Una orden de trabajo es un documento donde se detallan por escrito las instrucciones para realizar algún tipo de trabajo o encargo. Se trata de una herramienta básica en una variedad de negocios. Y para mantener el funcionamiento eficiente de la empresa es necesario realizar un manejo ordenado de las órdenes de trabajo para evitar perder tiempo y recursos.
En esta publicación, te daremos algunas ideas para organizar la gestión de sus órdenes de trabajo y organizar un sistema más adaptable.
- Implementa un sistema de gestión de mantenimiento computarizado
El primer paso es reemplazar las órdenes de trabajo en papel por unas digitales. Las primeras no permiten mantener un sistema de registro. Una vez que se envía un pedido de trabajo completado a un cliente o a un trabajador, no hay pruebas de que lo hayan recibido. Usando órdenes de trabajo digitales, no tendrás este problema. Esto también eliminará cualquier inquietud acerca de una mala interpretación de una escritura poco clara. Las órdenes de trabajo digitales se pueden recibir a través de los teléfonos inteligentes, que facilitan y agilizan el proceso.
- Usa órdenes de trabajo para cualquier tarea
La creación de un proceso de gestión de órdenes de trabajo digital animará a tus empleados a realizar un seguimiento de las tareas más pequeñas que pueden parecer poco importantes, pero que requieren horas de trabajo y de recursos. La creación de órdenes de trabajo para tareas más pequeñas permitirá que las resoluciones de problemas sean menos complicadas en el futuro. Por ejemplo, si se necesita reemplazar un elemento, con un sistema de registro podrás verificar el historial de trabajo e identificar la parte que se reemplazó recientemente.
- Utiliza plantillas y procedimientos operativos estándar.
La creación de plantillas de lista de verificación, órdenes de trabajo y protocolos para el mantenimiento facilitará el trabajo a los técnicos y a los trabajadores en terreno y permitirá que las tareas cumplan con los estándares operativos. Las plantillas de mantenimiento de órdenes de trabajo reducen los errores y la confusión y aseguran una consistencia en los procedimientos.
- Prioriza tus órdenes de trabajo
Tener un sistema organizado de orden de trabajo de mantenimiento en su lugar evitará que tú o tu equipo le den alta prioridad a cada orden de trabajo y les permitirá completar las órdenes de trabajo más urgentes antes dejando las menos prioritarias para más adelante.
- Usa dispositivos móviles para gestionar órdenes de trabajo
Los dispositivos móviles son una gran herramienta para la administración de mantenimiento de órdenes de trabajo porque permiten que los gerentes de mantenimiento, supervisores o trabajadores envíen órdenes de trabajo cuando están en terreno. En otras palabras, estas tareas se pueden realizar sobre la marcha en un corto tiempo de respuesta. Al usar un sistema de gestión de mantenimiento computarizado, los supervisores o trabajadores pueden crear, modificar o actualizar una orden de trabajo directamente desde sus celulares o tabletas. Estos sistemas también tienen cámaras y código de barras integrados que reducen los errores y ahorran tiempo. Con el escaneo de códigos de barras de acceso móvil, ya no es necesario buscar la información que se necesita en las bases de datos de fabricantes de equipos usando palabras claves, sino que las órdenes de trabajo se pueden crear cuando se escanea un código de barras con un teléfono inteligente o una tablet.
- Programa y asigna tareas
Un sistema computarizado de administración de mantenimiento te permitirá programar nuevos trabajos, administrar aprobaciones, enviar facturas y obtener una descripción detallada de las diversas tareas. Este sistema mantendrá a tus trabajadores informados en todo momento y cuando completen una orden de trabajo, podrán actualizar rápidamente su estado con un clic. El software de gestión de órdenes de trabajo incluye funciones de programación flexibles que permiten ver y administrar el historial de las tareas realizadas, hacerles un seguimiento y crear sus propias notas de trabajo, mientras se encuentran en terreno.
- Distingue entre mantenimiento reactivo y preventivo
El mantenimiento reactivo se realiza cuando un equipo falla inesperadamente. Por otro lado, el mantenimiento preventivo consiste en revisar el equipo mientras aún funciona con el propósito de prevenir fallas y fallas inesperadas. Este último es tremendamente necesario para evitar imprevistos o fallas.
Conclusión
Mantener a tu equipo funcionando de manera eficiente es probablemente uno de los objetivos más importantes de cualquier organización. Simplificar y agilizar las órdenes de trabajo son pasos esenciales para lograr ese objetivo. Desarrollar un plan de mantenimiento preventivo programado, crear plantillas de órdenes de trabajo estandarizadas e incorporar tecnología para dispositivos móviles son los pasos a seguir.
El software de gestión de órdenes de trabajo también ayuda a los planes de mantenimiento preventivo para reducir las posibilidades de errores. No todas las empresas necesitan tener un sistema computarizado, sin embargo, la transición a las órdenes de trabajo digitales es algo que todos deberían empezar a hacer ya.
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