Si nuestra empresa depende de la recolección de información en lugares remotos o de difícil acceso, donde muchas veces no hay internet, ¿estamos obligados a recurrir a herramientas pasadas de moda, como formularios de papel y lápiz, para evitar que datos de vital importancia se pierdan? Para este tipo de casos, muchísimas empresas, por desconocimiento, aún no aprovechan el potencial de los formularios offline, y continúan usando formularios físicos, aun cuando saben que el mercado ofrece opciones más económicas y eficientes.
Apegándose al papel
El riesgo a perder información valiosa es una poderosa razón por las cuales las compañías aún no abandonan el papel en sus procesos internos, a pesar de los problemas asociados que trae el uso de este recurso. Richard Randall, fundador y presidente de la firma de administración y consultoría New Level Advisors, explica en el Business Journal que “Entre las principales dificultades al trabajar con papel es que los empleados que necesitan información se levantan de sus escritorios, caminan a los archivadores, buscan el archivo y lo traen de vuelta. Cuando terminan, regresan y vuelven a archivar los documentos. Si esta pérdida de tiempo no fuera lo suficientemente mala, las carpetas o documentos se pierden o se archivan equivocadamente. Es muy difícil perder un documento digitalizado en un sistema diseñado adecuadamente, pero es muy fácil perder un papel”.
¿Por qué más empresas se resisten a abandonar los documentos de papel? Randall cree que “Las razones son el hábito, la inercia y la resistencia al cambio. Estamos tan habituados al status quo que no vemos el desperdicio de tiempo y dinero justo frente a nosotros. Si lo hacemos, también vemos que el cambio implicará un esfuerzo. Y a algunas personas simplemente les gusta el papel”.
Formularios offline: la receta para recolección de datos en terreno
En un artículo anterior mencionábamos que no existe la posibilidad de editar los formularios de Google Forms en modo offline. Para las empresas que dependen de este sistema, ello implica que no se pueden completar los formularios a menos que se cuente con una conexión a Internet, convirtiéndose así en un obstáculo para determinadas actividades en terreno que se caracterizan por su modo offline.
A raíz de la imposibilidad de editar los formularios offline en Google Forms, otra de las principales razones por las que las empresas deciden no cambiarse del papel a los formularios móviles es la concepción errónea de que los formularios móviles sólo funcionan cuando un dispositivo tiene cobertura de red.
Sin embargo, hay una ventaja que ofrecen los nuevos formularios offline y que superan las limitaciones de sistemas similares. Afortunadamente para estas empresas, las plataformas actuales permiten que la aplicación móvil continúe operando incluso sin conectividad de red (incluso WiFi). De este modo, los usuarios pueden continuar recolectando información desde el teléfono móvil con formularios offline. Los datos simplemente se quedarán en la aplicación hasta que la conexión se reestablezca, momento en el que los formularios offline se enviarán automáticamente a la oficina central.
Hay múltiples ventajas adicionales que ofrecen estos formularios offline a la hora de reemplazar los sistemas que su empresa usa actualmente. Una de ellas es que la información no se pierde: ya sea si usa formularios en papel u otro tipo de documento físico, el riesgo de que la información eventualmente no sea recuperada es muy alto. Esto con los formularios offline simplemente no sucede: los datos recolectados en terreno desde el teléfono móvil son enviados a la oficina central y quedan almacenados… para siempre.
Además, con los formularios offline se pueden asignar tareas y obtener indicadores de cumplimiento, y posteriormente es posible evaluar el trabajo y visualizar métricas más adecuadas gracias a dashboards robustos y reportes automatizados. Razones de sobra para no esperar más para optar por una solución más que el papel.
DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias administrar de manera eficiente su fuerza de trabajo en terreno, asignándole tareas diarias. Además permite recolectar al instante la información del trabajo realizado, mediante sus formularios 100% adaptables a cualquier necesidad.
