¿Cómo usar las órdenes de trabajo?

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Las órdenes de trabajo son herramientas esenciales porque ayudan a todos, dentro de una empresa, a organizar, asignar, priorizar, rastrear y a completar tareas clave. Son documentos que proporcionan información sobre las tareas de mantenimiento y los pasos necesarios para completar esas tareas.

Las órdenes de trabajo son específicas para cada empresa, dependiendo de la actividad, tipo de industria y tipos de mano de obra entre otros factores. Sin embargo, hay una serie de datos comunes en cualquier industria o servicio, que deben estar presentes en este instrumento de información, como el número consecutivo, el tipo de actividad de mantenimiento, la prioridad, los registros históricos, etc.

Cualquier tipo de órdenes de trabajo debe incluir todos los requisitos para realizar el trabajo y debe incluir los siguientes elementos:

-Los diversos tipos de requisitos operativos del día a día de la planta o instalación.

-Necesita separar o definir órdenes de trabajo de capital.

-Los requisitos reglamentarios.

La orden de trabajo debe contener información de contacto completa de la persona que genera el documento, el cliente o el representante de ventas de la empresa si forma parte de un proyecto. Además, debe incluir los detalles del trabajo a realizar, fechas de referencia e instrucciones de entrega. Estas herramientas proporcionan un registro de las actividades comerciales a la que se puede acceder para fines de planificación presupuestaria y en caso de procedimientos legales.

El uso de un sistema de órdenes de trabajo facilita la programación de la carga de trabajo, la verificación de las necesidades, el pedido oportuno de suministros y materiales y el seguimiento de todos los procesos de producción y entrega. La programación eficiente mejora la contabilidad de costos y ahorra dinero a la empresa.

Tipos de orden de trabajo

Hay varios tipos de órdenes de trabajo de mantenimiento. Dependiendo de la organización, las órdenes de trabajo de mantenimiento generalmente se clasifican en una de las siguientes categorías:

Órdenes de trabajo general

Una orden de trabajo general es cualquier tarea de mantenimiento que no se considera una labor de mantenimiento preventivo, inspección, emergencia o mantenimiento correctivo. Las órdenes de trabajo generales pueden incluir tareas como instalar nuevos equipos, pintar paredes o limpiar un almacén, por ejemplo.

Mantenimiento preventivo

Una orden de trabajo de mantenimiento preventivo es una tarea de mantenimiento de una rutina programada que es realizada por un miembro del equipo o por un grupo de miembros. El mantenimiento preventivo mantiene los equipos en su estado actual y evita el deterioro o fallas. Las órdenes de trabajo preventivas definen los requisitos de recursos, las instrucciones, las listas de verificación y las notas para cada tarea y son esenciales para garantizar que la tarea de mantenimiento se realice en un período de tiempo específico. El mantenimiento preventivo se lleva a cabo en todos los elementos para los que una falla tendría graves consecuencias.

Mantenimiento correctivo

El mantenimiento correctivo se realiza para identificar, aislar y rectificar una falla de modo que el equipo, la máquina o el sistema se puedan restaurar a su condición original. A diferencia de una orden de trabajo de emergencia, una orden de trabajo de mantenimiento correctivo se planifica y programa porque se identificó una falla a tiempo. Por lo tanto, una orden de trabajo de mantenimiento correctivo puede consistir en la reparación, restauración o reemplazo del equipo.

Inspecciones

Una orden de trabajo de inspección necesita que un técnico de mantenimiento audite o inspeccione un activo según un conjunto de parámetros preestablecidos. Durante una inspección, un técnico de mantenimiento puede identificar un problema y luego generar una nueva orden de trabajo para corregir ese problema.

Emergencia

Se debe crear una orden de trabajo de emergencia cuando ocurre una falla no programada y un activo necesita ser reparado de inmediato. Una orden de trabajo de emergencia se usa para registrar y monitorear cualquier trabajo reactivo realizado que no fue planeado con anticipación. Una vez finalizado el trabajo, el técnico de mantenimiento cumplimentará la orden de trabajo proporcionando toda la información sobre el incidente: por qué ocurrió la avería, qué se hizo al respecto y qué se debe hacer para evitar que ocurra de nuevo.

La evolución de los modelos de órdenes de trabajo

Las primeras órdenes de trabajo se generaron manualmente. Las órdenes de trabajo manuales tenían tres secciones principales. En la parte superior estaban los datos de identificación del equipo y el problema; en el medio, los datos de planificación, y en la parte inferior, los datos de ejecución del mantenimiento. Esta última parte podría subdividirse en dos partes: datos para la gestión del equipo (resumen del servicio realizado y comentarios sobre el problema) y para la gestión de la mano de obra (horas-hombre consideradas y utilizadas).

En el siguiente modelo, utilizado durante la fase de transición del control manual al sistema automatizado, solo la última sección corresponde a la identificación del equipo. Igual se registran la duración de mantenimiento, la pérdida de producción, el uso de mano de obra y costos, pero no se les da el mismo tratamiento en los datos del historial. El formulario se utilizó para crear una tarjeta perforada, que tenía 80 caracteres para procesar, donde los primeros cuatro estaban reservados para la identificación del documento.

La siguiente orden de trabajo en el proceso evolutivo se desarrolló para el sistema de control automatizado, con la producción de una tarjeta perforada. Tenía un código de servicio de cuatro caracteres, el primero destinado al Suceso (O), que indicaba el origen de la necesidad de intervención en el equipo, el segundo para la Acción (A), que indicaba lo realizado por el equipo de mantenimiento, y los dos últimos para el Complemento (CPL) de esa acción. La mejor terminología para este código sería «código de ocurrencia», que indicaría intervenciones debido a fallas o defectos. El término «código de defecto» también se utilizó para este propósito.

La evolución del modelo de orden de trabajo, utilizado en el sistema de control de mantenimiento automatizado, generó dos tarjetas perforadas y presentó, en relación a la anterior, las siguientes particularidades:

– Un campo asociado con un número consecutivo para correlacionar con dos o más órdenes de trabajo, cuando la ejecución de las actividades excedieran el período mínimo para procesar los informes de gestión, que se define como «horizonte»;

-El código de mantenimiento compuesto por el código del equipo asociado al componente, actividad y sector.

-El código de ocurrencia compuesto por cuatro «celdas»: Causa: que indica el motivo de la ocurrencia (falla o defecto) en el equipo; Efecto: indica cómo se encontró la falla o el defecto; la Acción: que indica el verbo asociado con el servicio ejecutado y el Complemento: que completa el mensaje de acción.

Modelo de orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitido por computadora en forma continua

Con la implementación de la orden de trabajo de mantenimiento preventivo, emitida a través de la computadora, surgió la idea de utilizar la máquina para reprogramar actividades que no se ejecutaban en un plazo aceptable. Este trabajo de reprogramación automatizada fortaleció el concepto de Clase.

Durante el desarrollo del proyecto, el período de espera de la computadora para la devolución de las órdenes de trabajo era determinado por cada actividad. Si este plazo superaba el establecido, daba lugar al pago de una tasa de no ejecución, y, posteriormente, esta información quedaba guardada en la base de datos para su posterior registro en el informe de gestión de no conformidades.

Para reducir aún más las responsabilidades burocráticas de los encargados del mantenimiento y garantizar que los servicios programados se realizaran de acuerdo con un estándar preestablecido, la orden de trabajo emitida por el computador también podía contener instrucciones de mantenimiento pre-impresas. Era necesario tener estas instrucciones escritas para evitar la proliferación de estos documentos. Se recomendó que el número de líneas para cada actividad programada en cada componente no superara las treinta.

Plantilla de orden de trabajo para actividades no programadas

En este modelo, para utilizar los servicios de mantenimiento (denominado «cliente»), encontraremos las siguientes opciones de evaluación: «ejecutado íntegramente», «ejecutado provisionalmente», «reservado» y «no atendido», como factor de medida de la calidad de los servicios de mantenimiento. Este tipo de registro, que permitirá evaluar la gestión de mantenimiento con respecto a las necesidades de producción, también se puede incluir en las órdenes de trabajo de las actividades programadas.

En los modelos de las órdenes de trabajo para actividades programadas y no programadas, se puede observar la existencia de un código de barras creado digitalmente para facilitar la lectura en sistemas integrados.

Para actividades distintas al mantenimiento, que implican la mano de obra del personal de mantenimiento, se puede utilizar las siguientes órdenes de trabajo: la orden de trabajo de ruta, o la orden de trabajo colectiva u orden de trabajo para diversas actividades.

Orden de trabajo de diversas actividades o «colectivo» o «ruta»

Una vez que este formulario tenga un “horizonte” mensual, para permitir que tus datos sean procesados y pasen a formar parte de los informes de gestión de costes y mano de obra; puedes recibir un número de identificación consecutivo mensual, que será utilizado como referencia para su registro, en las tarjetas de tiempo de los ejecutantes, para calcular las horas-hombre empleadas en este tipo de actividad.

Conclusiones

La programación eficiente mejora el uso efectivo de los recursos y ahorra dinero a la empresa. Para una pequeña empresa con solo unos pocos clientes, la presentación y administración de órdenes de trabajo puede que no sea su mayor problema a resolver. Sin embargo, para aquellas empresas que están creciendo, la orden de trabajo puede ser de gran utilidad para organizar las tareas y los resultados.

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Sandra Melo
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