¿Qué hemos aprendido sobre el trabajo remoto?

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Covid-19 golpeó la economía y nuestras rutinas este año, interrumpiendo muchas estrategias y planes. Para reducir la pérdida de productividad y garantizar la seguridad de los empleados, los negocios respondieron trabajando de forma flexible y remota.

Antes de la pandemia, la Oficina del Censo de EE. UU. Y la Oficina de Estadísticas Laborales estimaban que 4,7 millones de personas trabajaban desde casa en EE. UU., lo que representa aproximadamente el 3,7% de la fuerza laboral.

El covid19 fue una revelación para quienes no creían en el cambio, para quienes se aferraban a formas antiguas de trabajo o para quienes nunca experimentaron la necesidad de agilidad y flexibilidad organizacional.

Beneficios del trabajo remoto para empresas

El trabajo a distancia tiene muchas ventajas para los trabajadores y las empresas. Hemos enumerado algunos de ellos aquí:

Reducción de gastos comerciales

Según el Global Workplace Analytics Telework Savings Calculator, una sola empresa puede ahorrar anualmente US $ 11.000 por trabajador remoto que trabaja a distancia el 50% del tiempo. Dependiendo del tamaño de la empresa, esto podría representar un ahorro significativo. Las empresas que han adoptado el trabajo remoto no incurren en los gastos generales asociados con una oficina centralizada, como el arriendo, los servicios públicos, las tarifas de estacionamiento, los sistemas de seguridad y los proyectos menores de mantenimiento.

Aumento de la productividad 

Según un estudio realizado por Airtasker, los teletrabajadores «trabajan 1,4 días más al mes, o 16,8 más al año» que las personas que trabajaban en una oficina. La mayor eficiencia del trabajo remoto está vinculada a tener la autonomía para trabajar durante horas más productivas con menos distracciones. La encuesta Airtasker de 2020 analizó los hábitos diarios de 1.004 trabajadores y concluyó que, aunque los empleados remotos pasaban más tiempo tomando descansos durante la jornada laboral, también dedicaban más tiempo a las tareas laborales. Las organizaciones ahorran un promedio de $ 11,000 por año por teletrabajador de medio tiempo y aumentan la rentabilidad en un 21%.

Mayor retención y compromiso

El 54% de los empleados dice que cambiaría de trabajo por uno con más flexibilidad, lo que resulta en una reducción promedio de la rotación del 12% luego de que se ofrece un contrato de trabajo remoto. El trabajo remoto también aumenta el compromiso, lo que se traduce en un 41% menos de absentismo.

Las personas que trabajan de forma remota tienen niveles más altos de participación que las que no lo hacen y también son más felices: los trabajadores remotos a tiempo completo dicen que son felices en su trabajo un 22% más que aquellos que nunca trabajan desde casa. También es más probable que permanezcan en su trabajo actual durante los próximos cinco años, aproximadamente un 13% más que los trabajadores en el lugar.

Los mejores softwares para trabajo remoto 

Claramente, el software adecuado es esencial para el éxito de los equipos remotos. Estas son algunas de nuestras selecciones para para equipos de trabajo remoto en 2020.

Zoom

Las reuniones virtuales son una necesidad para los equipos remotos, pero sin el software adecuado, pueden convertirse en una pesadilla. Para realizar reuniones virtuales eficaces, eficientes y atractivas con tu equipo remoto, necesitas una herramienta adecuada.

El video hace que la gente se sienta más comprometida porque permite a los miembros del equipo ver las emociones y reacciones de los demás, lo que humaniza inmediatamente la reunión. Zoom es un software de videoconferencia con una serie de características que hacen que las reuniones virtuales sean más fáciles y eficientes, incluido audio y video HD, herramientas de colaboración integradas, opciones de grabación y transcripción y funcionalidad de múltiples dispositivos.

Zoom crea el tipo de interacción cara a cara que hace que las reuniones virtuales sean más atractivas y efectivas para los equipos remotos. Es fácil de instalar y usar, y ha mejorado su seguridad en respuesta a las críticas. Con soporte en vivo 24/7, una interfaz limpia y una experiencia de conferencia fluida; Zoom es una excelente opción para videoconferencias en línea.

Google Drive

Es una gran herramienta para comunicarse y colaborar en proyectos en tiempo real. Con Google Drive, todo tu equipo puede acceder a tus documentos, hojas de cálculo, diapositivas, carpetas y otros proyectos y trabajar en ellos, juntos, en tiempo real. Es mucho más fácil y rápido que el ir y venir de correos electrónicos y te permite ver los cambios que otros realizan y hacer comentarios. Los usuarios pueden compartir estos archivos con otros usuarios a través de enlaces, correo electrónico o mediante la plataforma de Google. Esto es invaluable ya que proporciona una forma gratuita de almacenar y compartir archivos de toda la organización.

Google Drive es mucho más que un servicio de sincronización y almacenamiento basado en la nube con un excelente plan de almacenamiento gratuito que te permite crear, editar, almacenar y colaborar en documentos.

Asana

Hacer un seguimiento de todos los proyectos en los que está trabajando tu equipo no es fácil, pero una herramienta de gestión de proyectos como Asana permite que esto sea mucho más fácil. También hace posible que tu equipo envíe su trabajo directamente a través de la plataforma, lo que mantiene todo bien organizado. Si deseas realizar un seguimiento de los proyectos dentro de tu equipo, Asana te ayuda a hacerlo. Este sistema se integra con otros softwares para asegurarse de que todos estén en la misma página y se ocupen de sus proyectos. Todo lo que tienes que hacer es crear los proyectos y asignar las tareas a cada miembro de tu equipo.

Asana te permite crear planes en diferentes formatos para que te resulte más fácil y útil. También te ayuda a establecer diferentes prioridades. Puedes ver dónde están trabajando todos y de qué tareas es responsable cada uno y asegurarte de que nadie en su equipo esté trabajando en exceso. Otra característica clave es su capacidad para asignar fechas límite a las tareas, lo que facilita mucho la organización general. Es una herramienta imprescindible si trabajas o tu equipo trabaja de forma remota.

Zapier

Es una herramienta maravillosa para automatizar las tareas comerciales y de productividad. Es compatible con casi todas las aplicaciones que pueda utilizar y ofrece sugerencias sobre cómo combinar servicios de forma eficaz.

Puede vincular diferentes aplicaciones a través de esta, y desde allí, comparten información que de otra manera no podrían. Hace más fácil y rápido para todos los miembros de tu equipo mantenerse al día y realizar un seguimiento de las diferentes tareas sin tener que saltar de una aplicación a otra. Esto agiliza los procesos y te ayuda a mantener las cosas organizadas.

TimeBilling

Cuando todo el mundo trabaja desde casa, es difícil controlar el tiempo. A veces, solo tienes que asumir que las personas están trabajando cuando deberían. Si deseas asegurarte de que estén haciendo lo que se supone que deben hacer, TimeBilling es la herramienta adecuada. Esta aplicación te permitirá realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que los miembros de tu equipo dedican a diferentes tareas lo que facilita la facturación de los diferentes proyectos en los que están trabajando. Si sabes a ciencia cierta en qué está trabajando tu equipo y cuánto tiempo le están dedicando, es más fácil facturar esas horas.

Slack

Es una herramienta de colaboración muy eficaz. Slack ofrece muchas funciones incluidas salas de chat (canales) organizadas por tema, grupos privados y mensajería directa. Los usuarios pueden agregar botones emojis a sus mensajes, en los que otros usuarios pueden hacer clic para expresar sus reacciones a los mensajes. El contenido, incluyendo archivos, conversaciones y personas, se puede buscar fácilmente en Slack.

Con Slack, no tienes que molestarse en capacitar a los empleados; si ellos pueden enviar un mensaje de texto, pueden usar Slack.

Toggl

Es una aplicación de seguimiento del tiempo que ofrece servicios de informes y seguimiento del tiempo en línea a través de su sitio web junto con aplicaciones móviles y de escritorio. Toggl facilita el monitoreo del tiempo empleado en las diversas tareas. Todo lo que tienes que hacer es pinchar el botón «iniciar» para empezar a realizar un seguimiento del tiempo para cualquier proyecto o tarea, y «detener» cuando hayas terminado.

Tiene integraciones para Chrome, Mozilla, Android, iPhone y escritorio. Con cualquiera de estos complementos, puede poner un temporizador en cualquier herramienta web para realizar un seguimiento de su productividad.

Aprendizajes clave

Muchas empresas ya estaban considerando horarios flexibles antes de que surgiera la pandemia. Sin embargo, otros creían que el trabajo a distancia no era apropiado en su entorno o industria. El covid obligó a muchas organizaciones a cambiar sus rutinas y algunas aún están tratando de adaptarse a esta nueva forma de trabajar.

Aquí hay algunas lecciones que las empresas han aprendido durante la pandemia.

• La productividad no se ve afectada por el trabajo virtual. De hecho, las investigaciones y las estadísticas muestran que aumenta.

• La importancia de una comunicación eficaz es fundamental. Para facilitar la comunicación, existen herramientas como Slack donde se pueden crear grupos de usuarios a los que cada miembro del equipo puede acceder e interactuar entre sí como si estuvieran en la misma oficina.

• La colaboración es fundamental para realizar el trabajo. Para lograr los resultados deseados, es necesario converger el esfuerzo en equipo y el esfuerzo individual.

• Los gerentes deben tener un rol de apoyo al liderar sus equipos. Sus tareas incluyen eliminar las barreras que dificulte los procesos, fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, poner en práctica las mejores prácticas, preservar y construir la cultura organizacional.

• Obtén las herramientas adecuadas. Muchos softwares facilitan la planificación, la gestión y el seguimiento de las tareas. Gracias a estas herramientas, pueden acceder a los calendarios de tareas de los demás, agregar o eliminar tareas y clasificarlas por proyectos.

• El seguimiento del tiempo es fundamental para saber exactamente cuántas horas nos lleva realizar determinadas tareas.

Según varios análisis, el trabajo remoto seguirá ganando adeptos. Muchas empresas quieren priorizar la “revolución del trabajo remoto” como estrategia para mejorar sus principales objetivos en esta nueva década.

A medida que las oficinas comiencen a reabrir, debemos pensar estratégicamente sobre quién trabajaría mejor en un entorno de oficina tradicional, quienes lo harían mejor desde casa o cómo podemos implementar modelos híbridos.

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Sobre el autor

Sandra Melo
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