Principales estrategias para la gestión de costes de mantenimiento

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Como gerente o propietario de un negocio, usted comprende la importancia del mantenimiento regular en todo su espacio de trabajo. Hacer un mantenimiento regularmente ayuda a prolongar la vida útil de su maquinaria y equipo, reduce los accidentes y aumenta la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo. 

Pero el mantenimiento, especialmente en máquinas y equipos especializados, puede sumar rápidamente una parte significativa de los gastos de su negocio. Para ayudar a reducir el gasto, aquí hay algunas de las principales estrategias de administración de costos de mantenimiento.

Siga las pautas de maquinaria y equipo

La mejor manera de reducir los costos de mantenimiento es reducir la cantidad de mantenimiento reactivo que necesita una máquina o equipo. Esto significa capacitar a los trabajadores para que utilicen correctamente cada máquina. El uso excesivo de un equipo o su uso para cualquier otro uso que no sea el previsto puede aumentar la posibilidad de avería o mal funcionamiento. Ser proactivo es una de las estrategias de gestión de costes de mantenimiento más eficaces.

Centrarse en el mantenimiento preventivo

Siguiendo la misma línea de pensamiento, una de las estrategias de gestión de costes de mantenimiento más importantes es seguir una estricta rutina de mantenimiento preventivo. El mantenimiento preventivo es la mejor manera de minimizar los peligros en el lugar de trabajo, el mal funcionamiento de la maquinaria y otros retrasos inesperados que podrían afectar el funcionamiento de una empresa o la seguridad de los empleados. El objetivo debe ser mantener sus instalaciones y equipos en las mejores condiciones para evitar sorpresas costosas repentinas.

Utilice listas de verificación de mantenimiento

Una lista de verificación también puede ayudar a garantizar que el seguimiento se realice según el cronograma y las especificaciones, de modo que cada máquina o equipo reciba el más alto nivel de cuidado con regularidad y no se pierda nada. Una lista de verificación de mantenimiento completa debe incluir:

  • Dónde se encuentra el vehículo comercial, la herramienta, la máquina o el equipo
  • Cuando fue reparada por última vez
  • Imágenes de problemas o inquietudes durante el mantenimiento
  • Notas / detalles sobre la solicitud de mantenimiento específica
  • Un espacio para información de contacto y firmas.
  • El uso check list puede ayudar a mantener las cosas según lo programado y conservar mejores registros de inspecciones y reparaciones.

Mantener informes detallados

La documentación y la organización son vitales para reducir los costos de mantenimiento. Un informe de mantenimiento detallado es fundamental para documentar cualquier servicio de mantenimiento de rutina o de emergencia realizado en un vehículo, equipo o máquina específicos. 

El informe también puede incluir instrucciones detalladas para el seguimiento de piezas individuales de equipos o instalaciones. Con informes completos, puede controlar su mantenimiento e identificar cualquier máquina o instalación que pueda estar costando más en costos de mantenimiento de lo que le está ayudando a generar ganancias.

Centrarse en el inventario

Si tiene un armario desorganizado lleno de piezas de máquinas que no coinciden, podría estar gastando dinero innecesario en cosas que ya tiene. Tómese el tiempo para revisar de manera cuidadosa y estratégica su inventario y documentar lo que tiene. Cree un sistema que le permita registrar fácilmente cuántas piezas y partes tiene y le avise cuando es el momento de pedir más.

Esperar lo inesperado

Nunca es un buen momento para que una máquina o equipo se averíe. Estas cosas son impredecibles y pueden provocar un retraso en la productividad. Si bien el mantenimiento preventivo regular puede ayudar a reducir las sorpresas, consiga un «margen de tiempo» en proyectos grandes en caso de que se encuentre con un problema de mantenimiento. De esta manera, no se verá obligado a pagar más por servicios de mantenimiento acelerados para cumplir con los plazos de producción.

Invertir en formación

Cuando todos conocen la forma correcta de utilizar el equipo, puede reducir la posibilidad de accidentes y averías de la máquina. Capacitar a sus trabajadores sobre cómo usar todo el equipo correctamente y cómo detectar signos de mal funcionamiento o desgaste puede ayudarlo a reducir la necesidad de reparación.

Si ha pasado un tiempo desde que proporcionó capacitación sobre cómo usar de manera segura y efectiva todo el equipo, programe un día de capacitación. Esto no le costará mucho por adelantado y puede ahorrarle dinero y dolores de cabeza en el futuro. Este tipo de entrenamiento también puede aumentar el número de ojos y oídos que prestan atención al estado del equipo.

Utilice tecnología innovadora para realizar un seguimiento de los costos

Cada vez más empresas se están quedando sin papel y utilizan la tecnología para ayudarles a rastrear y analizar datos. Dejar de usar papel no solo ayuda a que su empresa sea más sostenible, sino que también puede reducir el error humano en la recopilación de datos. El software y las aplicaciones que convierten datos numéricos en gráficos y tablas facilitan ver exactamente en qué está gastando dinero. Ceñirse a los informes en papel y lápiz podría generar errores en aspectos vitales de su estrategia de mantenimiento que le están costando dinero a su empresa.


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El mantenimiento es una parte necesaria para administrar un negocio productivo y exitoso. También puede ser uno de los más caros. La documentación adecuada y el enfoque intencional en las medidas preventivas, el inventario, la capacitación y las mejores prácticas de uso pueden extender la vida útil de su equipo y reducir los costos de mantenimiento.

Con DataScope, puede crear fácilmente listas de verificación de mantenimiento personalizadas, programas e informes adaptados a su negocio. Esto puede ayudar a reducir costos, capturar datos clave y compartir información con su equipo en el campo y en la oficina.

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