La firma electrónica verificada se ha convertido en un elemento crucial para garantizar la seguridad y trazabilidad en las operaciones modernas.
En un entorno empresarial donde la mejora continua y la capacidad de respuesta son vitales, la seguridad no puede quedar en segundo plano.
Por ello, es muy importante adoptar soluciones tecnológicas que no solo agilicen los procesos, sino que también refuercen la protección de los datos.
Una de estas soluciones es la Firma Electrónica (FE), una herramienta que valida la autenticidad de documentos, transacciones y operaciones con la misma solidez legal que una firma tradicional en papel.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es un archivo digital que contiene una serie de datos que establecen, inequívocamente, la identidad de una persona (el firmante).
Esto permite vincular dicha firma a cualquier mensaje que contenga información generada, almacenada o compartida mediante medios electrónicos.
Esto incluye, por ejemplo:
- Formularios móviles.
- Listas de verificación operadas en plataformas web.
- Documentos en formato PDF, entre otras opciones.
De este modo, es posible firmar electrónicamente en forma segura, diversos instrumentos empresariales, entre los cuales se encuentran:
- Contratos
- Órdenes de Compra
- Órdenes de Trabajo
- Listas de asistencia
- Inspecciones de seguridad
- Autorizaciones de obras, etc.
¿Cuántos tipos de Firma Electrónica existen?
En Chile, el uso de la firma electrónica está regulado por:
- La Ley Nº19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma.
- El respectivo reglamento, establecido en el Decreto Supremo Nº181/2002 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción.
Para todos los efectos, el Artículo Nº3 de la Ley 19.799 indica que:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”.
A partir de esta base, se definen dos tipos de firma electrónica:
1. Firma Electrónica Simple (FES)
Cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar – al menos formalmente – a su autor.
2. Firma Electrónica Avanzada (FEA)
Es la firma certificada por un prestador acreditado, y creada a través de medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control.
De esta manera, la FEA se vincula en forma exclusiva a una sola persona y a los datos a los que se refiere cada documento específico.
Esto permite:
- Verificar la identidad del titular que firma.
- Detectar cualquier modificación posterior del documento.
- Impedir que se desconozca la integridad del documento y su autoría.
¿Por qué es importante contar con firma verificada?
Para que una firma electrónica sea válida, debe estar verificada.
Es decir, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe crearse con datos de alta seguridad y nivel de confianza.
- Requiere identificar al firmante de manera exclusiva e inequívoca.
- Necesita entregar información fidedigna, sin interferencias o errores.
- Debe impedir cualquier modificación posterior del documento firmado, para garantizar su integridad permanente.
¿Cuáles son las ventajas de la Firma Verificada?
Una firma verificada permite certificar cualquier documento o instrumento (privado o público), que se acuerde y transmita por medios electrónicos.
Asimismo, otorga a estas actuaciones el mismo reconocimiento, protección y valor que tienen los actos y contratos celebrados en papel.
Esto se traduce en las siguientes ventajas para las empresas:
1. Reduce la tramitación de procesos administrativos
Los documentos firmados electrónicamente pueden emitirse y validarse en línea. Esto los hace mucho más ágiles y eficientes que los documentos impresos.
2. Elimina el uso de papel
Utilizar documentos firmados electrónicamente ahorra recursos de impresión y almacenamiento de papel.
Esto reduce el impacto ambiental y contribuye a la descarbonización de las empresas.
3. Brinda mejor disponibilidad de información
Los documentos electrónicos verificados pueden estar permanentemente disponibles en la red empresarial.
También pueden almacenarse directamente en la nube, lo cual:
- Simplifica los procesos documentales.
- Ahorra recursos de sistema.
- Permite disponer de respaldo permanente para todas las actuaciones.
Esta ventaja, asimismo, simplifica la búsqueda de datos y optimiza significativamente el acceso a información crítica.
Consecuentemente, mejora la capacidad de las empresas para:
- Analizar nuevas variables.
- Adaptarse a múltiples cambios de contexto.
- Tomar más y mejores decisiones estratégicas.
4. Agiliza y eficientiza la comunicación entre partes
La firma electrónica verificada valida legalmente el intercambio de documentos electrónicos entre personas, empresas e instituciones (sean públicas o privadas).
Esto se traduce en mejor interacción entre cada uno de los actores del ecosistema productivo y comercial.
Todo ello agiliza procesos, acelera la toma de decisiones en todo nivel e impulsa tanto la eficiencia como la seguridad general.
El uso de firmas electrónicas verificadas también permite que las empresas:
- Ahorren tiempo y dinero en trámites.
- Agilicen la firma de documentos en terreno o zonas geográficas alejadas.
- Optimicen su relación contractual con otras compañías e instituciones.
- Incrementen la eficiencia de su comunicación interna y externa.
A su vez, desde el punto de vista de la administración pública, los documentos con firma electrónica verificada:
- Reducen la burocracia administrativa.
- Impulsan la innovación.
- Fomentan la creación de nuevas empresas.
¿Cómo eficientar procesos con Firma Electrónica?
Como hemos visto, la firma electrónica verificada agiliza la interacción empresarial, y permite gestionar múltiples procesos en forma segura y eficiente.
Por ejemplo, permite validar inspecciones de seguridad en terreno, sin que los supervisores del área estén físicamente en todas las instalaciones de la empresa.
También garantizan la capacidad de la empresa para auditar procesos complejos, detectar no conformidades, e impulsar la eficiencia y mejora continua.
Asimismo, eliminan el uso de planillas o formularios impresos, lo cual permite, por ejemplo, respaldar documentación crítica directamente en la nube.
De este modo, se previenen los múltiples riesgos asociados con la pérdida de documentos valiosos.
También agilizan tareas estratégicas, tales como autorizaciones de trabajo, adquisiciones o revisiones periódicas, que no pueden detenerse para esperar una firma física.
Para disfrutar de estos beneficios, las empresas requieren apps que autoricen la emisión de firmas electrónicas verificadas.
El mercado ofrece actualmente múltiples proveedores de software para FEA, cuyas soluciones se aplican en tiempo real y se validan en línea.
Estas herramientas brindan:
- Mayor eficiencia en el uso de los recursos de la empresa.
- Más seguridad en el empleo y almacenamiento de datos.
- Mejor control de las operaciones.
- Compromiso real con la sustentabilidad y cuidado del medioambiente.
En este desafiante escenario, el nuevo módulo especializado de DataScope te permite incorporar firmas electrónicas verificadas en toda tu documentación crítica.
Con DataScope, podrás, por ejemplo:
- Verificar la firma de todo tu personal y asegurar su identidad.
- Realizar auditorías y certificaciones rápidas y seguras.
- Cumplir las regulaciones de la industria.
- Respetar la legislación vigente.
- Respaldar datos y formularios físicos en la nube.
- Implementar recordatorios para firmar documentos a tiempo.
- Trabajar con la validación de la Dirección del Trabajo de Chile.
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