Las herramientas de la tecnología digital ofrecen beneficios que, si son aprovechados, potencian el rendimiento de cualquier proceso tradicional que todavía funcionan bajo soportes físicos. Es el caso de la firma electrónica: concepto jurídico equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido.
La aplicación de la firma electrónica está tomando impulso por sus propios méritos, y se expande hacia el mundo privado mientras los gobiernos se ponen al día en su implementación.
En este sentido, Raúl Ciudad, presidente de ACTI en el diario Estrategia, señala que en pro de la modernización del Estado, el gobierno de Chile implementó hace un año la Firma Electrónica Avanzada, que permite que documentos e instrumentos privados o públicos, sean certificados mediante un sistema encriptado que protege firmas y datos personales, con el objetivo de identificar, de forma más segura, a un usuario que realiza trámites por medio de Internet.
“La implementación de este mecanismo”, agrega Ciudad, “supone ser un sistema de identidad de personas robusto, con altos estándares de seguridad y con tecnología de punta. Para esto último, la cédula sirve como tóken de autenticación para ser utilizado en cualquier proceso transaccional”.
¿Qué hace falta entonces para que la firma electrónica se masifique definitivamente, reemplazando a las tradicionales firmas en papel?
Nada más ni menos que información. El conocimiento de los beneficios de la firma electrónica es un factor muy importante para que la digitalización se expanda en mayor medida. Por eso a continuación presentamos una serie de ventajas que la firma electrónica puede ofrecer, gentileza del blog Firma-e:
1. Validez jurídica para los documentos firmados electrónicamente
Una vez implementado el sistema de firma electrónica una organización podrá generar documentos digitales firmados con total validez jurídica, con la confianza y garantías que puede aportarnos esa validez en cualquiera de sus operaciones comerciales.
2. Aumento de la productividad de las organizaciones
Como se puede entender por el resto de puntos, el uso habitual de la firma electrónica optimiza los procesos, reduce los errores y agiliza la recepción y el envío de documentos, con lo que el resultado es un aumento en la productividad de las organizaciones que ya confían en este sistema.
3. Simplificación y automatización de la gestión documental
Con un sistema de firma electrónica, podemos olvidarnos de antiguos procesos como los archivados, la clasificación, el mantenimiento o el escaneo de numerosos documentos, sustituyendo todo eso por procesos automatizados de gestión.
4. Ahorro en los costes
En general, el camino hacia la automatización y la digitalización es un camino que, ya sea en el corto o en el medio plazo, acaba suponiendo un ahorro de costos para las empresas y organizaciones que apuestan por él. De hecho, es en muchos casos el motivo principal para apostar por este sistema.
5. Reducción de papel
Poco que explicar, pero si trabajamos, dirigimos o gestionamos una mediana o gran empresa, sabremos calcular pronto todos los beneficios, tanto en costes como en procesos, que supone una drástica reducción del papel utilizado en la organización.
6. Reducción de errores al eliminar los procesos manuales
Automatizar y simplificar la gestión de la firma electrónica se traduce en, igualmente, menos riesgos de cometer errores en dichos procesos. Menos personas involucradas, menos errores.
7. Disponibilidad en todas partes
Gracias a las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías móviles, ahora se puede incluso contar con la firma de tu cliente al instante, capturándola desde un teléfono. La disponibilidad instantánea a Internet, sumado al uso en cualquier parte de los teléfonos celulares, ahora hace realidad el deseo de contar con transacciones firmadas por el cliente en el momento y sin obstáculos de tiempo ni distancia.
Estos son algunos beneficios genéricos de la implantación de un sistema de firma electrónica pero no los únicos, ya que cada empresa, organización o administración puede encontrar sus propios beneficios particulares teniendo en cuenta cuáles son sus necesidades y la capacidad del sistema para adaptarse a las mismas.
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