Los profesionales de diversas industrias están reemplazando los formularios de papel y lápiz con formularios móviles que se han vuelto muy populares gracias a la aparición de smartphone y tablets.
Hoy en día, los trabajadores a menudo tienen que recopilar datos fuera de la oficina. Muchas empresas, como las de construcción y de servicios públicos, requieren una estrategia de movilidad que ofrezca a los trabajadores de campo tablets, teléfonos inteligentes y el equipo necesario para reunir la información deseada. Los formularios móviles les ayudan a recopilar y enviar datos en tiempo real para que puedan compartirlos instantáneamente con la oficina principal o con colegas en otros departamentos o ubicaciones.
¿Qué son los formularios móviles?
Los formularios móviles ahora se han convertido en una opción productiva y eficiente en terreno porque ayudan a agilizar los procesos de recopilación de datos y facilitan a las empresas el envío de formularios, informes, auditorías o inspecciones en dispositivos móviles.
Beneficios de usar formularios móviles
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Automatización e integración de flujos de trabajo
Los software para crear formularios móviles se integran con otras herramientas y sistemas de gestión lo que permite que los flujos de trabajo sean más eficientes. También ayudan a simplificar la estrategia de recolección de datos. Al utilizar una solución digital, al enviar un formulario se desencadena una secuencia de automatización que hace que todo el flujo de trabajo sea más eficiente y que el destino de la información se pueda configurar al crear los formularios. La digitalización y automatización puede además ayudar a los negocios a disminuir el uso de papel.
Ingresar manualmente en una computadora la información recopilada usando formularios tradicionales de papel puede ser un proceso lento, engorroso y propenso a errores. Al utilizar formularios móviles, esta información se almacena en la nube o en el servidor y está disponible de inmediato para los supervisores, clientes y las partes interesadas.
Aquí te entregamos seis razones para reemplazar formularios de papel por formularios móviles:
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Información más exhaustiva
Con los formularios móviles, los trabajadores pueden recolectar y enviar fotos, firmas, GPS y sellos de tiempo, grabar audio, escanear códigos de barras y más. Todos estos elementos se pueden ingresar sin problemas en un formulario móvil y enviarlos directamente a una oficina administrativa o a un lugar o usuario específico en el formato de tu elección.
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Menos errores
Los formularios en papel se rellenan manualmente aumentando la probabilidad de errores humanos. Otras desventajas es que tardan mucho tiempo en completarse, pueden incluir escritura a mano ilegible, cálculos incorrectos y diferentes tipos de yerros u omisiones. Además, las empresas pierden mucho tiempo en la entrada manual de datos. Con el uso de formularios móviles, las compañías pueden actualizar automáticamente las hojas de cálculo con datos enviados previamente, y los datos obtenidos en terreno pueden enviarse con el clic de un botón usando un dispositivo móvil. Esto le permite a la organización reducir sustancialmente la cantidad de errores.
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Datos accesibles
A diferencia de los formularios en papel, los formularios móviles se pueden enviar al gerente o compañeros de trabajo y se pueden ingresar al sistema de back office al instante. Con los formularios móviles es posible otorgar a los usuarios un acceso rápido a información almacenada digitalmente que se mantiene organizada y accesible a los usuarios que la necesiten. Ya no tendrás que llenar tus archivadores o tu oficina con miles de documentos que son difíciles de encontrar.
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Eficiencia
Los formularios móviles permiten a los administradores obtener informes y analizar datos del campo para revelar patrones, correlaciones y otros problemas importantes para la organización. Ser capaz de acceder y utilizar sus datos fácilmente es una gran ventaja. Cuando utiliza un software para administrar sus formularios, los completados van automáticamente a donde necesitan ir, como a otros empleados o a la oficina central.
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Ahorro de dinero
Los formularios en papel tienen costos ocultos. Los costos de impresión, transporte y almacenamiento se suman, sin mencionar el tiempo que se dedica a la recopilación y al análisis de la información. Con los formularios móviles, los trabajadores de campo pueden cargar datos de inmediato. Los colegas en otros lugares obtendrán acceso a la información inmediatamente, por lo que los resultados y el análisis pueden prepararse de manera más expedita. Esto permitirá una reacción rápida en caso de que surjan circunstancias imprevistas.
Los negocios modernos deben permitir a sus trabajadores completar sus tareas rutinarias sin inconvenientes, ya sea que estén en la oficina o en terreno, y las aplicaciones móviles facilitan este trabajo y pueden simplificar la gestión y el análisis de procesos complejos.
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