Reglas básicas para una eficiente gestión de inventario

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Para que una empresa sea competitiva, necesita tanto de infraestructura como de equipamiento, insumos y repuestos. Pero, además, requiere organizar todos estos materiales de modo tal que siempre cuente con la cantidad justa y necesaria para no detener sus operaciones.

El complejo y competitivo mercado moderno exige que empresas y organizaciones operen en forma continua, sin permitirse ningún grado de inactividad, o incluso de retrasos en su labor, por muy pequeños que estos sean. 

Cualquiera de estas contingencias puede traducirse en graves alteraciones de la cadena de suministros o producción, con el consiguiente perjuicio para la rentabilidad y eficiencia general de la compañía. Aspectos que hoy son primordiales para mantener la competitividad.

En este contexto, es fundamental que los equipos, maquinarias e insumos que garantizan la correcta operación de la cadena productiva no estén expuestos a fallas o inconvenientes derivados de mala gestión, deficiente mantenimiento o falta piezas de recambio.

Para prevenir este tipo de complicaciones, los expertos recomiendan practicar, en forma permanente, una correcta gestión de inventario. Aplicar dicha estrategia en forma certera y eficiente, puede marcar la diferencia entre contar con maquinaria que se descompone y retrasa las tareas; de otra que funciona sin problemas, contribuyendo a mantener la productividad general.  

CARACTERÍSTICAS Y CLAVES

El objetivo central del control del inventario radica en encontrar y mantener el equilibrio de las existencias, de modo que nunca haya “demasiado poco” o “demasiado sobrante sin utilizar”. En el primer caso, la empresa sufrirá retrasos intolerables, debido a fallas en su equipamiento; mientras que, en el segundo, se desperdician recursos que podrían utilizarse mejor en otras áreas o actividades.

De este modo, la mejor forma de mantener la competitividad en el mercado actual consiste en tener sólo los niveles de existencias adecuados para satisfacer la demanda.

Este principio nos guía a respetar cuatro reglas básicas para toda gestión de inventario eficiente:

REGLA 1: LAS ÓRDENES DE TRABAJO SON PRIMORDIALES

Toda empresa promedio que requiera piezas, maquinaria y herramientas para mantenerlas en existencia, debe contar con un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS), que incluya un módulo de inventario. Sin embargo, para que esta herramienta sea cien por ciento eficiente, debe ser utilizada en forma racional y profesional. 

La dificultad para operar de acuerdo con este principio no radica en la complejidad técnica de estos softwares, sino en las malas prácticas de los operarios que lo nutren de información. Por ejemplo, podemos citar a los técnicos que, por ahorrar tiempo a corto plazo, mantienen las piezas fuera del sistema, o no las devuelven en forma oportuna.

Estas situaciones irregulares se agravarán, si las políticas de control en el uso del CMMS son poco estrictas. Ello finalmente se reflejará en una gran brecha entre la realidad efectiva de la planta, y lo que aparece en el sistema.

Para resolver este problema basta ser más riguroso. Por ejemplo, un sistema de control de inventario efectivo debe suministrar la ubicación, disponibilidad y propósito de cada artículo en existencia. Sólo de este modo la empresa garantiza que los procedimientos para la recepción y expedición de todas las herramientas, piezas y productos sean ingresados con prontitud. Como resultado, las cifras de disponibilidad serán precisas, y se optimizará considerablemente la eficiencia de todo el sistema.

Los gerentes de inventario también deben enfrentar otros “vicios humanos”, como la falta de rigurosidad para actualizar el inventario. Por ejemplo, cuando una pieza de maquinaria se vuelve obsoleta, y se retira del servicio, sus piezas de repuesto permanecen “eternamente” en existencia, y sin utilizar, porque nadie se toma la molestia de eliminarlas.

Esta situación anómala también se puede resolver garantizando que la entrada de la información en el CMMS se realice diligentemente en cada expedición y devolución. Esto permitirá deshacerse de las piezas excedentes inútiles y, consecuentemente, liberar espacio valioso de almacenamiento.

REGLA 2: A MAYOR DEMANDA MAYOR INVENTARIO

Tal como el contexto actual obligó a gigantes del comercio electrónico, como Amazon, eBay y Alibabá, entre otros, a elevar los estándares de servicio al cliente externo, los gerentes de inventario también deben responder prontamente a las crecientes exigencias de sus clientes internos, quienes requieren de un servicio y soporte más rápidos para sus maquinarias.

Esta regla rige tanto para el trabajo con sistemas informáticos (TI), como para los repuestos de maquinaria pesada. Lo importante es que los niveles de existencias estén siempre a la altura, para permitir el desempeño exitoso general. Esto implica, instaurar una cadena de suministro eficiente, para que la empresa opere sin inconvenientes. 

La clave radica en saber exactamente cuánto inventario se tiene en todo momento, lo cual sólo se logra garantizando el cumplimiento de todos los procesos de gestión.

A su vez, esto requiere de un análisis continuo, idealmente a través de un software de gestión de mantenimiento preparado para enviar notificaciones automáticas cuando los niveles de las piezas estén por debajo de los umbrales establecidos para los ajustes personalizados. 

De esta forma, se sabrá inmediatamente en qué momento bajan las existencias de piezas críticas, cuál es la cantidad de cada artículo específico, y cuando hacer pedidos, con la suficiente antelación, para evitar que queden pendientes. 

En este punto es importante recordar que el seguimiento en el uso de las piezas, así como la observación de las tendencias estacionales, y el pronóstico de la demanda, se basan en datos precisos, que siempre deben ser ingresados en el sistema de control de inventario.

REGLA 3: NO MANTENER EXCESO DE EXISTENCIAS

En ocasiones, la retroalimentación negativa de otros departamentos, que en algún momento han enfrentado falta de existencias, provoca que el gerente de inventario acumule dichos artículos sin tener verdaderas razones para ello. El exceso de inventario resultante se traduce en la necesidad injustificada de contar con más espacio de almacenamiento para piezas “ociosas”, lo cual eleva los costos de operación, estrecha el flujo de efectivo y, finalmente, incrementa el nivel de riesgo y dificultad de los negocios.

Este exceso de existencias puede ocurrir incluso aunque no se pueda predecir la disminución de la demanda de una pieza en particular. Consecuentemente, se genera una serie de posibles amenazas como la posibilidad de que la maquinaria se vuelva obsoleta, de que aumente el número de artículos perdidos o robados, o que haya mayor degradación de artículos en el mediano plazo.

Por ende, si una pieza ya no se utiliza, o no se necesita, la empresa debe tener a mano las opciones para deshacerse oportunamente del exceso de inventario.

Una solución es devolver la pieza o maquinaria al vendedor. Esto, generalmente da como resultado un reembolso o un crédito, aunque no por el monto total pagado originalmente. Otras opciones incluyen liquidar o subastar el artículo, venderlo a la competencia, o donarlo a obras de caridad, después de ingresarlo a la contabilidad como activo dado de baja.

Para evitar estas complejidades, se debe gestionar en forma efectiva el sistema de inventario, de modo de identificar la demanda, así como los requisitos mínimos y máximos de pedido, y los niveles de existencias de seguridad para cada artículo. 

En estos casos, un buen CMMS permite monitorear los plazos de entrega, así como los precios de las piezas, para que su reposición sea rápida y sencilla. Esto implica, por ejemplo, que tenga configuraciones para el umbral de obsolescencia. Si la pieza no se utiliza dentro de cierto período, se envía una notificación al gerente, para que él decida si desea eliminarla, o no, del inventario.

REGLA 4: CONOCER EL INVENTARIO

A menudo, el mayor problema que enfrentan los gerentes de inventario no radica en los niveles de existencias, sino en conocer con precisión los niveles de inventario. Esto, precisamente, se traduce en problemas de exceso y/o falta de existencias.

Las piezas de repuesto que no se utilizan, ocupan un valioso espacio de almacenamiento, mientras que las piezas de alta demanda que no están disponibles con rapidez, crean problemas de producción. De hecho, un retraso de sólo pocas horas para industrias críticas (como servicios públicos o fábricas) puede provocar enormes pérdidas.

Asimismo, esta inexactitud en los datos también puede causar diversas contingencias tales como: mayor dificultad para detectar y prevenir pérdidas y robos; daño a la marca y reputación de la empresa debido a retrasos; cierres de producción; problemas de confiabilidad; y repercusiones en otras operaciones, como los pronósticos de ventas.

Incluso aunque los niveles de inventario sean perfectos al comenzar, cualquier deficiencia posterior se traducirá rápidamente a carencias o excesos. Para evitarlo, se pueden aplicar acciones como adjuntar códigos de respuesta rápida (QR) a cada pieza del almacén, lo cual optimizará el inventario manual, haciendo que toda la tarea sea mucho más rápida y sencilla.

Del mismo modo, se pueden emplear técnicas de organización que regulen las existencias en función de parámetros tales como satisfacer la demanda a partir de la información sobre tendencias de temporada; requisitos de los departamentos internos; y disponibilidad de los proveedores, entre otras variables.

EN SÍNTESIS

El uso de un Sistema Computarizado de Gestión del Mantenimiento (CMMS) es útil, pero sólo si se siguen estrictamente los procedimientos operativos estándar (SOP) para que brinde un apoyo eficiente. Esto implica tener en cuenta que, como cualquier sistema computarizado, su valor de salida es directamente proporcional a la calidad de los datos ingresados. 

Si se considera esta pauta de uso, ayudará a rastrear los niveles de existencias, a reportar pérdidas o robos, y a identificar aquellos artículos que necesiten ser repuestos en forma urgente.

Sin embargo, más allá de la opción tecnológica, el mejor método de control de inventario radica en cumplir estas cuatro reglas que ayudarán a reducir la incertidumbre y el desperdicio. 

Sólo de este modo, las empresas estarán en mejor situación para superar a su competencia, sobresalir en el mercado y, al mismo tiempo, reducir la pérdida de tiempo, así como el excesivo gasto de energía y recursos.

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Francisco Gonzalez
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