Todo lo que necesitas saber sobre Zapier

Zapier es una herramienta que te ayuda a automatizar tareas repetitivas entre dos o más aplicaciones sin necesidad de usar código. Cuando ocurre un evento en una aplicación, Zapier puede decirle a otra aplicación que realice una acción específica. Por lo tanto, Zapier es una especie de «pegamento que conecta miles de aplicaciones web».

¿Qué hace que esta herramienta sea tan especial? Te permite crear fácilmente flujos de trabajo al vincular aplicaciones y servicios aumentando la productividad de tu negocio.

Zapier no es una herramienta de programación tradicional y no es necesario tener ningún conocimiento de codificación para usarlo. Es una especie de editor de macros simplificado, en el que lo único que necesitas hacer es establecer el trigger y la acción y proporcionar los detalles de cómo debería funcionar exactamente el Zap. Cada Zap toma un trigger y responde con acciones.

Crear zaps no es difícil; sólo necesitas seleccionar las opciones de los menús desplegables. Zapier también brinda la posibilidad de personalizarlos, así como de crear zaps de varios pasos (si paga por una de las suscripciones premium).

¿Cómo funciona Zapier?

La interfaz web de Zapier crea comandos llamados zaps. Cada zap se compone de dos partes principales: un trigger y una acción. Cuando se ejecuta un zap, se procesa una información específica. Cada ejecución se considera una tarea. El trigger es el evento que inicia el zap, mientras que la acción es el evento que completa el zap. Por ejemplo, un zap podría ser crear un evento en un Calendario de Google basado en cada nueva tarjeta de Trello que se agrega a su tablero, o crear una lista de tareas en una aplicación como Todoist basada en los correos electrónicos que recibes.

Beneficios de usar Zapier

Hay muchos beneficios de usar la automatización, pero creemos que hay seis beneficios valiosos al usar Zapier para automatizar los procesos comerciales.

Automatización empresarial

Zapier te permite automatizar el uso de dos o más aplicaciones y mueve información entre tus aplicaciones web automáticamente, para que puedas concentrarse en trabajos más relevantes. Por ejemplo, puedes configurarlo para que cada vez que alguien te envíe un archivo adjunto en Gmail, Zapier cargue los archivos en Dropbox. Zapier también puede notificarte sobre el archivo de Dropbox en Slack.

Puedes activar automatizaciones de flujos de trabajo para que se ejecuten en Zapier a partir de todo tipo de eventos, desde recibir un correo electrónico, agregar una fila a una hoja de cálculo, actualizar un registro en un CRM o crear una transacción financiera en una aplicación de contabilidad.

Zapier funciona con más de 2,000 aplicaciones y servicios, por lo que hay innumerables factores desencadenantes en los que puede basar un zap.

Fácil de usar

Además de la capacidad de integrar cientos de aplicaciones diferentes, uno de los principales beneficios de Zapier es que es muy fácil de usar. Incluso sin ningún conocimiento de codificación o desarrollo, podrás configurar tus propios Zaps. Una vez que te acostumbres a esta herramienta, puedes empzaer a experimentar con diferentes flujos de trabajo y encontrarás soluciones para problemas que ni siquiera sabías que tenías.

Ahorra tiempo

En la mayoría de las empresas, el personal debe realizar una serie de tareas manuales, pasando información de una aplicación a otra, lo que puede ser extremadamente ineficaz. Con Zapier, puedes conectar esas aplicaciones, pasando datos automáticamente, reduciendo y/o eliminando errores humanos. En lugar de ingresar los mismos datos en varios sistemas, una computadora puede hacerlo por ti en menos de un segundo. Además, puedes utilizar el tiempo que ahorras para concentrarte en clientes existentes o en buscar prospectos.

La automatización no se trata solo de ahorrar unos minutos aquí y allá. Se trata de cómo se usa ese tiempo a largo plazo.

Ahorra dinero

Al aprovechar Zapier para automatizar más tareas administrativas, ahorra tiempo y recursos en esas tareas para que pueda pasar esas horas trabajando directamente con los clientes, aumentando las ventas o administrando sus plataformas de redes sociales y listas de correo electrónico en lugar de ingresar datos.

Por ejemplo, al utilizar la automatización con Zapier, puede ahorrar miles de dólares en su sistema CRM (gestión de relaciones con el cliente).

Administra tus prospectos de manera eficiente

Zapier puede integrar una herramienta de programación en línea con un CRM de manera que cualquier nuevo cliente potencial quede guardado en tu CRM.

También puedes utilizar esta herramienta para calificar a tus clientes potenciales. Por ejemplo, puede crear encuestas o cuestionarios utilizando Zapier para capturar las respuestas y crear registros en Google Sheets que te permitan un análisis más detallado.

Además, si trabajas con un equipo más grande, puedes usar Zapier para informar a otros miembros de tu equipo sobre la existencia de nuevos clientes potenciales. Alternativamente, puedes crear Zaps para realizar un seguimiento automático de los clientes potenciales una cierta cantidad de días después de una reunión con ellos.

Al agregar un poco de automatización, tu negocio funcionará de manera más fluida con menos esfuerzo, incluso si cuentas con un equipo pequeño.

Mejora la experiencia del cliente

Al utilizar Zappier, no se perderá ninguna pregunta de tus clientes, venga de donde venga. Los zaps pueden tomar forma de envíos o menciones en las redes sociales y convertirse en tickets en tus aplicaciones de soporte, lo que hace que ayudará mucho a tu equipo de servicios al cliente. Te permiten, además configurar respuestas automáticas y vincularlos con otras aplicaciones para activar mensajes SMS que respondan los requerimientos de tus clientes.

¿Cómo empezar con Zapier?

Antes de comenzar a usar Zapier, debes revisar tus flujos de trabajo y ver qué automatizaciones puedes introducir para reducir las tareas manuales y ahorrar tiempo.

Si aún no tienes una cuenta, el primer paso es abrir una y obtener una prueba gratuita haciendo clic en «Comenzar gratis».

Una vez que inicies una sesión en Zapier, verás un cuadro de búsqueda donde puedes escribir el nombre de tu CRM. Si el suyo está disponible, puedes ver una lista de posibles ideas de flujo de trabajo que podrías utilizar para comenzar con tu automatización. Si ejecutas un software que no tiene una integración con Zapier, debes comunicarte con el proveedor y pedirle que se conecte con Zapier.

Jugando y probando durante tu prueba gratuita te dará algunas ideas sobre cómo esta herramienta puede ayudarte a ahorrar tiempo y recursos. También puedes usar el plan gratuito para comenzar con un solo Zap para ver cómo ayuda a la simplificación de tus procesos y explorar otros flujos de trabajo desde allí.

Una vez que tengas una cuenta en Zapier, podrás ver el tablero y visualizar los zaps existentes, crear nuevos y trabajar con las plantillas que la herramienta provee. Al pasar el mouse por el lado izquierdo de la pantalla, verás opciones para hacer un nuevo zap, ver los existentes, ver las aplicaciones y servicios que has conectado con esta aplicación, y más.

¿Cómo crear un nuevo zap? Empieza eligiendo la aplicación que deseas configurar como trigger. Si quieres realizar una acción cuando «destacas» un correo electrónico, elige «Gmail» y luego configura «Nuevo correo electrónico destacado» como el evento de activación. Después de cada paso, haz clic en «Continuar». Al hacer clic en «Activar», puedes especificar lo que deseas que suceda cuando se destaque un correo electrónico. Por ejemplo, para copiar la información sobre el correo electrónico en una sección específica de OneNote, puedes hacer clic en «OneNote» y luego especificar «Crear una nueva nota». No olvides elegir qué información copiar allí, como el asunto, el cuerpo del correo electrónico o el remitente.

¿Cuándo automatizar una tarea?

¿Cómo puedes decidir qué tareas automatizar? Si está trabajando con flujos de trabajo automatizados, es recomendable pensar en cómo la automatización puede ayudarte a ahorrar tiempo y a administrar tus procesos de manera eficiente. Intenta responder la siguiente pregunta: ¿Sería nuestro trabajo más simple si pudiera automatizar esta tarea? Al hacer eso, sabrás cuándo hacerlo. Aquí tenemos algunas sugerencias.

Tareas que tienes que hacer con frecuencia

Las tareas que deben realizarse con bastante frecuencia o en un horario establecido son excelentes para la automatización porque los beneficios son inmediatos. De esta manera, cada día dedicarás menos tiempo al trabajo repetitivo, que rápidamente puede volverse aburrido o molesto.

Tareas que impliquen mover información de una aplicación a otra

Son perfectos para la automatización. Por ejemplo, puedes crear nuevos clientes potenciales en tu CRM cada vez que alguien complete un formulario en su sitio web o se suscriba a una campaña de marketing por correo electrónico.

Tareas que no requieren mucho análisis

Algunas tareas requieren creatividad, habilidades para resolver problemas o inteligencia emocional. Es recomendable no automatizar ese tipo de tareas. Sin embargo, tienes otras que no requieren un análisis complejo y podrían ser manejadas por una plataforma de automatización como Zapier.

¿Cómo se integran Zapier y DataScope?

Para conectar su cuenta de DataScope con Zapier, basta con entrar en el siguiente enlace y seleccionar la plataforma que desea integrar. Una vez que hayas seleccionado las aplicaciones, para continuar la configuración del Zap, deberás responder desde la aplicación móvil un ejemplo del formulario seleccionado para utilizar como ejemplo de estructuración de los datos.

Obtén más información sobre la integración de DataScope con Zapier aquí.

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Sobre el autor

Sandra Melo
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