¿Cómo se implementa una correcta auditoría de combustible?

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El consumo de carburante es una de las variables más críticas para la operación de las empresas de transporte y logística. Para mantener una adecuada auditoría de combustible, es fundamental trabajar en tres frentes de manera simultánea: infraestructura y equipos, recursos humanos y tecnología.

Las empresas de transporte terrestre de carga y logística constituyen uno de los pilares de la economía. No en vano, más del 92% de la carga nacional se mueve actualmente mediante camiones, furgones y vehículos de reparto urbano ligero.

Para que estas flotas operen con eficiencia, es imprescindible contar con vehículos modernos, seguros y en buen estado. Pero además se necesita el combustible necesario que les permita cumplir su trabajo en forma constante y segura.

Esto implica que las empresas de logística requieren sistemas especializados de monitoreo y control, que les ayuden a gestionar de manera segura los respectivos stocks de combustible para sus vehículos, así como también controlar los procesos de reabastecimiento y reposición de existencias. 

Factores fundamentales para asegurar que camiones, furgones y vehículos de reparto cumplan su función vital a lo largo de calles y carreteras.

¿Qué es un auditoría de combustible y cuáles son su ventajas?

Aunque el combustible es uno de los componentes centrales en la estructura de costos de una empresa, también es, al mismo tiempo, uno de los más difíciles de controlar. Esto se debe a que una gran proporción de colaboradores humanos aún participa directamente en la cadena de supervisión.

Según los analistas de mercado, el consumo de carburante representa entre 5% y 30% de los costos de una empresa, dependiendo del tamaño de su flota y las características técnicas de los vehículos que la componen.

Por esa razón, los expertos coinciden en que disminuir el costo de este insumo es imprescindible para mejorar los márgenes y así asegurar que el negocio sea verdaderamente rentable.

Por desgracia, también es muy común que el uso del combustible se vea afectado por malas prácticas de los propios gestores de flota. De hecho, muchos de estos “profesionales” consideran que las acciones destinadas a reducir el consumo y lograr mayor eficiencia, son tareas “complejas, innecesarias y costosas, que no vale la pena implementar”. 

Este estado del arte exige aplicar, en todo momento, una estrategia destinada a supervisar y controlar el consumo de combustible en todos los vehículos que componen una flota, tanto a nivel global como unitario.

Esto incluye camiones, camionetas pickup, furgones tipo van y cualquier otra unidad propiedad de la empresa. Así como también los vehículos particulares de ejecutivos, directivos, jefes y empleados que utilicen combustible corporativo para tareas relacionadas con el trabajo.

Sólo mediante un adecuado programa de gestión, se aprovechará con mayor rigor y eficiencia cada litro de combustible adquirido y almacenado por la compañía. Práctica que finalmente repercute de manera directa en los resultados de corto, mediano y largo plazo.

Para lograr este objetivo, se requiere una “auditoría de combustible”, que consiste en un sistema diseñado y aplicado para controlar su trazabilidad completa. Para ello se utilizan herramientas destinadas, por ejemplo, a gestionar el consumo en ruta, detectar cargas o recargas ilegales, prevenir el uso de productos adulterados, y evitar cualquier tipo de robo o desfalco.

Del mismo modo, es necesario elaborar informes periódicos, donde deben describirse los hechos o situaciones anómalas detectadas, de tal forma que se expongan las respectivas observaciones y/o medidas sugeridas, de acuerdo con los objetivos planteados previamente. 

La auditoría debe servir, entonces, para verificar el cumplimiento de planes, programas y presupuestos, así como para elaborar una detallada rendición de cuentas y sugerir los caminos de acción para resolver problemas, crisis o contingencias.

¿Cómo estructurar una adecuada auditoría de combustible?

Para emprender esta tarea con buenos resultados, se debe trabajar de manera simultánea en tres frentes críticos: equipamiento e infraestructura, recursos humanos y tecnología.

Esto implica llevar a cabo las siguientes acciones:

Contratar proveedores confiables

Es fundamental realizar estudios de mercado que consideren tanto la experiencia de la empresa como de sus conductores. Ello permitirá realizar una adecuada gestión de redes para contactar y consolidar alianzas estratégicas con los stakeholders más valiosos del sector. 

Del mismo modo, es importante mantener contacto permanente con ellos, para asegurar una disponibilidad permanente del producto, así como una calidad que garantice el correcto funcionamiento de la flota.

Cuidar el estado de los activos

El mantenimiento programado de los vehículos es esencial para garantizar un control eficiente del combustible. Claro que no sólo se debe verificar el estado de motores, sistemas de admisión, inyectores, bombas y filtros. Es necesario controlar el estado de otros componentes como neumáticos, frenos, suspensión, transmisión y sistemas hidráulicos que también influyen en el mayor o menor consumo.

Además, no se debe olvidar que un vehículo sin mantenimiento consume más carburante, pero también tiene mayor probabilidad de participar en accidentes.

Homogenizar el stock de vehículos

Mientras más grande sea la flota, mayor cuidado se requiere para controlar el consumo de combustible. Esto se hace más evidente cuando se utilizan distintos tipos de vehículos (y motores).

Lo ideal es contar con una flota lo más uniforme y estandarizada posible. Esto ayudará a identificar patrones de comportamiento y/o fallas, centralizar el entrenamiento de los conductores y garantizar menor consumo, todo lo cual se traduce en máxima productividad.

Capacitar al Capital Humano

Gran parte del consumo excesivo de combustible en una flota, se debe al mal manejo de los propios conductores. Por ello, es vital ofrecerles cursos de capacitación, workshops y otras actividades periódicas que los motiven a mejorar su comportamiento y compromiso.

También es importante invertir en buenas condiciones de trabajo y seguridad, que contribuyan a eliminar aquellos malos hábitos como, por ejemplo, aceleraciones bruscas, frenadas excesivas, o utilización incorrecta de las marchas, entre otros.

Importancia de las herramientas digitales

Una eficiente auditoría de combustible también requiere de apoyo tecnológico. Esta necesidad aumenta a medida que crece el número de vehículos y conductores, pues una estructura más compleja ya no puede depender sólo de las simples habilidades humanas.

Afortunadamente la moderna tecnología computacional hoy colabora de manera decisiva con la gestión de flotas, proporcionando soluciones innovadoras y especialmente diseñadas para el control de combustible.

De hecho, el mercado actual ofrece aplicaciones de calidad, que proporcionan las siguientes funcionalidades:

  • Llevar registros de los abastecimientos realizados a cada vehículo, proporcionando, así, informes de su respectivo consumo medio de combustible.
  • Recolectar datos e información sobre cada conductor y su estilo de manejo.
  • Almacenar y procesar datos comparativos a partir del uso de los combustibles suministrados en diferentes estaciones en la ruta.

Otro aspecto interesante que debe priorizarse al escoger un software de control de combustible es su capacidad de recolectar, organizar y proporcionar datos en tiempo real sobre el recorrido y ubicación de los vehículos.

Esta información permite verificar si los operadores respetan las rutas planificadas, si conducen a la velocidad adecuada, efectúan frenadas fuera del patrón sugerido o si hacen demasiadas paradas a lo largo de la ruta, entre otras acciones que inciden en el mayor o menor gasto de combustible.

Todas estas características se traducen en una mejor gestión del negocio, ya que el software proporciona información y datos relevantes para la respectiva toma de decisiones tácticas y estratégicas. 

Para atender directamente el cuidado de esta variable crítica, DataScope cuenta con su Lista de Verificación para Almacenamiento y Recarga de combustible”. Mediante esta app se puede hacer completo seguimiento de variables críticas tales como, relación con el proveedor de combustible, estado de infraestructura, maquinaria e insumos utilizados en procesos de almacenamiento y carga, procedimientos de inspección y mantenimiento, y análisis de riesgos potenciales, entre otras.

https://datascope.io/es/template/transporte-y-logistica/Auditoria-de-combustiblefa3f9?id=135939

Mediante esta efectiva y práctica lista de verificación, los equipos encargados de la auditoría, podrán circunscribir sus acciones de acuerdo con parámetros precisos, elaborando en tiempo real y directamente desde sus propios dispositivos móviles, informes y registros detallados de las acciones necesarias para cumplir los objetivos estipulados. 

Todo ello se traduce en máxima eficiencia, lo cual, contribuye a su vez a optimizar el rendimiento de los recursos de la empresa, con el consiguiente beneficio para su competitividad, así como para orientarse al logro de los objetivos estratégicos trazados.

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Francisco Gonzalez
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