Los dashboards para el área de SST brindan un apoyo esencial para optimizar las estrategias de prevención de accidentes y enfermedades ocupacionales.
La gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es un deber ineludible y, al mismo tiempo, un desafío constante para todas las empresas.
Esto implica que solo mediante constantes procesos de análisis y mejora continua, es posible proteger la vida e integridad de los trabajadores, e impulsar el éxito organizacional.
Por ende, es imprescindible utilizar todas las herramientas disponibles para alcanzar estos objetivos, especialmente la prevención de accidentes y enfermedades laborales.
Una de estas herramientas es el dashboard para el área de SST, que permite identificar problemas en forma ágil y eficiente, para actuar sobre ellos antes de que impacten a los trabajadores.
¿Qué es un dashboard para el área de SST?
Un dashboard es una herramienta de gestión que presenta visualmente todas las métricas clave para ayudar a líderes y colaboradores a tomar decisiones informadas.
Desde el punto de vista de Seguridad y Salud en el Trabajo, ofrecen la visión estratégica que necesitan prevencionistas y profesionales del área, para optimizar sus estrategias de prevención.
Por ende, un dashboard para el área de SST toma diferentes métricas e indicadores de riesgo y seguridad recolectados previamente y las reproduce de manera gráfica.
De este modo, los resultados son fáciles de entender e interpretar, dentro de un contexto de prevención o mitigación de riesgos laborales.
Consecuentemente, se reduce el tiempo para:
- Visualizar un problema (hallazgo o no conformidad).
- Emitir el informe respectivo
- Tomar las decisiones más acertadas.
¿Cuáles son sus beneficios?
Un dashboard para el área de SST permite contar con una fuente de información única. Esto simplifica la tarea de evaluar el rendimiento y estado de cualquier programa preventivo.
Algunos de sus principales beneficios son los siguientes:
1. Facilita la toma de decisiones:
Permite a gerentes y supervisores evaluar rápidamente el desempeño de los programas de seguridad en la empresa, y tomar decisiones basadas en datos objetivos y actualizados.
2. Mejora la comunicación:
Son herramientas útiles para comunicar los resultados y el desempeño de la empresa y sus equipos, en Seguridad y Salud Ocupacional.
3. Ahorra tiempo y esfuerzo:
Reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para recopilar y analizar la información de los indicadores clave de desempeño en Seguridad y Salud en el Trabajo (KPIs de SST).
Algunos de los KPIs cuyo cumplimiento puede optimizarse mediante un dashboard especializado, son los siguientes:
- Accidentes de trabajo: Mide la cantidad de accidentes de trabajo registrados en un período determinado.
- Lesiones graves: Mide la cantidad de lesiones graves registradas en un período determinado.
- Enfermedades profesionales: Mide la cantidad de enfermedades profesionales registradas en un tiempo específico.
- Ausencias por enfermedad: Mide la cantidad de días de trabajo perdidos, por causa de enfermedades laborales.
- Cumplimiento normativo: Mide el nivel de cumplimiento de las normas y regulaciones en materia de Seguridad y Salud Ocupacional.
¿Cómo elaborar un dashboard para el área de SST?
Comenzar a diseñar dashboards para el área de SST suele estar acompañado de ciertas preguntas como:
- ¿Cómo hacerlo?
- ¿Qué datos incluir?
- ¿De qué forma presentar la información?
Sin embargo, aunque estas interrogantes pueden parecer complejas, un dashboard para el área de SST puede generarse con facilidad si se siguen los siguientes pasos:
1. Determinar quién utilizará la información y para qué propósito
Es imprescindible determinar quién utilizará la información recolectada (prevencionistas, jefes, gerentes o directores), y cuál será el objetivo final.
Si el dashboard es utilizado por la alta dirección, solo requiere indicadores, datos e información a un nivel muy general.
Por el contrario, si será utilizado por jefes de área, profesionales en SST o prevencionistas de riesgo en terreno, requerirá mayor detalle en la presentación de datos.
2. Seleccionar los Indicadores Clave de Desempeño (KPI)
Una vez determinado el objetivo principal del dashboard y quiénes utilizarán la información, se definen los respectivos KPI a los cuales se hará seguimiento.
Estos pueden ser, por ejemplo:
- Número de accidentes
- Consecuencias de los accidentes
- Tasa de lesiones
- Número de incidentes
- Tipos de incidentes
- Causas de incidentes
- Costos directos o indirectos de los incidentes
- Días de improductividad provocados por incidentes
- Cantidad de “cuasi accidentes”
- Número de reportes y objeto de los informes
- Auditorías realizadas y sus conclusiones
- Rotación de empleados, etc.
El nivel de detalle de esta información o el desglose de las cifras desplegadas en el dashboard, dependerá de quien utilice la información y en qué contexto se utilice.
3. Método de recopilación de datos
Pueden utilizarse, por ejemplo, checklist digitales de salud y seguridad personalizados y adaptados a las necesidades de cada empresa.
4. Herramienta de visualización del dashboard
Este paso implica elegir la plataforma o herramienta de software más adecuada, para crear el dashboard respectivo.
Para ello se pueden utilizar desde hojas de cálculo simples, como Excel, hasta programas y app de inteligencia de negocios más avanzado como, por ejemplo:
- Microsoft Power BI
- QlikView
- SmartOSH, entre muchos otros disponibles en el mercado.
Excel es probablemente la opción más utilizada por pequeñas o medianas empresas.
Sin embargo, el mercado actual también ofrece herramientas más especializadas cuyo costo es cada vez más accesible para un amplio universo de clientes.
Lo importante es automatizar al máximo posible esta tarea, pues de este modo se reduce la probabilidad de errores humanos.
Al mismo tiempo, disminuyen los tiempos de respuesta ante problemas o contingencias.
5. Diseñar el dashboard
El diseño del dashboard debe ser claro y fácil de entender.
Esto implica incluir los siguientes elementos:
- Gráficos de tendencias para seguimiento a lo largo del tiempo.
- Semáforos o indicadores de color para mostrar el estado de cumplimiento.
- Tablas de datos para detalles específicos.
6. Recopilar los datos e introducirlos en el panel
Recopilar los datos de la forma más fidedigna posible es esencial para que los datos desplegados en el dashboard sean confiables y transparentes.
Por ejemplo, checklist digitales y formularios móviles permiten ingresar ágilmente toda la información necesaria, incluyendo:
- Gestión de hallazgos.
- Herramientas de inspecciones.
- Análisis de la información, entre otras variables.
Cuanto menos automatizada sea la obtención, recopilación y procesamiento de los datos, mayor será el riesgo de sesgo y error.
7. Asegurar máxima integración
Todo dashboard de seguridad y salud en el trabajo debe ser dinámico, flexible, confiable, seguro.
Asimismo, debe integrarse con los sistemas de datos existentes, para que se actualice en forma automática. Esto reduce el error humano y ahorra tiempo.
8. Implementación y capacitación
Al implementar el dashboard se debe proporcionar formación y capacitación a todos los usuarios pertinentes.
Esto asegurará que todos los colaboradores sepan interpretar los datos obtenidos y relacionarlos con los objetivos de SST.
9. Revisión y Mejora Continua
Hay que revisar y actualizar regularmente el dashboard de SST, para que refleje cualquier cambio en los objetivos y/o mejorar su utilidad.
En este punto, es esencial contar con una buena retroalimentación de los usuarios, así como de los trabajadores que aportan los datos de análisis.
10. Comunicación y acción
Los datos del dashboard deben ser utilizados activamente para tomar mejores decisiones en materia de SST.
Si sigues estos pasos, puedes construir un dashboard de seguridad y salud que informe adecuadamente sobre el estado actual de la SST en tu organización.
Además, ahorrarás recursos e impulsarás acciones eficientes y efectivas, para mejorar continuamente el desempeño en esta área crítica.
¿Como crear mejores dashboard para el área de SST?
Para que un dashboard de SST sea efectivo y eficiente, debe contar con la mayor cantidad posible de datos seguros, fehacientes, confiables y actualizados.
Esto implica, a su vez, utilizar herramientas digitales especializadas para recopilar información que permita cumplir exitosamente dicho objetivo.
Los checklist del software especializado en inspecciones SST de DataScope, garantizan esta condición, mejorando la visibilidad y disponibilidad permanente de información.
Con DataScope podrás, por ejemplo:
- Realizar controles de seguridad utilizando fotografías, ubicación GPS, firmas digitales, lectura de códigos QR y mucho más.
- Notificar no conformidades e incidencias de forma automática.
- Asignar responsables y monitorear en tiempo real el estado de cada hallazgo.
- Aprobar o rechazar permisos de trabajo y enviar notificaciones a los operarios en terreno.
- Firmar documentos de forma digital.
- Conectar de forma segura los datos recopilados a más de 5.000 aplicaciones.
- Desplegar automáticamente toda la información importante en dashboard sencillos de operar.
- Completar checklists aún sin internet y sincronizar los datos al recuperar la conexión.
Consecuentemente, ahorrarás tiempo y recursos críticos, reducirás al mínimo el margen de error y contarás con información actualizada.
Así acelerarás la toma de decisiones críticas que mejorarán la seguridad de tu empresa, protegerán a tus trabajadores e impulsarán tu crecimiento estratégico.
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