Dentro del área de planificación de una empresa, existe una serie de tareas críticas que deben ser ejecutadas minuciosamente para lograr el cumplimiento de sus objetivos. Una de ellas es la que corresponde al planificador de mantenimiento.
¿Qué hace un planificador de mantenimiento?
La función principal del planificador de mantenimiento es determinar las tareas que se deben ejecutar, definir el momento en que deben llevarse a cabo y de qué manera deben hacerse.
De un modo general, el planificador de mantenimiento se encarga de:
- Desarrollar un plan de mantención.
- Actualizar la información técnica de los equipos, las especificaciones y el listado de repuestos.
- Establecer y mantener un canal fluido de comunicación con áreas de producción, operadores y supervisores.
- Manejar el volumen del backlog de mantenimiento.
- Enfocar los esfuerzos del equipo para reducir el tiempo no productivo.
Aquí, una introducción sobre lo que supone crear un plan de mantenimiento.
De la estrategia a la acción
Dentro del organigrama de la empresa, corresponde a la gerencia de mantenimiento elaborar la estrategia y los lineamientos generales que debe seguir la organización para alcanzar sus objetivos.
Sin embargo, el planificador de mantenimiento es el responsable por concretar esa estrategia, organizando todos los recursos que tiene a su disposición. Para eso tiene que crear y ejecutar un plan de acción que apunte al cumplimiento de las metas definidas por la gerencia del departamento.
Factores de riesgo para la gestión del planificador de mantenimiento
Las funciones de un planificador de mantenimiento pueden verse condicionadas por el tamaño de la empresa en cuestión, las necesidades del equipo de trabajo, la estrategia trazada por la compañía y por factores de la cultura organizacional en materia de división y distribución de las tareas que se deben cumplir.
Sin embargo, no es posible determinar un modelo aplicable para todos los profesionales que se desempeñan en ese cargo. Por esa razón, y para evitar dudas sobre qué tareas son responsabilidad de un planificador de mantenimiento, es necesario establecer criterios que ayuden a definir concretamente su campo de acción.
¿Cómo definir el trabajo del planificador de mantenimiento?
Un profesional dedicado a planificar el mantenimiento en una empresa debe responder a tres áreas de acción interrelacionadas entre sí que apuntan a tener un conocimiento total de los recursos, el manejo de la ejecución de tareas y del equipo involucrado en la operación y la medición de resultados y rendición de cuentas.
Las áreas que mencionamos y sus particularidades son las siguientes:
Levantamiento de información
- Analizar los activos – se trata básicamente de conocer los equipos que están a su disposición, considerando su materialidad, recomendaciones de los fabricantes y detalles de su funcionamiento.
- Realizar un diagnóstico aplicando un AMEF – al momento de diagnosticar una falla, el planificador de mantenimiento tiene que ser capaz de analizar un conjunto de indicadores clave. Idealmente debe ser posible, además, lograr un nivel de detectabilidad. Para llegar a resultados óptimos, lo recomendable es realizar este tipo de diagnóstico usando el Método de Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF).
- Procesar la información – los datos recopilados deben ser organizados y almacenados para que el planificador de mantenimiento sea capaz de determinar qué hacer y cuál es la mejor forma de llevar a cabo el trabajo.
Ejecución y control del trabajo
- Diseñar instrucciones – concluido el levantamiento de información, la siguiente área de acción es definir las pautas de trabajo, orientando a cada trabajador sobre los procedimientos que deben realizar.
- Equilibrar tareas y metas – El planificador de mantenimiento debe establecer una relación entre las tareas de mantenimiento y las metas de producción. La clave es articular las necesidades de ambos departamentos, generando un canal de intercambio de información mutua que garantice un impecable funcionamiento de la operatividad de los activos físicos, en línea con las metas de la empresa.
- Programar el mantenimiento – Una vez definido lo anterior, es necesario planificar cuándo llevar a cabo las mantenciones. Y eso solo es posible cuando se conocen las condiciones de los activos físicos y las ventanas de tiempo disponibles.
- Manejo del equipo de trabajo – El responsable por la planificación de mantenimiento también debe tener dominio sobre quienes ejecutarán las tareas que él diseña y asigna. Eso le permitirá definir a quién encomendar cada labor, una vez que evalúe el desempeño, conocimiento y experiencia de cada trabajador, organizando además y dirigiendo al equipo.
- Suministrar materiales de trabajo – En su faceta de facilitador, el planificador de mantenimiento debe calcular la cantidad de material necesario para la ejecución de cada tarea y solicitar la adquisición de ellos anticipadamente.
- Relación con contratistas – Es frecuente la necesidad de contar con personal externo para realizar tareas. Por esa razón, se requiere la capacidad de planificación y gestión de ese apoyo, considerando tiempos, integración con el equipo de planta y alineamiento con los estándares y objetivos de la empresa para una ejecución eficiente.
Medición de resultados y rendición de cuentas
- Generación de informes – En su rol de unir a la gerencia con el área técnica, existe una gran cantidad de datos sobre el trabajo realizado, los cuales deben ser reunidos y organizados para después elaborar informes que llegan a las manos de los gerentes, quienes evalúan el desempeño junto con el resto del equipo.
El apoyo de los CMMS o Apps de mantenimiento
A lo largo de las áreas relacionadas con el trabajo de un planificador de mantenimiento, el manejo de un enorme volumen de datos e información crítica es permanente.
Por esa razón, existen soluciones tecnológicas, conocidas como CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) por sus siglas en inglés. Se trata de un software que puede ser diseñado según los requerimientos específicos del cliente y apoya al planificador de mantenimiento para que su labor sea lo más eficiente posible.
Dentro de las posibilidades que ofrece el desarrollo de este tipo de herramientas está la capacidad de:
- Reunir y organizar información crítica que ayude al gerente, a los técnicos y al planificador de mantenimiento a conocer detalladamente los activos.
- Emitir órdenes de trabajo que incorporen esa información, ofreciendo la mayor claridad y datos relevantes al equipo técnico en terreno para que ejecute su labor.
- Contar con la opción de diagnosticar equipos no automatizados o poco prioritarios a través de una orden de trabajo, o recurrir a soluciones que incluyen IoT cuando se trate de un diagnóstico de equipos automáticos.
- Automatizar órdenes de trabajo que permitan asignar responsables y agregar indicaciones precisas sobre procedimientos, garantías, herramientas, piezas, materiales, entre otras para la ejecución del trabajo.
- Incorporar los protocolos de seguridad a las órdenes de trabajo, ayudando al planificador de mantenimiento entregar a los técnicos toda la información y procedimientos de seguridad pertinentes, además de garantizar el cumplimento y revisión del trabajo a través de la aplicación.
- Programación de tareas, permitiendo al planificador de mantenimiento anticipar y poner a disposición del equipo los recursos necesarios, considerando los objetivos trazados y los tiempos de entrega comprometidos.
- Control de herramientas para determinar materiales, herramientas, piezas y equipo de seguridad laboral que se debe asignar al momento de emitir al equipo una orden de trabajo.
- Administrar equipos de trabajo, independiente de si son pertenecientes a la empresa o externos, asignando el trabajo según el tipo de activo, experiencia u otros criterios.
- Elaboración de informes en tiempo real, que permiten dar cuenta del trabajo y presentar a la gerencia la información relacionada con todo el proceso contenido en una orden de trabajo, constituyéndose en un aporte para la toma de decisiones de la empresa.
- Crear todo tipo de notificaciones automáticas que alerten al equipo de trabajo sobre la ocurrencia de fallas en tiempo real y fechas críticas, como la ejecución de tareas, caducidad de garantías o inspecciones rutinarias.
- Visualización de KPI’s claves que permiten tanto a la gerencia como al planificador de mantenimiento medir el desempeño de toda la operación, a través datos y estadísticas de todos los aspectos críticos relacionados con la mantención.
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