La importancia de optimizar la gestión del mantenimiento

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¿Qué cambios debe tener la gestión del mantenimiento de una empresa para mejorar la confiabilidad de sus operaciones, disminuir las fallas y los costos totales de mantenimiento?

El objetivo de la optimización de mantenimiento es determinar las tareas de mantenimiento adecuadas que permitan minimizar el tiempo de inactividad del equipo y que proporcionen un uso más eficaz de los sistemas y recursos para asegurar los resultados deseados al menor costo posible, considerando todas las limitaciones que puedan surgir.

¿Qué es la optimización del mantenimiento?

El mantenimiento tiene dos áreas que se deben gestionar: la planificación y programación de actividades que aseguren la ejecución de mantenimiento a corto plazo y la ingeniería de mantenimiento que optimice el mantenimiento a medio y largo plazo. La optimización de mantenimiento planificado (PMO) es un método diseñado para mejorar las estrategias de mantenimiento basadas en las rutinas de mantenimiento preventivo (PM) existentes y el historial de fallas disponible.

Si bien la mayoría de las empresas han identificado la necesidad de un programa de mantenimiento preventivo (PM), la ejecución eficaz de dichas actividades de mantenimiento puede ser un desafío. Circunstancias invisibles que requieren atención urgente pueden descarrilar fácilmente las actividades planificadas y potencialmente interrumpir un proyecto que funciona sin problemas.

PMO proporciona un método mediante el cual las actividades de mantenimiento se llevan a cabo de manera más eficiente. Al realizar la PMO, las tareas existentes, las modificaciones en la programación y la frecuencia de las rutinas se realizan en función del historial de fallas del equipo. Con un tiempo relativamente más corto para desarrollar, la estrategia resultante puede ser similar a realizar un Mantenimiento Centrado en Fiabilidad (RCM).

¿Cómo iniciar un programa de mantenimiento preventivo?

Implementar un mantenimiento preventivo es el primer paso para mejorar el mantenimiento. Estos son los pasos necesarios para iniciar la estrategia.

Definir las metas

¿Cuáles son los objetivos de un buen programa de mantenimiento preventivo? Tu organización funcionará de manera eficiente si planifica y programa con anticipación al menos el 80% de sus actividades de mantenimiento. Esto puede ser más fácil hacerlo si utilizas un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) que te permita programar el mantenimiento preventivo con unos pocos clics. Por lo tanto, el primer paso consiste en adoptar el estado de ánimo adecuado y ser consciente de los desafíos que se avecinan. A continuación, debe comenzar a buscar cómo implementar la estrategia.

Crea un inventario de todo el equipo relevante

Toma nota de la marca / modelo del equipo, números de serie, especificaciones, números de identificación de activos y ubicaciones fijas. Cuantos más datos puedas recopilar sobre cada activo y pieza de equipo, mejor. Después de eso, debes documentar el estado actual del equipo para priorizar su importancia como parte de un programa de mantenimiento preventivo.

Usa la tecnología adecuada

La tecnología es un elemento esencial de nuestra estrategia de PM. El uso de una solución digital te permitirá organizar todas las tareas, desde la más pequeña, como la programación, la gestión del mantenimiento del inventario, los informes y la organización de las órdenes de trabajo.

Hay varios factores que deben tenerse en cuenta al elegir herramientas tecnológicas para un programa de mantenimiento preventivo, incluido el conjunto de habilidades de tu equipo, el presupuesto, las capacidades de los activos, la preferencia del equipo, la seguridad de los datos y más. Una de las cosas más importantes que hay que recordar al buscar mantenimiento preventivo es que la tecnología debe ser fácil de usar. Si un sistema es demasiado difícil de entender y utilizar, no será una contribución para el negocio y todo el tiempo y el dinero invertido en la solución se perderá

Desarrolla KPI efectivos

Es difícil saber si un programa de mantenimiento preventivo está funcionando eficazmente sin establecer objetivos específicos. Algunas métricas comunes para medir su rendimiento son el porcentaje de mantenimiento planificado, el cumplimiento del mantenimiento preventivo, la efectividad general del equipo y el tiempo medio entre fallas. Una vez que decidas qué KPI utilizará para medir el éxito o el fracaso, el siguiente paso es establecer un marco para revisar esas métricas.

Crea listas de verificación de mantenimiento preventivo

Una lista de verificación de mantenimiento preventivo te ayudará a realizar un seguimiento de los KPI, como el tiempo medio de reparación, el porcentaje de mantenimiento planificado y el tiempo medio entre fallas. Analizando esas estadísticas y comparándolas con los números del plan previo deberías saber si tu programa está mejorando las operaciones de mantenimiento.

Optimiza tu estrategia

Esta es una tarea sin fin. Tu programa de mantenimiento preventivo siempre debe estar en construcción y en continua optimización. Al analizar todos los datos que recopilas, las notas de las órdenes de trabajo y los diferentes informes, puedes ver dónde se encuentran las fortalezas y debilidades y encontrar la manera más efectiva de optimizar el mantenimiento preventivo dentro de las posibilidades de tu compañía.

Las tres fases de PMO

El proceso de optimización del mantenimiento planificado se puede resumir en 3 fases:

1. Recopilación de datos

Los datos fiables son la piedra angular de cualquier intento de optimizar el mantenimiento. Herramientas como un programa CMMS pueden hacer que este proceso sea más fácil y preciso. Sin embargo, tener datos no siempre es lo mismo que tener los datos correctos, y para que un programa de mantenimiento pase de reactivo a predictivo, es fundamental comprender el valor de los datos confiables, cómo rastrearlos y cómo usarlos. 

2. Análisis, revisión y recomendaciones de datos

Los datos recopilados deben analizarse para identificar los problemas más críticos. La información recopilada a partir del análisis de los datos se debe comparar con las rutinas y números existentes. Algunos puntos clave a revisar son: si las rutinas de PM están programadas correctamente para alinearse con los puntos de datos MTBF y MTR, y si los puntos de falla están dentro de los márgenes aceptables establecidos por las especificaciones del fabricante de equipos originales (OEM) o por los estándares de la industria. Si no cumplen con esos estándares, existe una clara necesidad de optimización.

3. Ejecución de la estrategia

Después de todo el análisis, el siguiente paso es identificar al miembro del equipo que será responsable de cualquier acción requerida y supervisará el progreso. Tenga en cuenta que el proceso de PMO es un esfuerzo continuo y las revisiones deben realizarse de forma habitual.

Beneficios de aplicar PMO

Las actividades de mantenimiento regulares son claramente una parte clave para garantizar la confiabilidad de una empresa, pero la PMO va más allá y aumenta los beneficios de las actividades de mantenimiento al mostrar reducciones sustanciales en los costos.

Un programa de PMO reduce los costos generales de mantenimiento en aproximadamente un 25%. Los períodos de recuperación comenzarán alrededor de 12 a 24 meses después de implementar una PMO. Entonces verás ahorros en los costos de mantenimiento. Además de las mejoras en el tiempo de actividad y la confiabilidad que vienen con una estrategia de mantenimiento sólida, los métodos de PMO ayudan a las empresas a gastar los recursos de una manera más inteligente.

Etapas de optimización del mantenimiento

Optimizar las funciones del personal

A medida que su negocio crece, la escalabilidad se convierte en un desafío aún mayor, lo que significa que la fuerza laboral dedica menos tiempo a todas las tareas y es fundamental gastarlo bien.

La optimización de la fuerza laboral (WFO) se define como “una estrategia comercial centrada en equilibrar la satisfacción del cliente, los niveles de servicio, la programación de la fuerza laboral, los costos operativos y otras métricas clave de desempeño para obtener el máximo beneficio de los empleados.

En esencia, se trata de comprender cómo trabajan tus empleados y cómo aprovechar mejor sus habilidades para alcanzar los objetivos de su organización.

Mantenimiento de recursos humanos

Recursos Humanos debe realizar un análisis inicial para verificar las habilidades técnicas y de gestión de líderes y supervisores. La implementación de un sistema formal asegurará el uso efectivo del talento para lograr las metas organizacionales.

Recolección de la mayor cantidad de datos posible

Tu organización deberá recopilar información sobre elementos como el tiempo entre fallas de la máquina, tiempo de inactividad de la máquina, costo de las piezas, tiempo de respuesta del técnico e incluso el porcentaje de entrega a tiempo. Luego, puedes calcular el costo promedio de una hora de tiempo de inactividad. La recopilación exhaustiva de datos preciso te ayudará a optimizar tus prácticas.

Crea e implementa un plan de mantenimiento integral

Un buen plan debe incluir:

-Objetivos y prioridades. El primer paso a la hora de crear un plan de mantenimiento preventivo es definir los objetivos que desees alcanzar.

-Un programa con anticipación para optimizar su flujo de trabajo, permite garantizar que todas las piezas y suministros estén disponibles con anticipación.

– KPI para el plan de mantenimiento

Desarrolla un sistema de información de mantenimiento

Es un conjunto de procedimientos ínterrelacionados, que permite la captura, procesamiento y flujo de la información requerida en cada uno de los niveles de la organización para la toma posterior de decisiones. El historial de mantenimiento ayuda a detectar y a prevenir fallas y aumenta la conciencia sobre el mantenimiento del equipo. También permite realizar un seguimiento del rendimiento de tu equipo y mostrar a los inspectores que tu empresa cumple con los estándares y certificaciones.

Capacita al personal en habilidades informáticas

El uso de la tecnología informática para brindar oportunidades de capacitación continua a tus trabajadores puede aumentar, de manera constante, las competencias profesionales y la experiencia de tus empleados, al tiempo que acarrea los beneficios de un programa integral de desarrollo de empleados. La capacitación y el aprendizaje deben convertirse en parte del proceso de mejora continua en una organización, ya que proporciona a tus empleados la capacidad de aprender continuamente, generando así el capital intelectual necesario para el éxito.

Conclusiones

Una mala gestión del mantenimiento de la maquinaria resultará en el deterioro de la calidad del producto y la insatisfacción del cliente. La escasa participación de las unidades no manufactureras, como la administración, el marketing y las compras, afectará negativamente las prácticas de producción y mantenimiento.

La creación de un programa de mantenimiento preventivo exitoso, sostenible y eficaz y una estrategia de optimización del mantenimiento preventivo no es algo que se pueda llevar a cabo de la noche a la mañana. Se necesita de mucha planificación, pero vale la pena cuando se obtienen los resultados esperados.

Es importante construir una estrategia sólida y duradera identificando objetivos, creando indicadores claves de rendimiento y desencadenantes adecuados, discutiendo el plan con las partes interesadas, aprovechando la tecnología adecuada y llevando a cabo la capacitación.

Se necesita un análisis consistente y mucho tiempo y esfuerzo para asegurar que cualquier progreso sea consistente. Siempre ten en cuanta esta premisa: un programa de mantenimiento preventivo adecuado no es un sueño inalcanzable para las operaciones de mantenimiento; es una opción viable para todos.

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Sobre el autor

Sandra Melo
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