¿Por qué fracasa un plan de mantenimiento?

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Las fallas y averías son una de las peores pesadillas para la productividad de una empresa. Sin embargo, pese a todas las complicaciones y problemas que generan, existe una gran cantidad de organizaciones que no están preparadas y no tienen ningún tipo de plan de mantenimiento.

El mantenimiento se define como una herramienta esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa del ámbito industrial porque repercute de manera directa en su proceso productivo. Consiste en un conjunto de actividades necesarias para alcanzar un funcionamiento óptimo de sus instalaciones, maquinarias y equipos, cuyo objetivo es generar plena capacidad de operación y altos niveles de eficiencia.

Mantenimiento: Una dura realidad

Muchas empresas pequeñas y medianas no cuentan con un departamento dedicado al mantenimiento, tampoco tienen personal técnico propio para esta área, y lo que suena aún más preocupante, no realizan ningún tipo de mantenimiento, limitándose apenas a reparar cuando el daño ya se produjo y es inevitable detener la operación para hacerse cargo del problema.

En resumen, cuando una máquina sufre un desperfecto y paraliza su trabajo, todos se agitan y corren sin rumbo fijo, evidenciando la falta de preparación para una situación crítica. Los técnicos capaces de resolver el problema no están presentes, suelen no estar disponibles para reparar la falla de inmediato y, cuando lo hacen, necesitan tiempo para diagnosticar lo que ocurre, conseguir los repuestos necesarios y ejecutar el trabajo.

Todo eso tiene un costo que muchos, por increíble que parezca, no consideran: el tiempo que se pierde en todo el proceso. Y, generalmente, eso ocurre en el momento menos indicado, cuando hay mayor premura o cuando un cliente está esperando con urgencia un producto.

Este tipo de situaciones afecta a toda la empresa, perjudicando la planificación de la cadena de producción, generando estrés y conflictos evitables en el equipo de trabajo y poniendo en riesgo la relación con el cliente.

Es posible que los clientes comprendan la situación si ésta se produce una vez. Sin embargo, no tendrán la misma actitud si el problema se repite, ya que la empresa se muestra incapaz de cumplir con sus plazos, baja ostensiblemente su nivel de calidad y se perfila como seria candidata a perder en un mercado cada vez más competitivo.

La solución que no sirve

Existen empresas que deciden incorporar el mantenimiento a su dinámica de operaciones, pero la gestión que hacen al respecto las lleva a fracasar en su intento.

Lo que primero que hacen es destinar la menor cantidad de recursos posible y encargan a un profesional que elabore y ejecute un plan de mantenimiento. Han escuchado hablar del mantenimiento preventivo, de planificación, de sus bondades y concluyen que hay que hacer algo al respecto.

Sin embargo, lejos de estudiar la situación, escuchar la opinión de un especialista y planificar una estrategia, simplemente seleccionan a un profesional, generalmente con poca experiencia, y le encargan a él un plan de mantenimiento y su ejecución.

En tanto, lo que no consideran es que le están endosando toda la responsabilidad a un tercero, que muchas veces no pertenece a la empresa. Además, esa persona tiene que investigar, buscar información y hacer consultas para crear lo que le fue encargado. Eso toma tiempo y ahí es donde comienzan los problemas, ya que la empresa olvida que esta parte del trabajo implica reunir datos, conocer las máquinas, crear hojas de cálculo y generar un esquema de trabajo. Algo que no se aprende de un día para otro y, si el profesional no tiene la experiencia suficiente, le tomará más tiempo aún.

Con el apremio del tiempo, comienzan a surgir las presiones. Al no existir una estrategia ni una disposición real de la empresa de considerar el trabajo que ella misma encargó, se producen cuestionamientos al timing con que se está realizando el plan. Y cuando se requiere acceder a una máquina que está operativa para realizar un mantenimiento, se ponen reparos para evitar que esta se detenga.

Esta forma de proceder genera conflictos y, peor aún, desmotivación y sensación de pérdida de tiempo. Las máquinas siguen fallando y afloran reproches por todos lados. El fracaso de un plan así es evidente.

Elaborando un plan de mantenimiento exitoso

Para hacer un plan de mantenimiento que funcione, se necesita un trabajo estratégico que considere lo siguiente:

  • Objetivos – Es clave definir las metas que quiere alcanzar una empresa al elaborar un plan de mantenimiento. Entre las más frecuentes encontramos la reducción de los tiempos de paralizaciones, reducción del costo de las intervenciones, previsión de las paralizaciones, etc.
  • Prioridades – La idea aquí apunta a darle continuidad al plan trazado, determinando qué hacer antes o después. El propósito también considera llevar las máquinas a su funcionamiento pleno y detenerlas cuando corresponda y con un orden prestablecido.
  • Recursos – El éxito de un plan de mantenimiento exitoso debe definir el perfil del personal, su nivel de formación y experiencia, el régimen de trabajo, la utilización de aplicaciones u otros elementos técnicos, entre otros aspectos. Cuanto mayor sea el detalle, más simple será la ejecución del plan.
  • Prescindencia – Realizar el mantenimiento de una máquina u otro equipo supone sacrificar algo. Ya sea la pérdida de poder de decisión de alguien dentro del equipo, o una menor producción puntual por la paralización de una máquina, es necesario tener claro que hay que prescindir de algo para asegurar el trabajo de mantención y así mantener todo funcionando como corresponde y según lo planificado.
  • Responsables – Un plan tiene que identificar quién está detrás de él. Tanto en su elaboración como de su ejecución, la empresa tiene que establecer con claridad quién está a cargo y definir sus responsabilidades, para que no surjan conflictos.
  • Hoja de ruta – Plazos y pasos a seguir tienen que estar estipulados. El plan debe ejecutarse según las fechas determinadas y, si se produce algún imprevisto, definir acciones para corregir o modificar la hoja de ruta.

¿Cómo garantizar el éxito de un plan de mantenimiento?

El primer paso para lograr que un plan de mantenimiento tenga el éxito esperado es el compromiso de quienes están involucrados. El respeto por el trabajo de planificación y ejecución tiene que ser permanente.

Eso garantiza que cada profesional involucrado tiene claro lo que debe hacer. Así, las directrices establecidas por la gerencia al diseñar el plan los obligan a seguir los lineamientos que ellos mismos crearon, con sus deberes y limitaciones, al igual que para los trabajadores que ejecutarán las acciones, siguiendo las políticas de la empresa y las pautas adecuadas.

Otro factor importante está relacionado con los resultados que se espera lograr. Éstos deben ser claros y precisos, ya que de eso depende la definición de qué datos se necesitará recopilar para analizar el desempeño del plan. La información sobre el nivel de producción o los costos del mantenimiento son algunos ejemplos de datos a medir.

El éxito va de la mano con un trabajo mancomunado entre la gerencia, el área ejecutiva y técnica, con responsabilidades claras, intercambio de información y revisión constante de los procesos para hacer ajustes y aprender de la experiencia de todo el equipo.

Si la política está bien definida, los recursos son los adecuados y hay un esfuerzo real por definir los objetivos con la adecuada asesoría técnica, los resultados pueden ser realmente satisfactorios.

La elaboración de un plan de mantenimiento es más simple de lo que parece. Sin embargo, la clave es que se haga correctamente, siguiendo las pautas para que en todo momento exista un foco que guíe las acciones de la empresa en dirección a los objetivos propuestos.

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Antonio Frieser
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