Guía para digitalizar las operaciones de Transporte

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En las industrias de transporte de pasajeros y carga, todo se trata de tiempo. Los envíos y las salidas de los conductores deben ser puntuales para cumplir con la planificación estipulada. En la industria, las empresas construyen su reputación en base al éxito de su logística y el cumplimiento de los tiempos.

En ese sentido, conseguir mejoras operacionales se vuelve una necesidad para mantenerse vigente en un mercado cada vez más competitivo. En este artículo simplificamos la vida y explicamos fácilmente cómo digitalizar las operaciones y eliminar el papel en las empresas de transporte. Todo esto, con el objetivo de llevar los procesos al siguiente nivel y garantizar la seguridad de las operaciones.

¿Qué son los softwares de formularios móviles?

Las plataformas de formularios móviles son software de gestión diseñados para reemplazar los tradicionales formularios en papel, por una versión digital que pueden ser contestados desde cualquier dispositivo móvil y bajo cualquier condición (puede funcionar sin internet). Estos sistemas permiten consolidar toda la información recolectada en un sólo lugar, para así:

  • Almacenar los datos de forma segura en la nube, que se puede acceder desde cualquier lugar
  • Obtener reportes en tiempo real de lo que está sucediendo con los distintos equipos en ruta
  • Crear flujos de trabajo, para así automatizar las tareas que son repetitivas
  • Integrar los datos a otros sistemas, de forma potenciar las herramientas utilizadas en la empresa

Gracias a estos softwares, podemos obtener completa visibilidad de la operación y tomar decisiones en base a datos. 

En DataScope, contamos con una app (para Android y iOS) permite recolectar fácilmente información con la ubicación GPS, lectura de QR, registros de tiempo, firmas y fotos en los formularios digitales. La plataforma está diseñada para funcionar en las situaciones más adversas, incluso si no se cuenta con conexión a internet.

La flexibilidad de nuestro constructor de formularios, permite construir reportes personalizados, en diseño y formato de datos, que se pueden compartir automáticamente con las personas interesadas. De esta forma, cada vez que se responda un formulario móvil, un documento PDF se generará con el logo de tu empresa, imágenes y firmas recolectadas, para así dejar registro documentado de los datos. 

Para obtener un mayor control de la operación, puedes asignar desde tu oficina los formularios a los diferentes técnicos en campo y conocer cuando se inicia, termina y el lugar donde las tareas fueron realizadas. 

Formularios listos para utilizar de forma gratuita

En DataScope contamos con una biblioteca de más de 30.000 formularios de diversas industrias que puedes utilizar de forma gratuita en tu operación. A continuación, te presentamos un listado con los formularios más utilizados en la industria de Transporte y Logística:

1. Inspección Flota Vehicular

Este formulario es de máxima utilidad para identificar problemas y desperfectos mecánicos que estén presentando los vehículos, con el objetivo de anticiparse a futuros problemas.

Aquí puedes revisar el formulario de Inspección de Flota Vehicular.

2. Rendición de gastos en viaje

Con este formulario, los operarios pueden ingresar fácilmente el detalle de los gastos incurridos durante los recorridos. Desde la oficina, accede a la información en tiempo real y notifica automáticamente a los encargados de gestionar el gasto.

Aquí puedes revisar el formulario de Rendición de gastos en viaje.

3. Checklist previo a la salida en vehículo

Utiliza este checklist para asegurar la presencia de todos los elementos que son indispensables para realizar los viajes de forma segura.

Aquí puedes revisar el formulario de Checklist previo a la salida en vehículo.

4. Reporte de incidentes en ruta

Este checklist permite registrar la información relevante al momento de ocurrir un incidente durante uno de los trayectos de los vehículos. Recolecta la información relevante y activa las alertas automáticas para mantener a todas las áreas involucradas en el incidente, al tanto.

Aquí puedes revisar el formulario de Reporte de incidentes en ruta.

5. Reporte de entrega

Este formulario permite levantar información sobre el estado de la carga transportada, con el fin de garantizar la trazabilidad y el nivel de servicio.

Aquí puedes revisar el formulario de Reporte de entrega.

¿Quieres que te ayudemos a implementar estos formularios?

Cualquier duda o consulta que te surja, no dudes en comunicarte con nuestro servicio de atención al cliente desde nuestra página DataScope.io. También, siempre que necesites ayuda, puedes agendar un llamado telefónico para que uno de nuestros especialistas te muestre cómo implementar DataScope a tus operaciones.

Visítanos y únete a la Revolución Digital con DataScope

¡Aprende a dejar de usar papel hoy mismo!

Sobre el autor

Violeta Saccone
Violeta Saccone

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