10 razones para olvidar los formularios físicos

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La digitalización de los formularios físicos en empresas es una realidad en ascenso en todo el mundo. Por ejemplo, en Chile, según el diario La Segunda, tras la implementación de la factura electrónica obligatoria el 1 de agosto del 2016, 331.000 empresas que facturaron en papel ya estaban usando esta modalidad, y el 86% del total de facturas que se emitían diariamente en el país tenían formato digital.

En una encuesta en 2014 por AIIM, organización de profesionales de la información sin fines de lucro a 444 miembros de su comunidad global, el 46% de los encuestados coincidió en que el mayor aumento de la productividad en la mayoría de sus procesos empresariales provino simplemente de eliminar el papel.

Sin embargo, aún queda mucho camino por recorrer para que todos los trámites de una empresa sean 100% online. Los formularios físicos se cuentan entre los numerosos problemas de muchas organizaciones adictas al papel y que se resisten al cambio, ya sea por la rigidez de su estructura, o por falta de información sobre alternativas más eficientes. Estos obsoletos y monótonos formularios físicos son procesos que consumen tiempo y dinero a las empresas, y que generalmente frustran el avance hacia otras tareas productivas.

Los formularios móviles, que ofrece una aplicación como DataScope, incluyen ventajas muy interesantes para reemplazar los formularios físicos y superar los formularios electrónicos tradicionales.

Para empresas que quieren optimizarse, a continuación presentamos 10 razones por las que deberían olvidar los formularios físicos, y considerar los formularios móviles como una mejor alternativa:

  1. La información de los formularios físicos puede malinterpretarse. La mala caligrafía, fallas al seguir el formato adecuado, o incluso manchas en el papel son desastrosos para una organización. DataScope soluciona ese problema, enviando a la oficina central reportes estandarizados y 100% legibles.
  2. Los formularios físicos se pueden perder, pueden quedar incompletos, o pueden tener información errónea, generando pérdidas. Los formularios móviles, en cambio, aseguran que las empresas capturen todas sus ganancias, ya que los datos no se pierden.
  3. Se revisa tardíamente la información. Convertir el formulario en papel en información digital permite la revisión de los datos en tiempo real, y plataformas móviles como DataScope incluso cuentan con la opción de hablar por chat para corregir errores inmediatamente.
  4. Dificultan el trabajo desde la casa, o fuera de la oficina. DataScope en tu celular lo resuelve todo, ya que no es necesario volver a la oficina para entregar el reporte: se envía online y offline desde el terreno.
  5. Insumen mucho espacio de archivo. Los formularios físicos requieren un importante espacio para su archivo, y el acceso inmediato a la información es complicado si es que el archivo está en un edificio diferente.
  6. Posibilidad de sufrir daños. Los documentos en papel se dañan con el tiempo, y están expuestos a incendios, inundaciones, u otras catástrofes.
  7. Requieren costos asociados. Los formularios físicos no sólo necesitan más papel, sino también más impresoras, carpetas, clips, etcétera, representando costos adicionales que con los formularios móviles no es necesario afrontar.
  8. Limitan la colaboración. Trabajar en forma colaborativa en un documento es extremadamente difícil con un formulario físico. Se deben imprimir varias copias, los comentarios al documento se deben hacer por separado, y luego volver a redactarlo para luego proponer más cambios. A través de una plataforma móvil como DataScope, compartir los indicadores de gestión, recibir la retroalimentación desde la central y corregir los errores es cuestión de segundos.
  9. Costos ambientales. Usar más papel es nocivo para el medioambiente, lo cual redunda en empeorar la huella de carbono de las empresas.
  10. Inseguros. Ante un formulario físico, ¿cómo garantizar que información sensible para los intereses de la empresa no ha sido copiada o manipulada con otros fines? Con formularios móviles como DataScope, desaparece el riesgo de que la información llegue a manos equivocadas.

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