La comunicación es fundamental para el éxito de cualquier negocio. La falta de una línea comunicacional clara puede terminar siendo perjudicial para tu organización en todos los niveles. Aproximadamente, un tercio de todos los proyectos fallidos o retrasados son el resultado de una falla en la comunicación.
Poder identificar los problemas de comunicación más comunes dentro de una empresa puede ayudarnos a prevenir futuras fallas de comunicación. Teniendo esto en cuenta, las siguientes son algunas de las fallas de comunicación más comunes en los negocios.
No contar con un plan de comunicación
Todas las empresas deben tener un plan de comunicación establecido. Este plan debe informar a los empleados, gerentes y partes interesadas, cómo, dónde y cuándo deben comunicarse. Sin ese plan, puede resultar difícil saber cuál es el proceso correcto para comunicarse.
Una organización demasiado jerárquica
Una estructura demasiado vertical o compleja dificulta el flujo de información; alguna información puede perderse y otra a los destinatarios distorsionada. Algunas empresas tienen diferentes oficinas en diferentes lugares geográficos y eso complica aún más la colaboración y la comunicación.
Sin líneas de comunicación abiertas con los jefes
Si tus empleados no pueden comunicarse fácilmente con la gerencia, entonces será difícil que los gerentes hagan un seguimiento de lo que están haciendo sus empleados y qué tipo de progreso están logrando y qué requieren para aumentar sus niveles de productividad. Todos los niveles de una organización necesitan comunicarse entre sí de manera eficiente para hacer preguntas, abordar problemas o mantenerse al día. La falta de líneas de comunicación entre los empleados y la gerencia hará que los empleados sean menos productivos e incluso pueden sentirse menos valorados, ya que no hay forma de que se aborden, eficientemente, sus problemas.
Envío de información irrelevante
Si los gerentes envían mensajes constantemente a sus empleados y esos mensajes son irrelevantes para sus funciones, los empleados comenzarán a ignorar esos mensajes. Esto puede ser un problema real, especialmente si se ignora un mensaje urgente porque los destinatarios asumen que podría ser irrelevante.
No hay plataformas para la comunicación en el lugar de trabajo
Las empresas deben utilizar plataformas de comunicación seguras para relacionarse con sus empleados. Si no cuentan con eso, los miembros del equipo encontrarán otras formas de comunicarse entre sí, que pueden no ser menos seguros. Por ejemplo, pueden enviarse correos electrónicos, que contienen información confidencial, entre si y esto puede poner en riesgo la seguridad de la información y, puede, además, dificultar el monitoreo de la productividad.
Hay muchas soluciones de software para comunicarse directamente con los empleados y compartir información relevante. Dichas plataformas no solo promueven una comunicación segura y fácil, sino que también facilitan que los empleados trabajen juntos y que los gerentes sigan el progreso de sus tareas.
Formas de comunicación incorrectas
Las diferentes interacciones requieren diferentes modos de comunicación. El tema y la urgencia del mensaje definirán la forma correcta de comunicación. Por ejemplo, si tienes un mensaje urgente para tus empleados, enviar correos a sus direcciones individuales no es la forma correcta de abordar este problema. Llamarlos directamente puede ser una forma eficaz de asegurarse de que reciben el mensaje urgente.
Los gerentes mantienen a los empleados fuera del circuito
Asegurarse de que los empleados puedan comunicarse con los gerentes es fundamental para mantener canales de comunicación eficientes, pero también es importante asegurarse de que los gerentes utilicen estos canales para comunicarse con sus empleados. Uno de los problemas que tienen muchas empresas es que sus gerentes asumen que los empleados no necesitan saberlo todo. Sin embargo, mantener informados a los empleados sobre cuáles son los objetivos de la organización, cómo van los proyectos y cómo le va a la empresa, les hace sentir que en realidad son una parte importante del negocio y tienen interés en cómo funciona. En consecuencia, se involucran más, son más productivos y se involucran más emocionalmente en el éxito de su empresa.
Ambiente de trabajo estresante
El ambiente de trabajo estresante puede tensar la comunicación entre los empleados en el lugar de trabajo. Un ejemplo de esto pasa cuando los empleados se sienten sobrecargados y la empresa no tiene suficiente personal. Un entorno de trabajo estresante puede dificultar la comunicación eficaz de los empleados. Si están abrumados con el trabajo, es posible que se olviden de enviar mensajes importantes a sus gerentes o compañeros de trabajo, y eso afectará negativamente la comunicación.
Además, si los empleados tienen miedo de compartir sus opiniones o si el entorno de trabajo es demasiado competitivo, es posible que oculten información a sus compañeros que podría ayudarlos a hacer su trabajo de manera más eficaz.
Cómo solucionar problemas de comunicación
El primer paso para evitar y solucionar la interrupción de la comunicación es conocer cuáles son los problemas. Los siguientes pasos pueden ayudarlo a comprender y tratar los problemas de comunicación.
Presta atención a cómo se comunica la gente
Esfuérzate por comprender el estilo de comunicación de tus trabajadores. Este punto puede parecer obvio, pero requiere un esfuerzo consciente. Para los gerentes es fundamental comprender cómo se comunica cada miembro de su equipo. También deben saber la mejor forma de presentar información y comentarios al equipo y a los individuos en particular. Tomarse el tiempo para comprender qué es lo que motiva a una persona hará que tus interacciones con ella sean más efectivas.
Proporciona las herramientas adecuadas
Según el informe de The Economist, el 63% de los encuestados cree que la comunicación podría mejorarse utilizando una gama más amplia de herramientas. Diferentes personas tienen diferentes estilos de comunicación y necesitan ciertas herramientas para comunicarse de manera más efectiva. En algunos casos, las personas deben poder elegir las herramientas que les permitan compartir sus ideas y comentarios de manera efectiva,
Muchas herramientas de comunicación en el lugar de trabajo giran en torno a la palabra escrita. Este es el método óptimo para ciertos casos; sin embargo, también hay ocasiones en las que las imágenes o los videos pueden ser más efectivos.
Proporciona los recursos necesarios
Al igual que cualquier habilidad, la comunicación puede resultar más fácil con la práctica. Hay muchas capacitaciones diseñadas para ayudar a los empleados a comunicarse con sus colegas, independientemente de los diferentes estilos de comunicación. Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden necesitar superar su miedo a hablar en público, mientras que otros necesitan mejorar la forma en que colaboran de manera efectiva dentro de un equipo o cómo proporcionar comentarios de manera concisa.
Además de las herramientas, mencionadas anteriormente, los emprendedores deberían poder brindar capacitación para que las personas de distintas generaciones puedan comprender la mejor manera de usarlas.
Se transparente
Se siempre transparente acerca de sus objetivos comerciales y avance hacia esos objetivos. Al hacer eso, puedes mantener a todos en la misma página para que puedan saber cómo sus contribuciones individuales influyen en la visión más amplia de la empresa. Las reuniones generales pueden ser eficaces para compartir puntos de vista y objetivos, mientras que las reuniones individuales pueden proporcionar un entorno ideal para que los gerentes hablen con sus trabajadores sobre problemas específicos y comprendan sus estilos de comunicación y la forma en que les gustaría recibir comentarios e instrucciones. Además, los gerentes pueden entrenar a los supervisores sobre cómo comunicarse mejor con los miembros del equipo.
Conoce las capacidades de tu equipo
Algunas personas se sienten cómodas simplemente al hablar durante una reunión para expresar una opinión, otras pueden preferir tomarse su tiempo para formular una idea y comunicarla por escrito. Si es un gerente, conocer las preferencias de todos puede ser útil para mejorar la comunicación dentro de la organización.
Capacita a su equipo para que se comunique constantemente
Proporcionar una solución para la comunicación de los empleados en tiempo real significa que los empleados pueden obtener las respuestas que necesitan para hacer un buen trabajo de manera oportuna y las empresas pueden garantizar que todos los datos de comunicación empresarial interna sean propiedad de la empresa y estén almacenados por ella.
Céntrate en las soluciones
Cuando hay una ruptura total en la comunicación, la reacción natural es el pánico. La mayoría de las personas comienzan a culpar a otros grupos o equipos, lo que agrava aún más el problema. Claramente, este es el enfoque equivocado. Lo principal es enfocarse en una solución para salir del problema inicial. ¿Qué tan difícil es eso? Podría ser tan simple como extender los cronogramas de las tareas, cambiar la forma de comunicarse e interactuar con el equipo. Necesitarás obtener comentarios de todas las partes involucradas para lograrlo.
Haz preguntas
Hacer suposiciones es la receta para el desastre. Si tienes alguna duda o no la entiendes, toma la iniciativa y pregunta. Si ya hay una falla en la comunicación, no dudes en hacer preguntas. Cuando llegue a un punto en el que no tenga claro algo, haz preguntas.
Conclusión
En conclusión, siempre podemos recuperarnos de una interrupción de la comunicación para poder comunicarnos mejor. Una buena forma de lograrlo es prestando atención a su equipo para ver cómo se comunican e interpretan la información. Esto te ayudará a reducir la incidencia de interrupciones en la comunicación. Tómate el tiempo para verificar y analizar cómo se comunican quienes lo rodean, aclara sus dudas y objetivos y brinda a los empleados las herramientas y la capacitación que necesitan para comunicarse a través de los estilos.
Es importante considerar a todas las partes que están involucradas en un proceso de comunicación, los que comunican algo y los que reciben el mensaje. (clientes o personal). Quienquiera que esté involucrado, es costoso dejar que el quiebre comunicacional continúe, especialmente una vez que ha sido identificado.
Es imperativo mantener un alto nivel de comunicación precisa. Dado que los gerentes de proyectos dedican casi el 70-80% de su tiempo a comunicarse, hacer esta parte correctamente mejorará los resultados y podrás ver los resultados muy pronto.
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