¿Cuánto papel usaste en la oficina hoy? ¿Cuánto papel tiraste a la basura? ¿Cuánto le cuesta a tu negocio los residuos de papel? No parece ser una cifra relevante en tu libro de finanzas, pero tiene un impacto en los gastos anuales.
Aunque no nos demos cuenta, todos los días usamos una gran cantidad de papel en la oficina. Según información publicada por World Count, cada persona usa más de dos hojas de papel cada hora. En los Estados Unidos, Japón y Europa, una persona promedio usa entre 250 y 300 kilos de papel al año. Los estudios llevados a cabo por la Universidad Tufts y la organización sin fines de lucro Forest Ethics estiman que un empleado de oficina estadounidense usa una hoja de papel cada 12 minutos.
Costos ambientales de los residuos del papel
La disminución del uso del papel y de sus residuos produciría un efecto positivo en el medio ambiente. Según la Resource Conservation Alliance, el 40% de los árboles talados en el planeta se usan para producir papel. Desafortunadamente, la destrucción de los bosques es sólo una parte del problema. El ciclo de vida del papel daña el medio ambiente desde el comienzo hasta el final. Este ciclo empieza con la tala de los árboles y termina con la incineración de los residuos del papel.
Costos económicos de los residuos del papel
Además de las consecuencias negativas que el gasto y los residuos de papel producen en el medio ambiente, también tiene un impacto no menor en las finanzas de tu negocio. El papel en sí puede no ser caro, pero la suma de los costos asociados al almacenamiento, fotocopiado, impresión y envío tiene un peso mayor dentro de las finanzas de una empresa. Estudios estiman que los costos asociados al uso del papel y a la reducción de sus residuos equivale a 30 veces el costo de la compra de éste.
¿Cuánto dinero gastas en papel?
La firma de investigaciones de mercado Gartner, Inc., estima que hasta el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel, impresión, presentación y los costos para almacenar y mantener archivos. Se estima que un empleado promedio usa alrededor de 10.000 hojas de papel al año y que el 50% de los desechos de los negocios está compuesto de papel.
En Chile, las empresas gastan, en promedio, 16 millones 414 mil pesos anuales para llenar un sistema de archivo de cuatro cajas, y 1 millón 313 mil pesos para mantenerlo.
¿Cómo se puede calcular el costo del consumo y de los residuos del papel?
El costo del consumo de papel incluye los costos de compra y transporte, costos de almacenamiento, costos del uso y los costos asociados a la reducción de residuos de papel. ¿Cómo calcularlos? Para empezar, proponemos medir los costos más importantes que son:
- Costo del papel. Puede encontrarlo en las facturas o en la lista que obtiene de los proveedores.
- Costos asociados a la impresión y fotocopiado. Incluye el costo de los equipos, insumos y del tiempo usado para llevar a cabo estas tareas.
- Costos asociados a la destrucción de documentos confidenciales. Las oficinas que manejan información confidencial deben cumplir con la destrucción rigurosa de documentos. Estos costos incluyen el precio de los equipos, el tiempo y los recursos involucrados para realizar esta tarea.
- Costos asociados al reciclaje y a la gestión de residuos del papel. Incluye los costos involucrados en el proceso de recolección.
¿Cómo reducir los residuos del papel?
Existen muchas maneras de minimizar el impacto financiero y ambiental de los residuos de papel de una oficina. Estos son algunos consejos simples y efectivos.
- Imprime a doble cara. Una de las formas más obvias de ahorrar papel es imprimir una hoja por ambos lados tanto como sea posible.
- Recicla el papel en lugar de tirarlo.
- Facilita el reciclaje en la oficina. Informa a los empleados lo que pueden reciclar y provee los contenedores de reciclaje. En algunas. de inyección de tinta, se puede cambiar la calidad del trabajo de impresión de «mejor» a «borrador», o de «foto» a «rápido». En las impresoras láser también puedes cambiar el DPI (puntos por pulgada), por ejemplo, de 1.200 a 300, lo que reduce la calidad, la tinta y el tóner utilizados así como el tiempo dedicado a ejecutar la impresión.
- Usa menos papel. Intercambia documentos y notas electrónicamente en lugar de imprimirlos o enviarlos por fax. Analiza si las circulares o los folletos realmente deben imprimirse. Almacena la información digitalmente en vez de mantener archivos de copias impresas.
- Cambia las facturas a «sin papel» y paga en línea o por teléfono.
- Reduce correspondencia no deseada cancelando suscripciones que no te interesen.
- Cambia tus suscripciones a revistas y periódicos a suscripciones en línea.
La próxima vez que estés a punto de presionar el botón imprimir, hazte la siguiente pregunta: ¿realmente necesito imprimir esto? Los pequeños pasos para mejorar el conocimiento y la implementación del reciclaje en una oficina o tienda pueden generar importantes ahorros para las empresas. Reducir la cantidad de residuos de papel no sólo trae beneficios para el medio ambiente, sino que también para tus ahorros.
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