La técnica pomodoro, se trata de una metodología que ayuda a gestionar el tiempo de forma efectiva. Aplicarla en el espacio de trabajo puede ayudar al logro de objetivos, tanto personales como corporativos.
El desafiante mundo moderno, exige que todos los integrantes de una empresa u organización, sean gerentes, directivos, profesionales o técnicos, administren en forma eficiente su jornada laboral.
Objetivo que cada día se torna más complejo, debido a las constantes exigencias que plantea un entorno cambiante, altamente competitivo y dominado por la tecnología y los nuevos paradigmas culturales impulsados por la transformación digital.
Frente a este desafiante escenario, las diferentes escuelas de gestión de talento han diseñado numerosas estrategias de optimización del tiempo, que permiten distribuir en forma eficaz el esfuerzo cotidiano tanto de los equipos como de sus líderes.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
Uno de los métodos más populares y efectivos para gestionar con éxito el tiempo en el mundo laboral (especialmente en los niveles ejecutivos), es la “técnica pomodoro”.
Esta técnica es, esencialmente, una filosofía de gestión del tiempo cuya finalidad es proporcionar a quien la utiliza máxima concentración y frescura creativa. De este modo, es posible terminar los proyectos con más rapidez y menor desgaste mental.
Su gran ventaja radica en que permite orientarse satisfactoriamente al cumplimiento de objetivos y tareas diarias, mediante pasos sencillos y concretos.
Su nombre proviene del ingenio personal de su creador, el investigador italiano Francesco Cirillo, quien se encargó de popularizarla en todo el mundo.
Cirillo la bautizó así, en sus tiempos de estudiante universitario, porque cuando la usó por primera vez para mejorar su propia gestión de tiempo, recurrió a tres simples objetos: un lápiz, una libreta de apuntes y un reloj de cocina con forma de… tomate (que en italiano se dice precisamente Pomodoro).
Más allá de su anecdótico nombre, los expertos internacionales en gestión de talento aseguran que la técnica Pomodoro es ideal para:
- Resolver el exceso de distracciones durante la jornada laboral.
- Alcanzar óptima productividad.
- Enfrentar satisfactoriamente la acumulación de tareas y terminarlas en el tiempo previsto
- Marcar ordenadamente diversos objetivos diarios y orientarse satisfactoriamente a su logro.
4 pasos para aplicar la técnica Pomodoro
Para aplicar correctamente la técnica Pomodoro en la gestión diaria del tiempo y de la jornada laboral hay que seguir los siguientes pasos.
1) Definir con claridad las actividades diarias
Realizar una checklist de tareas que se quieren completar durante el día siendo realistas en cuanto a la posibilidad de completarlas en una jornada laboral.
2) Priorizar y organizar tareas
Luego hay que priorizarlas y organizarlas según su respectiva importancia. La clave de esta priorización es comenzar con las tareas o actividades pendientes más urgentes y terminar con las menos importantes.
3) Dividir el día en “pomodoros”
Una vez que se ha determinado con claridad esta priorización de tareas, se divide el tiempo de trabajo en bloques parejos de 25 minutos cada uno, llamados “Pomodoros”. Estos deben estar separados entre sí, por intervalos de cinco minutos de descanso.
Para que la técnica sea exitosa, durante cada “Pomodoro” hay que concentrarse en una sola actividad, sin distraerse ni pensar en nada más.
Por ejemplo, no hay que contestar llamados, ni mensajes de WhatsApp, ni correos electrónicos ni nada que pueda distraernos del objetivo trazado para cada “Pomodoro”.
Idealmente, este tipo de actividades ajenas al objetivo trazado, pueden hacerse durante los cinco minutos de pausa entre cada “Pomodoro”.
4) Tomar tiempo de descanso
Una vez que se completen cuatro “Pomodoros” seguidos, se recomienda detener el trabajo y tomar un descanso más largo. Este puede ser de entre quince a veinte minutos, según sea más cómodo para cada persona.
Durante ese período de descanso se puede practicar cualquier actividad lúdica o distractiva, en especial aquella que sea más placentera (como, por ejemplo, jugar videos, comer algún refrigerio o ejercitar).
Los especialistas recomiendan realizar todos los “Pomodoros” que sean necesarios hasta alcanzar el objetivo inicialmente planteado. Por ejemplo, un objetivo concreto puede ser: destinar cinco “Pomodoros” para redactar todos los informes del día.
Es importante tener en cuenta que sólo se comienza una nueva tarea una vez que se termina la anterior, o bien, cuando se alcanza la meta trazada.
Siguiendo el ejemplo anterior, podríamos plantear que: una vez terminados todos los informes del día, estaremos en condiciones de avanzar a la siguiente tarea.
Además, nunca se deben mezclar objetivos ni tampoco priorizar aquellos que sean menos urgentes o menos importantes.
Claves de la técnica Pomodoro
Concentrarse al máximo durante cada “Pomodoro” es clave para lograr éxito en la gestión del tiempo. En tal sentido, se debe considerar siempre lo siguiente:
- Trazar metas alcanzables para no sobre exigirse con objetivos irreales o inalcanzables.
- Mantener concentración absoluta durante cada “Pomodoro” (bloque de trabajo).
- Establecer y seguir al pie de la letra una agenda previa, respetando todos los plazos límite para cada tarea o meta.
Del mismo modo, es conveniente dividir los proyectos más largos o complejos en varias tareas más cortas. Así se asegura un progreso más rápido y un resultado final más eficiente y efectivo.
Por otro parte, nunca se debe interrumpir, bajo ninguna circunstancia, un “Pomodoro”, porque podría hacer fracasar el correcto desarrollo de toda la técnica. Esta premisa no debe romperse ni siquiera para revisar el correo electrónico o para responder un mensaje de chat de la empresa, por muy urgente que este parezca.
Ahora bien, si durante estos “Pomodoros” de 25 minutos, llega a surgir alguna idea importante relacionada con otra tarea, es mejor anotarla y retomarla más tarde.
Si debemos interrumpir el trabajo por alguna causa de fuerza mayor (por ejemplo, debido a alguna contingencia relacionada con el core de negocios de nuestra empresa) es conveniente cerrar el “Pomodoro”, tomar el descanso de 5 minutos, y luego volver a empezar.
También es conveniente tomar nota de todas las interrupciones que puedan producirse, para así analizar cómo se pueden evitar en las próximas sesiones de trabajo.
Asimismo, si por alguna razón se termina la tarea más rápido de lo prevista y sobra tiempo dentro un “Pomodoro”, este se puede aprovechar para hacer otras cosas que permitan mejorar la productividad.
Ventajas de la técnica Pomodoro
En términos generales, la técnica Pomodoro es una herramienta eficaz para mejorar la productividad y optimizar la gestión del tiempo de trabajo.
Los expertos coinciden en que esto se traduce en las siguientes ventajas, tanto para líderes como equipos:
- Mejora la agilidad mental y la concentración.
- Permite trabajar con metas realistas en tiempos específicos.
- Ayuda a vencer las distracciones internas y externas.
- Evita la procrastinación, al acelerar la realización de las tareas y reducir la dificultad de los proyectos más complejos.
- Reduce el riesgo de burnout (síndrome del “trabajador quemado o agotado”), aumenta la satisfacción personal y optimiza la orientación al logro.
La tecnología como pilar de la técnica Pomodoro
La “técnica Pomodoro” fue ideada como un método muy sencillo, que solo requiere lápiz, papel y reloj temporizador para ponerla en práctica. Sin embargo, el mercado digital hoy ofrece diversas soluciones tecnológicas que permiten aplicarla de manera aún más sencilla y cómoda.
Por ejemplo, existen apps que ayudan a programar los “Pomodoros” directamente en el teléfono o en el computador. Ello permite dejar de lado el papel y el reloj, para así optimizar mejor las jornadas de trabajo presencial o remoto.
En DataScope sabemos que la gestión eficiente del tiempo es esencial para el éxito de las empresas y sus equipos. Por ello contamos con soluciones y herramientas digitales que les ayudarán a implementar de manera ágil y efectiva la metodología de gestión, supervisión o control que mejor se adapte a las características de su empresa y equipo.
