La tecnología está cambiando la forma en que vivimos, cómo nos comunicamos y la forma en que compramos y trabajamos. Hace unos años, todos usábamos atlas o mapas impresos para buscar una dirección. Ahora tenemos Google Maps que proporciona imágenes satelitales y mapas que nos ayudan a dejar atrás el papel.
En los negocios, el uso de la computación en la nube, el aprendizaje automático y el análisis predictivo están creando nuevos métodos para aumentar la productividad y optimizar los procesos.
La tecnología está en el aire, el agua, la comida, la educación, los negocios, la oficina, el mercadeo, la comunicación, los viajes, las compras, la banca y en todo lo que forma parte de nuestra vida diaria. La tecnología es una de las herramientas más valiosas que tenemos disponibles a nuestro alcance y debemos aprovecharla para que nuestra organización sea más eficiente y consiga una mejor posición en el siempre cambiante mercado actual.
Sin lugar a dudas, la tecnología ha tenido un gran impacto en la industria. La circulación de periódicos está decayendo y la tendencia es cambiar hacia un mundo sin papel. La idea ha sido planteada durante mucho tiempo por tecnólogos y defensores del medio ambiente como una forma de llevar a nuestros negocios a una fase más evolucionada.
Sin embargo, a pesar de los enormes avances en tecnología en los últimos años, la mayoría de las empresas parecen dudar de cómo hacer realidad una oficina sin papel. ¿Podría 2022 ser el año en que su negocio finalmente pueda lograr ese objetivo?
Hacia una realidad sin papel
La mayoría de las empresas están bien reduciendo los papeles en algunas áreas de su negocio, pero pocas se comprometen a quedarse totalmente sin hojas porque existe cierto nivel de preocupación y consternación. Sin embargo, dejar de utilizarlo es mucho más fácil de lo que la mayoría de las empresas creen. Aquí hay algunas maneras para comenzar:
- Escanea y recicla tus archivos
Cuando llegue un documento en papel a la oficina, escanéalo, súbelo a tu archivo digital y recicla el papel. Verifica que todos tus documentos en papel pasen a formato digital. Luego destruye y recicla los papeles y documentos viejos.
- Digitaliza todos los documentos de tu negocio
Solicita a tus clientes, proveedores y partes interesadas que envíen copias digitales de los documentos y empieza a enviar archivos digitales en lugar de enviar facturas y facturas en papel. La mayoría de las otras empresas prefieren enviar documentos por correo electrónico en vez de imprimirlos y enviarlos por correo. Sin embargo, cuando tengas la opción, opta por las copias digitales de documentos en lugar de copias en papel.
- Utiliza firmas digitales
Las firmas digitales permiten procesos de aprobación más rápidos porque pueden reducir el tiempo de entrega de documentos en un 80%. Además, ayudan a reducir los costos de impresión, envío, copia, escaneo y archivo en formatos de papel, lo que presenta muchas desventajas. Las firmas digitales no solo pueden ayudarte a no usar papel, sino que también permite que los documentos estén más protegidos porque los bloquea y su software de administración puede detectar automáticamente cualquier cambio.
- Motiva a tus empleados para que trabajen sin papel
Lanza una campaña para motivar a su organización a que trabaje sin papeles y adopte prácticas comerciales sostenibles. Muestre a tus empleados los beneficios de no usar papel y cómo facilitará su trabajo. Si ven el tiempo y el esfuerzo que pueden ahorrar, es más probable que apoyen el cambio.
- Obtén un software eficiente y proporcionar la capacitación necesaria
Mientras tus empleados se preparan y reciben la capacitación necesaria para dejar de usar papel, busca un sistema de administración de documentos digitales adecuado que te ayude a administrar y almacenar documentos. Hay muchos sistemas de gestión de documentos digitales disponibles, pero debes investigar y comparar las diversas opciones antes de tomar una decisión. Haz una lista de las herramientas que necesitas en un sistema de administración de documentos digitales, así como de las características que deseas.
- Usa aplicaciones que permitan disminuir el uso del papel
El proceso de transición a una oficina sin papel puede ser lento y bastante complicado, pero hay aplicaciones para reducir el uso del papel que pueden hacerlo mucho más fácil. Estas aplicaciones no solo pueden ayudarte en el período de transición, sino también avanzar y permanecer sin papel.
No olvides realizar un seguimiento de la cantidad de papel usado antes y después de la implementación de prácticas sin papel y comparte el resultado con tu organización, monetizando los resultados para amplificar el impacto de tus hallazgos.
Dejar de usar papel no tiene que ser tan difícil, especialmente si cuentas con herramientas que te pueden ayudar a hacerlo. Una vez que haya terminado los pasos para dejar de usar papel, se requiere mucho menos esfuerzo para mantenerse sin papel. Ten en consideración que dejar de usar papel no sólo beneficiará a tu empresa sino que también al planeta.
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