Al adoptar soluciones digitales para tu negocio, uno de los mayores obstáculos es migrar desde flujos de trabajo en papel a flujos de trabajo digitales. Para lograr esta tarea con éxito se requiere de una planificación detallada.
En este artículo analizaremos algunas recomendaciones para realizar una exitosa transformación digital de los procesos en papel.
Al migrar desde papel al formato digital, los pasos principales son:
Documentar el flujo de trabajo actual
En primer lugar, se debe evaluar el proceso actual (en papel) y trazar sus procedimientos en un diagrama de flujo de trabajo.
Diseñar un mapa del flujo de trabajo digital
Después de haber documentado el flujo de trabajo en papel, es hora de esbozar el proceso digital. Esta es la ocasión adecuada para eliminar redundancias y simplificar las rutinas.
Migrar documentos de papel a digital
Una vez que hayas definido tu nuevo flujo de trabajo, deberás migrar tus documentos y formularios en papel a un formato digital. Durante este proceso, es esencial tener en cuenta dos factores: la experiencia del usuario y la calidad de los datos.
Mejorar la experiencia del usuario
La satisfacción del usuario es la piedra angular para el éxito de cualquier negocio. Prestar atención a la experiencia de los usuarios no solo beneficiará a tus clientes, sino que también traerá buenos resultados para tu empresa. Esta es una oportunidad para brindar a tus clientes, empleados y proveedores una gran experiencia, que refleje los valores de tu empresa.
Al pasar a la tecnología digital, debes tener mucho cuidado con el diseño y el contenido de los formularios digitales. Con un flujo de trabajo digital, los formularios ya no necesitan ahorrar espacio. Sugerimos considerar estas mejoras:
Haz que los tamaños de fuente y los campos de entrada de texto sean más grandes, para que sean más fáciles de leer.
– Agrega color y diseño a tus documentos y formularios.
– Considera usar una herramienta que entregue una descripción de la información requerida en los diversos campos del formulario que ayude a los usuarios a completar el cuestionario correctamente.
– Convierte tus documentos digitales a PDF. Este es el estándar global en portabilidad y accesibilidad y es una buena opción cuando se desea digitalizar el flujo de trabajo.
Mejorar la calidad de la información
Los formularios digitales le permiten mejorar la calidad de los datos.
Crear campos obligatorios
Agregar información sobre herramientas a los campos para aclarar la información o dar ejemplos y añadir validación de datos para garantizar que recopile la información correcta.
Pon a prueba tu nuevo flujo de trabajo
Antes de comenzar a usar tu flujo de trabajo digital, testea el modelo con personas que serán los usuarios comerciales diarios del proceso.
Recopila retroalimentación
Solicita comentarios en todas las etapas del proceso tanto de los evaluadores internos como externos. Pídales a los usuarios que evalúen constantemente el flujo de trabajo.
Modernízate paso a paso
Las empresas modernas han pasado años avanzando hacia la digitalización. Si no haces bien este proceso, es posible que tengas algunos problemas. Pasar a ser totalmente digital de una vez es un riesgo que debe evitarse. Es recomendable empezar a digitalizar ciertos procesos e ir avanzando paso a paso.
Si aún no estás seguro si debes o no empezar a digitalizar algunos de tus procesos, aquí le mostramos 4 beneficios que pueden ayudarte a tomar la decisión.
- Mejora la experiencia del cliente. Al implementar un flujo de trabajo digital, sus clientes se beneficiarán de un servicio más rápido. También ayudará a aumentar el valor de marca.
- Aumento de la productividad empresarial. Los documentos en papel pueden ralentizar tus flujos de trabajo. Esto es particularmente complicado cuando se trabaja en colaboración con un equipo. Al digitalizar los flujos de trabajo, los datos y la información relevante se pueden compartir con los demás miembros de la organización al instante, lo que permite ahorrar recursos y aumentar la productividad.
- Mayores ingresos. Al digitalizar los procesos de información, los costos de producción se pueden reducir hasta en un 90 por ciento y se agilizan los tiempos de respuesta de manera sustancial de acuerdo con un análisis realizado por McKinsey & Company. Al adoptar el enfoque digital, es importante identificar los procesos que más de beneficiarán con la digitalización. Esta no es una tarea fácil, pero definitivamente vale la pena ya que te permitirá cuantificar el tiempo y el dinero que puede ahorrar al digitalizar un proceso en particular.
- Mayor seguridad. La seguridad a menudo puede ser un obstáculo para la digitalización y el temor a que los datos digitales puedan ser pirateados o robados siempre está presente. Los datos y documentos digitales, de hecho, se pueden almacenar de forma segura, de acuerdo con las leyes de protección de datos, pueden bloquearse y ser respaldados.
También es importante recordar que los flujos de trabajo de digitales permiten la continuidad del negocio si ocurre una catástrofe.
Existen muchos desafíos en torno a la digitalización de los flujos de trabajo de documentos. Algunos de ellos están relacionados con la cultura del negocio, otros están relacionados con el costo y el tiempo. Sin embargo, como hemos analizado previamente, existen muchos beneficios asociados a la implementación de un flujo de trabajo digital.
La automatización del flujo de trabajo permite que tu organización maximice la eficiencia y ahorre tiempo y dinero al eliminar los procesos manuales y el papeleo.
