A importância de otimizar a gestão de manutenção

Tabela de Conteúdos

Quais mudanças deve ter a gestão de manutenção de uma empresa para melhorar a confiabilidade de suas operações, diminuir as falhas e os custos totais de manutenção?

O objetivo da otimização de manutenção é determinar as tarefas de manutenção adequadas que permitam minimizar o tempo de inatividade do equipamento e que proporcionem um uso mais eficaz dos sistemas e recursos para assegurar os resultados adequados ao menor custo possível, considerando todas as limitações que possam surgir.

O que é a otimização de manutenção?

A manutenção tem duas áreas que devem ser gerenciadas: o planejamento e a programação de atividades que assegurem a execução de manutenção em curto prazo e a engenharia de manutenção que otimize a manutenção em médio e longo prazo. A Otimização de Manutenção Planejada (PMP) é um método desenhado para melhorar as estratégias de manutenção baseadas nas rotinas de manutenção preventiva (PM) existentes e o histórico de falhas disponível.

Embora a maioria das empresas tenha identificado a necessidade de um programa de manutenção preventiva (PM), a execução eficaz dessas atividades de manutenção pode ser desafiadora. Circunstâncias invisíveis que requerem atenção urgente podem facilmente inviabilizar as atividades planejadas e potencialmente interromper um projeto em execução sem problemas.

O PMP fornece um método pelo qual as atividades de manutenção são realizadas com mais eficiência. Ao realizar o PMP, as tarefas existentes, modificações no cronograma e na frequência das rotinas são feitas com base no histórico de falhas do equipamento. Com um tempo relativamente mais curto para ser desenvolvido, a estratégia resultante pode ser semelhante à execução de Manutenção Centrada em Confiabilidade (RCM).

Como iniciar um programa de manutenção preventiva?

Implementar uma manutenção preventiva é o primeiro passo para melhorar a manutenção. Os seguintes passos são os necessários para iniciar a estratégia. 

Definir as metas

Quais são os objetivos de um bom programa de manutenção preventiva? A sua organização funcionará com eficiência se você planejar e programar pelo menos 80% das atividades de manutenção com antecedência. Isso pode ser mais fácil ser feito se você usar um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) que permite programar a manutenção preventiva com apenas alguns cliques. Portanto, o primeiro passo é adotar o estado de espírito certo e estar ciente dos desafios que terá pela frente. Em seguida, você precisa começar a ver como implementar a estratégia.

Crie um inventário de todos os equipamentos relevantes

Anote a marca / modelo do equipamento, números de série, especificações, números de identificação de ativos e localizações fixas. Quanto mais dados você coletar sobre cada ativo e equipamento, melhor. Depois disso, você deve documentar o estado atual do equipamento para priorizar sua importância como parte de um programa de manutenção preventiva.

Use a tecnologia correta

A tecnologia é um elemento essencial de nossa estratégia de PM. O uso de uma solução digital permitirá que você organize todas as tarefas, desde as menores, como agendamento, gerenciamento de manutenção de estoque, relatórios e organização de ordens de serviço.

Existem vários fatores a serem considerados ao escolher ferramentas de tecnologia para um programa de manutenção preventiva, incluindo o conjunto de habilidades de sua equipe, orçamento, recursos de ativos, preferência da equipe, segurança de dados e muitos outros. Uma das coisas mais importantes a lembrar ao procurar uma manutenção preventiva é que a tecnologia deve ser fácil de usar. Se um sistema for muito difícil ser entendido e aplicado, ele não contribuirá para o negócio e todo o tempo e dinheiro investidos na solução serão perdidos.

Desenvolva KPI efetivos

É difícil saber se um programa de manutenção preventiva está funcionando de forma eficaz sem definir metas específicas. Algumas métricas comuns para medir seu desempenho são a porcentagem de manutenção planejada, conformidade com manutenção preventiva, eficácia geral do equipamento e tempo médio entre falhas. Depois de decidir quais KPIs você usará para medir o sucesso ou o fracasso das ações, a próxima etapa é estabelecer uma estrutura para revisar essas métricas.

Crie listas de verificação de manutenção preventiva

Uma lista de verificação de manutenção preventiva o ajudará a controlar os KPIs, como tempo médio de reparo, porcentagem de manutenção planejada e tempo médio entre falhas. Ao analisar essas estatísticas e compará-las com os números do plano anterior, você deve saber se seu programa está melhorando as operações de manutenção.

Otimize a sua estratégia

Esta é uma tarefa sem fim. Seu programa de manutenção preventiva deve estar sempre em construção e em otimização contínua. Ao analisar todos os dados que você coleta, as notas de ordens de serviço e os diferentes relatórios, você pode ver onde estão os pontos fortes e fracos e encontrar a forma mais eficaz de otimizar a manutenção preventiva dentro das possibilidades da sua empresa.

As três fases do PMO

O processo de otimização de manutenção planejada pode ser resumido em três fases:

1. Coleta de dados

Dados confiáveis ​​são a base de qualquer tentativa de otimizar a manutenção. Ferramentas como um programa CMMS podem tornar esse processo mais fácil e preciso. No entanto, ter dados nem sempre é o mesmo que ter os dados corretos e, para um programa de manutenção ir de reativo para preditivo, é fundamental entender o valor dos dados confiáveis, como rastreá-los e como usá-los.

2. Análise, revisão e recomendações de dados

Os dados coletados devem ser analisados ​​para identificar os problemas mais críticos. As informações coletadas na análise de dados devem ser comparadas com rotinas e números existentes. Alguns pontos-chave que devem ser verificados são: se as rotinas de PM estão programadas corretamente para se alinharem com os pontos de dados MTBF e MTR, e se os pontos de falha estão dentro das faixas aceitáveis ​​estabelecidas pelas especificações do fabricante do equipamento original (OEM) ou pelos padrões da indústria. Se eles não atenderem a esses padrões, é um sinal de uma necessidade clara de otimização.

3. Execução da estratégia

Após todas as análises, o próximo passo é identificar o membro da equipe que será responsável por qualquer ação necessária e quem vai monitorar o andamento. Lembre-se de que o processo de PMP é um esforço contínuo e as revisões devem ser feitas regularmente.

Benefícios de aplicado PMP

As atividades de manutenção regulares são, definitivamente, uma parte importante para garantir a confiabilidade de uma empresa, mas o PMP vai além disso e também contribui com benefícios das atividades de manutenção, mostrando reduções de custos substanciais. 

Um programa PMP reduz os custos gerais de manutenção em aproximadamente 25%. Os períodos de retorno do investimento começarão em torno de 12 a 24 meses após a  sua implementação. Após esse tempo, já será possível ver resultados quanto os custos de manutenção. Além das melhorias no tempo de atividade e na confiabilidade que vêm com uma estratégia de manutenção sólida, os métodos de PMP ajudam as empresas a gastar recursos de maneira mais inteligente.

Etapas de otimização de manutenção 

Otimizar as funções da equipe

Conforme a sua empresa cresce, a escalabilidade se torna um desafio ainda maior, já que a força de trabalho dedica menos tempo em todas as tarefas e é fundamental gastá-lo bem.

Otimização da força de trabalho (WFO) é definida como “uma estratégia de negócios focada em equilibrar a satisfação do cliente, níveis de serviço, programação da força de trabalho, custos operacionais e outras métricas de desempenho chave para benefício máximo dos empregados”.

Basicamente, trata-se de entender como os seus funcionários trabalham e como aproveitar melhor suas habilidades para atingir os objetivos da sua organização.

Manutenção de recursos humanos

Os Recursos Humanos devem realizar uma análise inicial para verificar as competências técnicas e gerenciais dos líderes e supervisores. A implementação de um sistema formal garantirá o uso eficaz do talento de cada um da equipe para atingir os objetivos organizacionais.

Coleta da maior quantidade de dados possível

Sua organização precisará coletar informações sobre o tempo entre as falhas da máquina, tempo de inatividade da máquina, custo das peças, tempo de resposta do técnico e até mesmo a porcentagem de entrega no prazo. Com essas informações, você pode calcular o custo médio de uma hora de inatividade. A coleta abrangente de dados precisos o ajudará a otimizar suas práticas.

Crie e implemente um plano de manutenção integram 

Um bom plano deve incluir: 

– Objetivos e prioridades. A primeira etapa na criação de um plano de manutenção preventiva é definir as metas que você deseja atingir. 

– Uma programação antecipada para otimizar seu fluxo de trabalho garante que todas as peças e suprimentos estejam disponíveis com antecedência. 

– KPI para o plano de manutenção

Desenvolva um sistema de informação de manutenção

É um conjunto de procedimentos inter-relacionados, que permite a captura, processamento e fluxo das informações necessárias em cada um dos níveis da organização para a posterior tomada de decisão. O histórico de manutenção ajuda a detectar e prevenir falhas e aumenta a conscientização sobre a manutenção do equipamento. Ele também permite que você acompanhe o desempenho do seu equipamento e mostre aos inspetores que a sua empresa compre com os padrões e certificações.

Treine a equipe em habilidades informáticas

O uso da tecnologia da informação para fornecer oportunidades de treinamento contínuo para seus funcionários pode aumentar constantemente suas competências profissionais e experiência, ao mesmo tempo que traz os benefícios de um programa abrangente de desenvolvimento de seus colaboradores. O treinamento e o aprendizado devem fazer parte do processo de melhoria contínua de uma organização, pois proporcionam aos seus funcionários a capacidade de aprender continuamente, gerando assim o capital intelectual necessário para o sucesso.

Conclusões 

A má gestão da manutenção do maquinário vai resultar na deterioração da qualidade do produto e na insatisfação do cliente. A baixa participação de unidades não industriais, como administração, marketing e compras, afetará negativamente as práticas de produção e manutenção.

Criar um programa de manutenção preventiva bem-sucedido, sustentável e eficaz e uma estratégia de otimização da manutenção preventiva não é algo que pode ser feito da noite para o dia. É preciso muito planejamento, mas vale a pena quando você obtém os resultados esperados.

É importante construir uma estratégia forte e duradoura identificando objetivos, criando KPIs e gatilhos apropriados, discutindo o plano com as partes interessadas, aproveitando a tecnologia apropriada e conduzindo o treinamento.

É necessária uma análise consistente e muito tempo e esforço para garantir que qualquer progresso seja consistente. Sempre tenha esta premissa em mente: um programa adequado de manutenção preventiva não é um sonho inatingível para operações de manutenção; é uma opção viável para todos.

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Sandra Melo
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