Existe un extenso número de aplicaciones que optimizan el rendimiento de las hojas de cálculo de Microsoft Excel, la herramienta definida como uno de los “clásicos indestructibles” de la revolución digital.
Es indudable que la revolución digital se ha consolidado como pilar fundamental del desarrollo moderno. Sin embargo, la aparición de nuevas aplicaciones y programas basados en Inteligencia Artificial, Realidad Virtual o Analítica en Tiempo Real, entre otros avances, no ha impedido que los distintos protagonistas del mercado aún basen gran parte de su competitividad en herramientas “clásicas” y que nacieron, literalmente, durante el “siglo pasado”.
Uno de los ejemplos más característicos de esta singular dicotomía corresponde a las hojas de cálculo de Microsoft Excel, que a pesar del tiempo y la constante evolución tecnológica, aún están plenamente vigentes en todos los segmentos de la economía y la producción industrial.
De hecho, su valor es tan indiscutido, que hoy es casi imposible recopilar, almacenar y analizar datos de manera eficaz, sin contar con su apoyo.
Gracias a una arquitectura que supo adaptarse a los constantes cambios tecnológicos, Excel es capaz de ordenar extensos volúmenes de datos y clasificarlos de acuerdo con diferentes criterios de análisis u organización. Para ello cuenta con un extenso conjunto de herramientas, entre las que se cuentan fórmulas complejas, tablas, gráficos e informes, entre otras.
Sin embargo, esta característica también es un arma de doble filo. Pues la gran cantidad de funcionalidades suele generar algunas complicaciones operativas, especialmente a los usuarios más inexpertos. Todo ello se traduce en pérdida de tiempo y mayor probabilidad de cometer errores.
Los mejores complementos de Microsoft Excel
Para enfrentar ese riesgo y optimizar al máximo las funcionalidades de Excel, el mercado tecnológico ofrece un amplio conjunto de complementos, extensiones y plataformas tipo Add-In, cuyo objetivo es, precisamente, facilitar el trabajo diario con las hojas de cálculo:
1. Open as App
Esta innovadora plataforma permite crear aplicaciones a partir de las hojas de Excel, con información mínima y sin tener conocimientos de codificación. Las aplicaciones conservan la lógica original y los cálculos de datos se transfieren automáticamente desde la hoja de cálculo. Además, se puede utilizar en conjunto con otros complementos de Excel.
Cuenta con un plan básico gratuito, y otros de pago, que brindan más características y funcionalidades.
2. Bottleneck Detector
Limpia los archivos de Excel de los segmentos que ralentizan su rendimiento. Para ello identifica los “cuellos de botella” que se generan, tanto en hojas individuales como en rangos completos, y genera los cambios necesarios para que el tamaño del archivo no perjudique el rendimiento del equipo.
Esta funcionalidad es muy útil para trabajar en terreno con planillas o informes, desde dispositivos móviles.
3. HandyMap Places & Routes
Esta aplicación permite agregar mapas interactivos de carreteras, e imágenes satelitales de caminos, calles o barrios, en cualquier tipo de archivo de Excel. De este modo, se ilustran directamente en la hoja de cálculo los datos correspondientes a direcciones y rutas que requieran una identificación más precisa.
Es una solución muy apropiada para empresas de logística y distribución. El precio del plan básico comienza en US$ 10 dólares, aproximadamente.
4. XLTools.net Data Cleaning
Es una potente herramienta gratuita de orden y optimización, que permite limpiar espacios vacíos, convertir los formatos de las celdas y cambiar mayúsculas o minúsculas dentro de un texto, entre otras diversas funciones.
5. Duplicate Remover
Como su nombre lo indica, este práctico complemento gratuito de Excel localiza fácilmente los datos duplicados dentro de cualquier hoja de cálculo. Una vez que los identifica, proporciona seis opciones diferentes sobre cómo tratar cada registro, lo cual agiliza el proceso de limpieza de los archivos.
6. Nasdaq para Excel
Este famoso proveedor de datos financieros y económicos también desarrolló su propio complemento gratuito para Excel. Brinda una funcionalidad ampliada que permite trabajar con grandes conjuntos de datos específicamente orientados al sector financiero y descargarlos para crear informes. Tales características otorgan, asimismo, un amplio margen para explorar datos en diferentes formatos.
7. ASAP Utilities
Este paquete contiene más de 300 utilidades para clasificar, ordenar y analizar con más eficacia grandes volúmenes de información. Entre sus ventajas está la opción de exportar hojas como archivos separados y de aplicar fórmulas sólo a celdas específicas. Este complemento está disponible en 10 idiomas y el precio de su licencia básica es de US$50 por usuario.
8. Kutools
Esta versátil aplicación proporciona más de 300 funciones adicionales, incluyendo fusión de celdas sin pérdida de datos, combinación de hojas de trabajo, conversión de contenido y listas desplegables, entre otras. Estas características simplifican la mayoría de las tareas complejas de Excel, reduciéndolas a solo unos pocos pasos.
El precio de la licencia básica es de US$45 dólares, aproximadamente.
9. Bing Maps
Este efectivo complemento gratuito, diseñado para Microsoft Office, recolecta los datos de localización digitados en un archivo de Excel y los visualiza en un mapa de Bing que luego se incrusta en la hoja de cálculo. También ofrece la opción de modificar algunos controles, como, por ejemplo, la opción de acercar o alejar la imagen.
10. QR4Office
Este complemento gratuito genera códigos QR que se integran directamente en cualquier archivo Excel. Es una herramienta muy útil para redirigir y conducir rápidamente a los usuarios a un determinado enlace. Cuenta con comandos de diseño para seleccionar color, fondo y tamaño de la imagen, y es compatible con cualquier otro complemento de Excel.
¿Por qué integrar Excel con otros sistemas?
La posibilidad de integrar estas soluciones tecnológicas de última generación a Excel, simplifica y optimiza significativamente la recolección y análisis de datos vitales para el crecimiento estratégico de las empresas.
En este campo, DataScope cuenta con una amplia gama de herramientas de última generación, que ofrecen total integración con las diversas funciones de Excel, complementando los procesos de análisis de datos.
Esto se traduce, a su vez, en ventajas operativas y de gestión de recursos físicos y humanos, que ayudan a las empresas a orientarse de mejor forma al logro de los objetivos de corto, mediano y largo plazo.
