Regras básicas para gerenciamento de estoque eficiente

Tabela de Conteúdos

Para que uma empresa seja competitiva, é preciso infraestrutura e equipamentos, e suprimentos e peças de reposição. Mas, além disso, exige a organização de todo esse material de forma que você tenha sempre a quantidade certa e necessária para não interromper suas operações.

O complexo e competitivo mercado moderno exige que empresas e organizações operem continuamente, sem se permitirem nenhum grau de paralisação, ou mesmo atrasos em seus trabalhos, por menores que sejam.

Qualquer uma dessas contingências pode levar a sérias alterações na cadeia de suprimentos ou produção, com consequentes prejuízos à lucratividade e eficiência geral da empresa. Aspectos que hoje são essenciais para manter a competitividade.

Neste contexto, é imprescindível que os equipamentos, máquinas e insumos que garantem o correto funcionamento da cadeia produtiva não estejam expostos a falhas ou inconvenientes gerados por uma má gestão, má manutenção ou falta de peças no estoque.

Para prevenir este tipo de complicações, os especialistas recomendam praticar, de forma permanente, a correta gestão dos estoques. Aplicar essa estratégia com precisão e eficiência pode fazer a diferença entre ter máquinas que quebram e atrasam tarefas ou máquinas que funcionam sem problemas, ajudando a manter a produtividade geral.

Objetivos e chaves

O objetivo central do controle de estoque é encontrar o equilíbrio para que nunca haja “muito pouco” ou “muito sem uso”. No primeiro caso, a empresa sofrerá atrasos intoleráveis, devido a falhas de equipamentos; enquanto, no segundo, são desperdiçados recursos que poderiam ser melhor aproveitados em outras áreas ou atividades.

Assim, a melhor maneira de permanecer competitivo no mercado atual é ter apenas níveis de estoque adequados para atender a demanda.

Este princípio nos orienta a respeitar quatro regras básicas para toda a gestão eficiente de estoque:

REGRA 1: AS ORDENS DE TRABALHO SÃO PRIMORDIAIS

Toda empresa média que necessita de peças, máquinas e ferramentas para mantê-los em estoque, deve ter um Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção (CMMS), que inclui um módulo de estoque. No entanto, para que essa ferramenta seja cem por cento eficiente, ela deve ser usada de forma racional e profissional.

A dificuldade em operar de acordo com este princípio não reside na complexidade técnica destes softwares, mas sim nas más práticas dos operadores que os informam. Por exemplo, podemos citar técnicos que, para economizar tempo no curto prazo, mantêm peças fora do sistema ou não as devolvem em tempo hábil.

Essas situações irregulares serão agravadas se as políticas de controle no uso do CMMS forem relaxadas. Isso finalmente se refletirá em uma grande lacuna entre a realidade real da planta e o que aparece no sistema.

Para resolver esse problema, basta ser mais rigoroso. Por exemplo, um sistema de controle de estoque eficaz deve fornecer a localização, disponibilidade e propósito de cada item em estoque. Só desta forma a empresa garante que os procedimentos de recepção e envio de todas as ferramentas, peças e produtos são efetuados prontamente. Como resultado, os números de disponibilidade serão precisos e a eficiência de todo o sistema será bastante otimizada.

Os gerentes de estoque também devem enfrentar outros “vícios humanos”, como a falta de rigor na atualização do estoque. Por exemplo, quando uma peça de máquina se torna obsoleta e é retirada de serviço, suas peças sobressalentes permanecem “para sempre” em estoque e sem uso, porque ninguém se preocupa em descartá-las.

Essa situação anômala também pode ser resolvida garantindo que as informações sejam inseridas no CMMS diligentemente em cada remessa e devolução. Isso permitirá que você se livre de peças excedentes inúteis e, consequentemente, libere um valioso espaço de armazenamento.

REGRA 2: A MAIOR DEMANDA, O MAIOR INVENTÁRIO

Assim como o contexto atual obrigou gigantes do comércio eletrônico, como Amazon, eBay e Alibabá, entre outros, a elevar os padrões de atendimento ao cliente externo, os gerentes de estoque também devem responder prontamente às crescentes demandas de seus clientes internos, que exigem mais rapidez serviço e suporte para suas máquinas.

Esta regra se aplica tanto para trabalhar com sistemas de informática (TI) quanto para peças de reposição para máquinas pesadas. O importante é que os níveis de estoque estejam sempre à altura, para permitir um desempenho geral de sucesso. Isso implica estabelecer uma cadeia de suprimentos eficiente, para que a empresa opere de maneira harmoniosa.

A chave está em saber exatamente quanto estoque você tem em todos os momentos, o que só pode ser alcançado garantindo a conformidade com todos os processos de gestão.

Por sua vez, isso requer uma análise contínua, idealmente por meio de um software de gerenciamento de manutenção preparado para enviar notificações automáticas quando os níveis das peças estão abaixo dos limites estabelecidos para configurações personalizadas.

Desta forma, você saberá imediatamente quando o estoque de peças críticas cair, qual a quantidade de cada item específico e quando solicitar, com bastante antecedência, para evitar que fiquem pendentes.

Neste ponto é importante lembrar que o monitoramento do uso das peças, assim como a observação das tendências sazonais e a previsão da demanda, são baseados em dados precisos, que devem ser sempre inseridos no sistema de controle de estoque.

REGRA 3: NÃO MANTENHA UM EXCESSO DE ESTOQUE

Às vezes, o feedback negativo de outros departamentos, que em algum momento ficaram sem estoque, faz com que o gerente de estoque acumule esses itens sem motivo real. O excesso de estoque resultante se traduz na necessidade não justificada de mais espaço de armazenamento para peças “ociosas”, o que aumenta os custos operacionais, reduz o fluxo de caixa e, em última instância, aumenta o nível de risco e dificuldade dos negócios.

Esse excesso de estoque pode ocorrer mesmo quando um declínio na demanda por uma determinada peça não puder ser previsto. Consequentemente, é gerada uma série de possíveis ameaças, como a possibilidade de o maquinário ficar obsoleto, de aumentar o número de itens perdidos ou roubados ou de haver maior degradação de itens no médio prazo.

Portanto, se uma peça não estiver mais em uso ou não for mais necessária, a empresa deve ter opções disponíveis para descartar o estoque excedente em tempo hábil.

Uma solução é devolver a peça ou o maquinário ao vendedor. Isso geralmente resulta em um reembolso ou crédito, embora não para o valor total originalmente pago. Outras opções incluem liquidar ou leiloar o item, vendê-lo para concorrentes ou doá-lo para instituições de caridade, após registrá-lo na contabilidade como um ativo baixado.

Para evitar essas complexidades, o sistema de estoque deve ser gerenciado de forma eficaz, de forma a identificar a demanda, bem como os requisitos mínimos e máximos de pedido e os níveis de estoque de segurança para cada item.

Nestes casos, um bom CMMS permite acompanhar os tempos de entrega, bem como os preços das peças, para que a sua reposição seja rápida e fácil. Isso significa, por exemplo, que você tem configurações para o limite de obsolescência. Se a peça não for utilizada em um determinado período, uma notificação é enviada ao gerente, para que ele decida se deve ou não retirá-la do estoque.

REGRA 4: CONHECER O ESTOQUE

Frequentemente, o maior problema que os gerentes de estoque enfrentam não está nos níveis de estoque, mas em saber com precisão os níveis de estoque. Isso, justamente, se traduz em problemas de excesso e / ou falta de estoques.

As peças sobressalentes que não são usadas ocupam um valioso espaço de armazenamento, enquanto as peças de alta demanda que não estão prontamente disponíveis criam problemas de produção. Na verdade, um atraso de apenas algumas horas para indústrias críticas (como serviços públicos ou fábricas) pode causar enormes perdas.

Da mesma forma, essa imprecisão nos dados também pode causar diversas contingências, tais como: maior dificuldade na detecção e prevenção de perdas e furtos; danos à marca e reputação da empresa devido a atrasos; fechamentos de produção; problemas de confiabilidade; e repercussões em outras operações, como projeções de vendas.

Mesmo quando os níveis de estoque são perfeitos para começar, qualquer déficit posterior se traduzirá rapidamente em escassez ou excessos. Para evitar isso, ações como anexar códigos de resposta rápida (QR) podem ser aplicadas a cada peça no armazém, o que vai otimizar o estoque manual, tornando toda a tarefa muito mais rápida e fácil.

Da mesma forma, técnicas organizacionais podem ser usadas para regular os estoques com base em parâmetros como atendimento à demanda com base em informações sobre tendências sazonais; requisitos de departamentos internos; e disponibilidade de prestadores, entre outras variáveis.

EM RESUMO

Usar um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) é útil, mas apenas se os procedimentos operacionais padrão (SOPs) forem estritamente seguidos para fornecer um suporte eficiente. Isso implica levar em consideração que, como qualquer sistema informatizado, seu valor de saída é diretamente proporcional à qualidade dos dados inseridos.

Considerando esse padrão de uso, ele ajudará a rastrear os níveis de estoque, relatar perdas ou furtos e identificar itens que precisam ser substituídos com urgência.

No entanto, além da escolha da tecnologia, o melhor método de controle de estoque consiste em aderir a essas quatro regras que ajudarão a reduzir a incerteza e o desperdício.

Só assim as empresas terão melhores condições para superar a concorrência, se destacar no mercado e, ao mesmo tempo, reduzir o tempo desperdiçado, bem como o dispêndio excessivo de energia e recursos.

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Francisco Gonzalez
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