Guía para diseñar un sistema de seguimiento y evaluación

Tabla de Contenidos

Establecer un sistema de monitoreo y evaluación (M&E) es esencial para evaluar información de manera efectiva, rastrear el progreso y tomar decisiones bien informadas.

¿Qué es un sistema de monitoreo y evaluación?

La definición de un sistema de M&E varía entre diferentes organizaciones. En la mayoría de los casos, un sistema de M&E se refiere a todos los indicadores y herramientas que se utilizan para medir un programa que se ha implementado de acuerdo con un plan. M&E es el proceso de recopilación, sistematización y análisis de información que se basa en objetivos y resultados; es una herramienta de gestión y aprendizaje que proporciona información crucial sobre el proceso y el éxito del proyecto.

Beneficios de utilizar el seguimiento y la evaluación

El monitoreo y la evaluación (M&E) ayudan a:

• Contar con un proceso de gestión y toma de decisiones eficaz para mejorar la ejecución y resultados del proyecto.

• Verificar la efectividad y limitaciones de la metodología aplicada para ejecutar determinados proyectos.

«Seguimiento» se refiere a un proceso continuo de análisis de acuerdo con el plan operativo del proyecto (POP). Se concibe como una actividad interna del proyecto que es fundamental para una buena administración y gestión.

El «Seguimiento» se refiere al sistema de observaciones que se lleva a cabo para verificar y analizar las actividades y resultados de cada proyecto que se ha ejecutado para comprobar si ha contribuido al logro de los objetivos establecidos. El seguimiento consiste en un análisis técnico, una evaluación de los informes (ITF, informe semestral, informe final), visitas, reuniones y otras actividades realizadas por la UNIP y / o URIP.

La “Evaluación” se refiere a un ejercicio más analítico, realizado para determinar el grado de éxito del proyecto. Además de medir la efectividad, el análisis puede incluir otros criterios como relevancia, sostenibilidad, etc.

El sistema de M&E se llevará a cabo en dos niveles: a nivel de programa y a nivel de proyecto. Los elementos son básicamente los mismos. Dado que los proyectos son parte de un programa, los sistemas de planificación y seguimiento y evaluación están estrechamente relacionados:

1. El M&E del proyecto está directamente relacionado con los resultados, objetivos e indicadores del Programa. Entonces, la planificación del programa influye en el plan estratégico del proyecto.

2. Los resultados a nivel de proyecto contribuyen directamente al progreso y logro del éxito del programa.

Plan operativo del proyecto (POP)

El Plan Operativo del Proyecto (POP) consiste en planificar las actividades del proyecto con el fin de lograr resultados. Cualquier modificación económica entre las actividades o modificación técnica del Plan deberá solicitarse formalmente con el respectivo apoyo a la oficina nacional del IICA para su evaluación y aprobación.

Ejercicios de seguimiento y evaluación y desarrollo de la línea de base

El sistema de M&E depende de las necesidades, capacidades y recursos existentes. Lo más importante es que el proceso puede proporcionar datos relevantes para medir cambios, logros y efectividad.

Métodos de M&E

Algunos métodos de M&E pueden usarse para monitorear los indicadores y el entorno de los proyectos. Por ejemplo, si un proyecto intenta mejorar la situación económica o la productividad, puede ser útil involucrar a algunos productores para tener una mejor apreciación de todos los cambios a lo largo del tiempo en lugar de simplemente hacer una encuesta al final del proyecto.

Existen diversos tipos de formatos para las evaluaciones. Algunos de ellos son:

Evaluaciones participativas: es un método útil para comprender cómo el grupo destinatario ve el proyecto y descubrir diferencias entre ciertos grupos (mujeres-hombres, jóvenes, grupos minoritarios, etc.).

Seguimiento sistemático (registro en formatos prediseñados, cuadernos de trabajo) de las actividades y resultados por parte del personal de campo que es el equipo en contacto diario con los beneficiarios.

Estudios de campo específicos para obtener información específica.

Base de referencia

La línea de base es un conjunto de indicadores estratégicos seleccionados que sirve como punto de comparación para futuras evaluaciones con el fin de determinar los logros de un proyecto durante su ejecución. Se establece una línea de base antes de iniciar las acciones planificadas y el ejercicio se repite al menos al final del proyecto para poder comparar los cambios en los valores de los indicadores. En otras palabras, la línea de base muestra la situación antes de iniciar el proyecto y se enfoca en los aspectos más relevantes relacionados con el objetivo de éste. Por lo tanto, las variables deben estar estrechamente relacionadas con los indicadores en el marco lógico del proyecto, específicamente a nivel de propósito y resultados para medir el desempeño del proyecto.

Establecer una línea de base es más adecuado para proyectos piloto que buscan mejorar la situación de los beneficiarios en términos de acceso sostenible a la energía (AEA) y / o mayor rentabilidad.

Mediante un análisis antes y después de la ejecución del proyecto, se pueden medir los cambios introducidos por el proyecto. En el caso de los proyectos o estudios de investigación, el establecimiento de una línea de base parece menos adecuado, pero como en los proyectos piloto los valores base de los indicadores de propósito y resultados antes de la ejecución del estudio o investigación.

¿Cómo establecer una línea de base?

La razón principal para establecer una línea de base de rendimiento es poder cuantificar los cambios en el rendimiento y los cambios en su carga o aplicación. La parte más difícil de establecer una línea de base es determinar qué operaciones son críticas para el uso efectivo del sistema. Demasiados elementos aumentan la cantidad de trabajo necesario para establecer líneas de base confiables.

Las reglas básicas que se describen a continuación permiten reducir el número de operaciones que necesitan líneas de base a un número manejable.

Al generar su lista de operaciones a la línea base, incluye lo siguiente:

* Tareas que se realizan muchas veces durante el día (como la creación de pedidos, el control de procesos y las tareas de entrada de datos)

* Tareas que son importantes para el usuario (como consultas del sitio web, pantallas de atención al cliente y tareas de entrada de pedidos)

Métodos de recopilación de datos

A veces, la información necesaria para establecer la línea de base se puede obtener de fuentes secundarias, en la mayoría de los casos se necesita un estudio de campo. En su realización, se utilizan métodos cuantitativos y cualitativos con el fin de optimizar la calidad de los hallazgos. Los métodos más utilizados son encuestas y entrevistas, así como grupos focales, evaluación participativa rural (ERP) y revisión de documentos (en el caso de fuentes secundarias).

Para proyectos de desarrollo, los estudios de campo generalmente se basan en entrevistas y grupos focales porque permiten un abordaje más amplio del tema evaluado y los individuos son capaces de brindar información tanto cuantitativa como cualitativa.

Los grupos focales permiten conocer la opinión y valores colectivos de determinados grupos de la población. Otros métodos cualitativos relevantes para una línea de base son los métodos ERP que incluyen varios instrumentos como mapeo, ranking de preferencias, ranking de riqueza, diagramas periódicos e históricos, diagramas institucionales y otros métodos que facilitan la participación pública en la evaluación.

En el caso de un estudio de campo, particularmente cuando se basa en entrevistas, es necesario obtener una muestra que garantice la representatividad de los diversos segmentos de la población.

¿Cómo hacer una muestra?

Para sacar conclusiones válidas sobre la línea de base y comenzar a alinear los resultados, es necesario establecer una muestra representativa de la población objetivo.

Selección de áreas y encuestados

Para ser una muestra representativa de la población objetivo, los encuestados deben estar distribuidos en toda el área geográfica del proyecto y representar a todos los grupos relevantes. Es aconsejable seleccionar algunas áreas representativas y seleccionar un cierto número de encuestados en base a una selección aleatoria. Hay varias posibilidades y técnicas de estadísticas de muestreo (aleatorias, estratificadas, agrupadas, sistemáticas y de otro tipo) que no podemos analizar en detalle en esta guía.

En caso de que desee comprender las diferencias entre ciertos tipos de beneficiarios (por género, edad u otros criterios), es importante incluir suficientes representantes de cada grupo (estrato) en su muestra en cada área seleccionada, por ejemplo, proporcionalmente al tamaño de cada grupo de población. El muestreo estratificado requiere que el tamaño de cada estrato sea lo suficientemente grande para poder comparar las diferencias. En la mayoría de los proyectos, no será necesario ni aplicable un muestreo estratificado.

En la selección de las áreas y encuestados, es necesario cuidar ciertos criterios perjudiciales. Por ejemplo, la logística, el acceso, la preferencia de ciertos grupos sociales son factores que pueden influir en la representatividad de la muestra.

 Tamaño de la muestra

Las consideraciones más importantes para calcular el tamaño de la muestra están relacionadas con el presupuesto disponible para realizar el estudio y los requisitos estadísticos. Una muestra pequeña no permitiría conclusiones estadísticamente válidas. Por otro lado, una muestra muy grande puede resultar costosa e ir más allá de los recursos del proyecto. Sin embargo, se recomienda calcular el tamaño de la muestra en base a criterios estadísticos y, si es necesario, reducir el margen de error para lograr un tamaño aceptable.

Informes

El avance de un programa depende en gran medida de la ejecución de los proyectos. Los retrasos o problemas en la ejecución de los proyectos afectan automáticamente el grado de avance del programa.

El Informe Técnico Financiero (ITF), se utiliza para calcular el progreso del proyecto y ver la diferencia entre el plan y el progreso real.

El informe final muestra todos los logros del proyecto. Se basa en la información de todos los informes semestrales anteriores, el análisis del último semestre y los resultados de la línea de salida. El informe final se centra especialmente en el análisis de la eficacia. También incluye un análisis de sostenibilidad que mide los efectos ambientales, las externalidades, el financiamiento y la economía.

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Sobre el autor

Sandra Melo

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