Um dos grandes desafios que aqueles que tomam decisões e estipulam tarefas às equipes de de uma empresa é ter que dar instruções de trabalho.
Identificar as tarefas com base nos objetivos, definir prioridades, estabelecer quem deve levar adiante o trabalho, quais os resultados esperados e muitos outros aspectos podem ser discriminados a partir das instruções que surgem a cada momento no ambiente de trabalho.
Se a lista for longa quando se trata de definir quais tarefas fazer, é fácil supor as dificuldades que existem na hora de distribuir cada instrução. E se pensarmos que grande parte desse trabalho tem que ser feito por meio de papéis e formulários, podemos imaginar o desafio esperado para os envolvidos em realizar esse trabalho com sucesso.
Para isso, existem planilhas e uma série de considerações ao utilizá-las para solicitar uma ordem de serviço. O objetivo é sistematizar e facilitar o trabalho de quem o solicita e de quem o recebe, por isso devemos considerá-los para um trabalho metódico e organizado.
O QUE É UMA PLANILHA DE INSTRUÇÕES DE TRABALHO?
Se falarmos de organização, a folha de instruções de trabalho é uma das ferramentas mais importantes para quem tem a missão de delegar funções e responsabilidades aos demais integrantes de uma equipe de trabalho.
Seja para definir tarefas no interior de uma empresa ou para funções que devem ser desempenhadas em campo, a folha de instruções é usada para demonstrar informações específicas, sequenciais e detalhadas sobre quem, o quê, quando e como uma determinada tarefa será executada.
Além disso, quando se trata de processos de indução, onde um novo membro tem que se envolver rapidamente com o restante da equipe, uma planilha fornece um guia com todos os detalhes necessários para dar suporte ao trabalho do colaborador, ajudando a reduzir a probabilidade de riscos e erros ao executar processos de trabalho.
QUÃO IMPORTANTE É UMA FICHAS DE INSTRUÇÕES DE TRABALHO?
Quando se trata de buscar a melhor organização, eficiência e produtividade, uma folha de instruções de trabalho torna-se um elemento essencial para empresas de todos os setores.
Graças a estas fichas de trabalho, os responsáveis pelos projetos, supervisores e formadores podem transmitir instruções e objetivos de trabalho às respectivas equipes.
Elas servem como um guia para a execução das tarefas, incluindo informações sobre o passo a passo de cada processo. Também incluem requisitos do projeto, ferramentas, materiais a serem usados e outras políticas.
O objetivo é ajudar a executar tarefas com precisão, além de aumentar a eficiência e a produtividade dos colaboradores.
COMO GERAR INSTRUÇÕES DE TRABALHO?
Crie instruções para realizar um trabalho tão ou mais complexo do que transmiti-las. Esta é uma etapa crucial para estabelecer os alicerces de qualquer projeto. Portanto, o responsável por gerar essas instruções deve ter um grande volume de informações, treinamentos e orientações sobre o assunto em questão.
Em geral, para que as instruções sejam bem feitas, elas devem:
· Ser fáceis de entender
· Serem criadas com clareza e precisão
· Servir de referência para todos os membros de uma equipe
Deste modo, para gerar instruções, é preciso seguir os seguintes passos:
1. Proporcionar informação geral
Reunir todas as informações necessárias antes de criar as instruções de trabalho. É preciso incluir todos os procedimentos, políticas e estabelecer responsabilidades. Também é importante fornecer o contexto do projeto ou tarefa atribuída, fornecendo uma visão geral do propósito do trabalho. Por fim, é fundamental identificar o proprietário do projeto ou da tarefa.
2. Estabelecer uma cadeia de procedimentos passo a passo
As instruções devem seguir a ideia de uma execução passo a passo de cada uma das etapas. Tudo deve ser escrito de forma clara e simples para que seja fácil de entender e possa ser seguido imediatamente. A ideia é que o trabalhador que recebe uma instrução seja capaz de realizar todas as ações consideradas. Além disso, deve incluir os materiais, referências ou recursos visuais necessários para apoiar as instruções de trabalho.
3. Validar as tarefas
As instruções de trabalho devem estar escritas por especialistas no assunto. Somente assim é possível garantir que cada detalhe da instrução seja preciso e esteja ao alcance do trabalhador.
4. Priorizar a simplicidade
Uma das chaves para que as instruções sejam fáceis de serem compreendidas. Portanto, o primeiro a fazer é definir um formato que facilite a sua leitura. Para chegar a isso, é preciso organizá-las de maneira sequencial, evitando o uso de palavras complexas como siglas, termos técnicos e ainda detalhes técnicos que o usuário não pode entender. Utilize uma linguagem apropriada e faça que as instruções de trabalho sejam breves e concisas.
5. Realize provas com as instruções de trabalho
Uma vez feitas as instruções, é hora de colocá-las em prova. Uma boa maneira de fazer isso é pedir a alguém que as revise e as execute. O trabalho nesta etapa é observar a execução do trabalho, identificando se aparecem confusões por conta de instruções não muito claras que poderiam dar lugar à uma realização inadequada da tarefa. Desta forma, é possível corrigir, imediatamente, uma planilha de instruções de trabalho antes de distribuí-la para as pessoas que serão responsáveis por sua execução.
6. Conserve e documente as instruções do trabalho
Após a realização dos testes práticos e verificações, o próximo passo é registrar as instruções de trabalho e distribuí-las a quem as executa. Cada trabalhador envolvido deve ler e validar tudo antes da aplicação. Uma vez em uso, é necessário revisar os registros regularmente, com o objetivo de atualizá-los e aperfeiçoá-los, mantendo-os armazenados em local de fácil acesso para que todos os trabalhadores tenham fácil acesso.
AS VANTAGENS DE USAR PLANILHAS DE INSTRUÇÕES DIGITAIS
Hoje em dia, a digitalização é o grande desafio. Tanto as empresas como os trabalhadores se deparam com esta realidade que visa a implementação da tecnologia digital na economia, afetando a produção, o consumo e a organização, estrutura e gestão das empresas.
E nessa migração, o uso tradicional de papel está em declínio. Além dos fatores ambientais, o seu uso implica muito espaço de armazenamento, além do risco de danos e perdas. Sem falar no inconveniente de ter documentos desorganizados em grande quantidade.
Em ambientes onde é realizado um grande volume de trabalho e a entrega de instruções é frequente, a tecnologia tem permitido o desenvolvimento de softwares e aplicativos para a confecção de planilhas digitais para a entrega de instruções aos trabalhadores.
Essas soluções permitem aos gerentes de projeto, treinadores e supervisores os recursos para personalizar, criar e distribuir instruções de trabalho, usando dispositivos que hospedam, por exemplo, aplicativos genéricos ou personalizados de fácil utilização e que permitem:
· baixar planilhas de instruções de trabalho prontas para usar
· fácil acesso através de dispositivos móveis em qualquer momento e lugar, inclusive sem conexão de internet
· incorporar fotografias nas instruções de trabalho com o objetivo de facilitar a consulta e a compreensão
· fácil acesso às planilhas de inspeção de trabalho e a possibilidade de compartilhá-las com qualquer membro da equipe
· verificar que o trabalhador compreenda as instruções de trabalho com uma assinatura digital
· armazenamento ilimitado na nuvem para a proteção de dados
A combinação do uso da tecnologia com as planilhas de trabalho possui uma grande quantidade de benefícios e pode ser aplicada em uma grande quantidade de áreas.
Existem, por exemplo, fichas de instruções para trabalhar na área de segurança, onde é essencial registrar os principais componentes das políticas internas do local de trabalho, incluindo riscos, protocolos de segurança, procedimentos de bloqueio e planos de emergência.
Na área de construção, as folhas de instruções são usadas para confirmar as instruções verbais dos clientes sobre os materiais, tamanho ou variação de cor antes de enviar os projetos. Eles também podem ser usados para confirmar instruções aos subcontratados antes da ordem de serviço revisada.
Outro caso pode ser observado na área de manufatura, onde o uso de fichas de instruções auxilia os gerentes de projetos a estabelecerem frameworks e procedimentos para uma tarefa específica, identificar o escopo de cada trabalho, os cronogramas e os processos de finalização de um determinado projeto.
Os exemplos são abundantes, pois a tecnologia permite a criação de aplicativos específicos, à medida das necessidades de cada empresa, o que permite ferramentas de precisão para otimizar e reduzir custos, tempos de execução, entre outros fatores que levam ao aumento de produtividade e maior eficiência da equipe de trabalho.
