Claves de la administración moderna

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La modernización administrativa de una empresa es mucho más que la suma de tecnologías o infraestructura TI. Implica una evolución cultural basada en el cambio de estrategias, la constante actualización de habilidades y competencias de líderes y colaboradores, y la incorporación de nuevas herramientas de gestión orientadas a optimizar su eficiencia global a largo plazo.

La acelerada transformación que experimenta el mundo moderno, no sólo se traduce en la necesidad de implementar cambios de infraestructura o equipamiento TI. También es imprescindible que las empresas y, fundamentalmente, sus equipos humanos, evolucionen hacia una nueva dimensión de eficiencia y competitividad.

Esto implica, consecuentemente, que las organizaciones se adapten a estos nuevos tiempos, implementando lo que se conoce como “Administración Moderna”.

Sin embargo, debemos entender que este fenómeno va mucho más allá de lo superficial y cotidiano, pues los expertos coinciden en que el concepto “modernidad” implica bastante más que una simple suma de tecnologías o equipos. Representa un radical cambio de estrategias, cuyo objetivo es consolidar la eficiencia, productividad y competitividad de las organizaciones, para que se puedan desempeñar exitosamente un entorno altamente cambiante y cada vez más exigente.

MÁS QUE LA SUMA DE LAS PARTES

¿Por qué es tan necesario dar este paso radical?, simplemente porque el actual escenario de transformación que experimenta el mundo organizacional y laboral, se traduce en la necesidad de contar con un capital humano cada vez más preparado y con mejores competencias, habilidades y destrezas, para enfrentar este sendero de cambios.

Al mismo tiempo las organizaciones deben impulsar el perfeccionamiento y adaptación de sus estructuras directivas y operacionales. De este modo, la evolución interna será conjunta con el perfeccionamiento del talento humano. 

Esto implica adoptar cambios trascendentales en áreas tan importantes como su estructura operativa y económica, liderazgo directivo, gestión de personas y equipos, imagen de marca, experiencia de colaborador y cultura interna. Todo ello desde un punto de vista mancomunado y armónico con la evolución del equipamiento tecnológico y de las estructuras operativas, competitivas y estratégicas.

Es decir, modernización significa mucho más que la suma de las partes; implica un abandono de los actuales paradigmas organizacionales y una re-construcción estratégica de objetivos, métodos, herramientas y recursos, orientada a adaptarse exitosamente a un entorno dinámico.

Sin duda, es un reto ineludible, pues, como aseguran los expertos internacionales, el costo de no sumarse a esta evolución será, irremediablemente, la pérdida de competitividad, mercado y clientes. Todo lo cual, llevará en forma inevitable a la desaparición de quienes no tengan la suficiente visión estratégica para modernizarse.

En otras palabras, sólo las empresas que cuenten con una efectiva administración moderna dispondrán de la cultura, las herramientas, la estructura, la tecnología y el personal adecuado para afrontar, exitosamente, los constantes cambios de escenario y, a la vez, consolidar su visión de futuro.

ESTRATEGIAS DE UNA EMPRESA MODERNA

Si se considera que los objetivos de toda administración moderna consisten en planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros, para enfrentar exitosamente esta era de constante evolución, es necesario, entonces, poner en práctica una nueva cultura de gestión eficiente, basada en un decisivo cambio de estrategias.

Esto implica adaptar los procesos de administración a los cambios económicos, sociales y tecnológicos actuales, para así enfrentar las nuevas visiones del futuro, con una mejor base de acción y crecimiento.

Para ello, es necesario recurrir también a una serie de nuevas herramientas que trabajan sobre la base de conceptos tales como metodologías ágiles, calidad total, y sistemas de gestión y de mejora continua, entre otros. Todos ellos permiten estructurar, organizar y operar una empresa de manera eficaz y eficiente.

Para que esta adaptación sea exitosa, la empresa también debe contar con un capital humano capacitado, académica y tecnológicamente. Y esto implica que cada colaborador cuente con la habilidad de hacer buen uso de las técnicas y procedimientos adecuados, en el más breve plazo.

La empresa moderna debe contar, además, con gerentes, directores y accionistas con nuevas características y atributos de liderazgo. Es decir, que sean capaces de coordinar grupos de trabajo profesionales, en forma ágil y flexible, motivándolos proactivamente, y brindándoles todas las oportunidades de actualizar sus conocimientos, para que así ayuden a cristalizar los proyectos y objetivos generales con visión de futuro.

Esta premisa le otorga un nuevo valor a la formación y capacitación constante del talento humano. El éxito de la administración moderna en la empresa contemporánea, se logrará siempre y cuando su personal, especializado y actualizado, haga buen uso de la tecnología y de las estrategias que impulsarán la expansión. Dicho de otro modo, no sólo hay que sumar conocimientos, sino también las competencias y habilidades necesarias para que esos conocimientos se apliquen en beneficio de los intereses y objetivos comunes de la organización.

ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD TOTAL

Al analizar de manera integral todos los puntos anteriormente expuestos, se concluye que la herramienta más importante para consolidar la Administración Moderna en las empresas, es la “calidad total”. Este concepto implica conceder la debida importancia a todos los diferentes elementos que participan en el proceso de producción: incluyendo personal, gerentes, directivos, proveedores y clientes.

Este esfuerzo también representa la búsqueda de mejoramiento continuo, para así contar con mayor calidad, operatividad, resultados, producción y competitividad.

De este modo, aplicar la “Administración Moderna de Calidad Total”, exige tener muy claro lo que significa la optimización del proceso de producción: Solo así incrementará el desempeño global de la empresa, contando además con la participación masiva y comprometida de sus colaboradores, gerentes y accionistas.

Dentro de esta estrategia también es imprescindible incorporar un trabajo profundo de difusión en redes sociales, cuya influencia cada día impacta más a la administración moderna. De hecho, gran parte de los procesos y acciones que hoy sustentan el desarrollo estratégico de toda empresa, como el posicionamiento, la fidelidad de marca y la imagen institucional, se propagan y evalúan a través de las diversas plataformas de interacción online (también conocidas como las nuevas “plazas virtuales”).

Esta nueva relación con las redes, también contribuye a comercializar productos o servicios con mayor fluidez, evitar intermediarios, conocer en forma instantánea las opiniones de clientes o proveedores, e interactuar con un enorme público objetivo, entre otros diversos aspectos de relacionamiento estratégico.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR MODERNO

Todas estas variables determinan y exigen que el “Administrador Moderno”, se comprometa a contar con las herramientas y conocimientos necesarios; y que además tenga la habilidad de utilizarlas de manera estratégica. De este modo podrá resolver los desafíos de la transformación cultural, y dar respuesta eficaz a los deseos, necesidades y requerimientos de tanto de sus clientes, como de sus proveedores y mercados objetivos.

Asimismo, el administrador moderno debe asumir con total compromiso el reto profesional de resolver los problemas, conflictos y riesgos que pueden ralentizar la evolución de la empresa. Así como también asegurar el buen desempeño de la misma en el mercado competitivo, garantizando máximo rendimiento, mejor producción y procesos más eficientes.

Por tanto, sus conocimientos y experiencias deben actualizarle proactivamente, con el objetivo de planificar, organizar y dirigir acertadamente, con rapidez y eficiencia, cada situación. Así como estar preparado para dar pronta respuesta a los imprevistos y contingencias que puedan surgir en el camino. Un administrador eficiente, es aquel que por sí solo se ocupa de perfeccionarse y de estar preparado para los cambios de contexto; en lugar de esperar a que el contexto lo obligue a ello.

En definitiva, es una responsabilidad que conlleva desafíos muy complejos, porque el administrador moderno siempre deberá enfrentar cambios y transformaciones sustanciales, que a veces también estarán colmadas de riesgos e incertidumbres, especialmente a nivel laboral. En ese punto, es él quien estará llamado a convertir esas amenazas, en oportunidades de desarrollo.

La administración moderna, asimismo, debe ser liderada por un gerente capacitado para mantener el equilibrio entre los procesos internos y externos de la empresa, administrando en forma eficiente los recursos materiales, humanos y financieros a su cargo. Sólo de esa manera, podrá cumplir las exigencias del progreso económico, social y técnico que el mercado, la sociedad y el mundo exigen actualmente. 

Además, debe ejercer un liderazgo participativo y empoderador, capaz de orientar y motivar a los equipos de trabajo, definiendo y comunicando, en forma clara y comprensible, los objetivos trazados por la organización. Así conseguirá que sus equipos se identifiquen con las metas generales e impulsará una adecuada cultura de orientación al logro.

HERRAMIENTAS DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA

Para que esta administración moderna sea exitosa, es necesario, además, recurrir a una serie de nuevas herramientas que permiten a las organizaciones cristalizar todos sus objetivos, incluyendo los más ambiciosos, de manera rápida, segura, eficaz y eficiente.

La experiencia ha demostrado la utilidad de cada una de estas herramientas administrativas, pues ya han sido aplicadas exitosamente en diversas empresas multinacionales, en situaciones concretas y determinadas. Sus resultados se han reflejado en mayor competitividad, reducción o eliminación de riesgos y amenazas (según el caso), mejora de procesos, y optimización de flujos de trabajo.

Entre todas las nuevas herramientas que impulsan la modernización administrativa de las empresas destacan las siguientes:

Benchmarking 

Es el proceso continuo que se aplica para medir productos, servicios, procedimientos y resultados, comparándolos con los alcanzados por los competidores más eficientes, o las compañías líderes del mercado. Su objetivo, es implementar mejoras en la propia empresa.

Mejora Continua

Es una filosofía empresarial de origen japonés, cuyo propósito es mejorar, incrementar y optimizar constantemente la calidad de los bienes, servicios y procesos de producción propios, para que sean más eficientes.

Empowerment

Es la decisión de delegar funciones y atribuciones a los subordinados, para darles más participación e involucramiento en la toma de decisiones de la empresa. De este modo, los ejecutivos y directivos tienen más libertad para concentrarse en las actividades claves del negocio.

Coaching

Es un método o técnica diseñado para dirigir y entrenar a un profesional, colaborador o un grupo de colaboradores, con el fin de orientarlo a la consecución de sus metas o desarrollar habilidades específicas en ellos.

Downsizing

Estrategia destinada a reducir el tamaño de las operaciones de una empresa. Esto implica eliminar productos, procesos o unidades de negocio redundantes, entre otras acciones, con el objetivo de lograr el tamaño óptimo de operación (también denominado rightsizing).

E-commerce

Corresponde a la implementación de negocios electrónicos a través de plataformas que permiten hacer transacciones de compra-venta online, de mercancías y servicios. Todo ello con el objetivo de implementar nuevos canales comerciales a menor costo, más rápidos y con atención permanente.

Las Siete «S» de Mckinsey 

Son siete conceptos (que comienzan con la letra “s”), propuestos por esta consultora internacional, para contextualizar técnicamente el enfoque que debe tener toda estructura corporativa:

– Strategy (Estrategia): Plan general de acción para lograr los objetivos estratégicos, asignando eficazmente los recursos disponibles para ello.

Structure (Estructura): El modo cómo se definen y agrupan las áreas de una empresa, así como sus relaciones de coordinación y de jerarquías.

Skills (Habilidades): Las capacidades distintivas de la empresa, y que la diferencian de sus competidores. Estas deben estar en relación estrecha con la estrategia. Por ejemplo, la compañía Apple siempre se caracterizó por su habilidad en innovación.

Shared values (Valores compartidos): Se refiere a la misión, visión y valores que comparten los integrantes de toda organización.

Systems (Sistemas): Son los procesos y procedimientos requeridos para implementar la estrategia.

Style (Estilo): Se refiere al liderazgo ejercido por la alta dirección y los gerentes de línea o área.

– Staff (Personal): Son los empleados y colaboradores de la organización, quienes ejecutan la estrategia decidida por la alta dirección.

Outsourcing

Corresponde a la contratación de proveedores externos. Su objetivo es separar algunas actividades de creación de valor de una empresa, para encargárselas a un especialista, quien podrá realizarlas a menor costo, pero alcanzando resultados de igual o mayor calidad.

Ventajas competitivas

Son los recursos y capacidades que necesita generar toda empresa, para construir habilidades distintivas que la lleven a conseguir una rentabilidad superior al promedio de la industria.

¿Está entonces preparada su empresa y su gente para dar este paso decisivo y sumarse al camino del éxito?

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Francisco Gonzalez
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