles serán los valores, principios y las reglas que guiarán la implementación del proceso?
2. Identificar procesos y definir procedimientos
Una vez definidos los objetivos y políticas, es necesario identificar los procesos y procedimientos que se incluirán en él. Estos deben fáciles de entender para todos los colaboradores involucrados.
Para ello, los expertos recomiendan hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los procesos clave de la empresa? ¿Cómo se relacionan entre sí?
- ¿Qué riesgos y oportunidades están asociados con cada proceso?
- ¿Qué procedimientos se necesitan para gestionar los procesos del SGI?
- ¿Cómo se documentarán los diferentes procedimientos?
3. Establecer una estructura organizacional
Para que el Sistema de Gestión Integrada se implemente de manera efectiva, es fundamental establecer una estructura organizacional clara, así como definir roles y responsabilidades precisos.
Para ello, se deben aplicar los siguientes pasos:
- Identificar los roles y responsabilidades de cada área y trabajador
- Asignar roles y responsabilidades para cada tarea contemplada en el SGI
- Informar con claridad a todos los colaboradores involucradas sobre el organigrama dispuesto y el alcance de cada rol
4. Capacitación del Personal
Una vez definidos los procesos, procedimientos y estructura organizacional del SGI, es fundamental capacitar al personal que participará en su implementación y gestión.
Para eso, es importante identificar las competencias, conocimientos y habilidades que se necesitan para implementar y gestionar correctamente el SGI. Una vez identificados, es importante armar el calendario de capacitaciones obligatorias y coordinar su implementación.
¿Qué beneficios aporta un SGI a las empresas?
La correcta aplicación de un Sistema de Gestión Integrada aporta numerosos beneficios a las organizaciones, entre ellos se destacan:
- Alinear la misión y visión organizacional en pos de un mismo objetivo general
- Evitar la duplicidad de tareas y esfuerzos
- Reducir fallas de comunicación interna
- Optimizar los tiempos de trabajo
- Eficientizar la gestión de gerentes y directivos, así como la toma de decisiones
- Optimizar el uso de recursos y reducir costos
- Mejorar los procesos de inspección y auditorías
- Obtener exitosamente certificaciones y estándares internacionales
- Aplicar mejoras de forma continua, asegurando el crecimiento sostenido de la organización
¿Cómo optimizar la gestión integrada con tecnología?
Implementar correctamente un SGI, representa la opción más efectiva y eficiente para cumplir con los más estándares internacionales más importantes como: ISO 9001 (calidad); ISO 14001 (medio ambiente) e ISO 45001 (salud y seguridad laboral).
Sin embargo, para alcanzar este objetivo, líderes y equipos deben revisar una gran cantidad de datos, así como también contar con un riguroso método de recopilación, análisis y seguimiento.
Esta complejidad exige que las empresas cuenten con herramientas tecnológicas capaces de brindar completa trazabilidad a los procesos.
De este modo, tanto el personal a cargo, como sus jefes y supervisores, contarán con toda la información necesaria y actualizada para tomar decisiones ágiles.
DataScope: Plataforma aliada de los Sistemas de Gestión Integrada
DataScope es un software que permite gestionar, mediante formularios móviles, todos los procesos asociados al Sistema de Gestión Integrada.
Mediante la plataforma web o la app, es posible recopilar todos los datos necesarios para monitorear la correcta implementación de los procesos y auditar su funcionamiento.
Además, la plataforma muestra dashboards automáticos con métricas obtenidas a partir de las respuestas de los diferentes formularios. Así, cada vez que un trabajador complete un checklist, el supervisor a cargo podrá visualizar esa información dentro del software y tomar decisiones estratégicas.
Prueba DataScope sin cargo
DataScope cuenta con una versión gratuita que permite explorar la plataforma y conocer sus usos y funcionalidades. Para comenzar, solo es necesario crearse una cuenta (no hace falta tarjeta de crédito para completar este paso).
