Sistematizar tareas, capacitar al personal, determinar en forma previa cuáles son las acciones más pertinentes, y establecer una adecuada trazabilidad operativa, son sólo algunas de las acciones requeridas para que esta vital área sea un aporte real para la eficiencia y éxito de la empresa.
A pesar su relevancia y trascendencia para el éxito comercial, en numerosas empresas y organizaciones internacionales el mantenimiento aún constituye un área donde, en gran medida, se ignoran los principios básicos que regulan la eficiencia de toda gestión.
Esto conlleva a que, por lo general, se le considere sólo como un “mal necesario” que no merece ningún tipo de atención especial; y donde los técnicos, supervisores y personal a cargo quedan, literalmente, supeditados a su propia suerte.
En consecuencia, la productividad de estas tareas sigue siendo preocupantemente muy baja, pues solo 35% del tiempo disponible se utiliza de manera productiva en tareas de planta. Asimismo, los gastos por concepto de mantenimiento mal realizado continúan aumentando, sin que ello se refleje en mayores beneficios concretos para los objetivos estratégicos.
Sin duda se trata de un problema crítico, pues un proceso de mantenimiento dominado por retrasos, excesivos tiempos de espera y mala coordinación, siempre tendrá muy mala productividad. Y si a esto se agregan los problemas derivados de la desatención administrativa o la falta de motivación, el resultado será un departamento de alto costo y además improductivo.
Algo que resulta particularmente complejo, si se considera la creciente automatización que experimentan tanto las empresas productivas como las de servicios. Cada vez es más común y necesario utilizar equipos de alta tecnología que incluyen robótica, control computarizado y aplicaciones digitales, entre otras alternativas.
Todo esto aumenta las exigencias sobre el equipo de mantenimiento, y aunque en la mayoría de los casos se incrementan en forma exponencial los costos de operación, ello no se traduce en mayor eficiencia operativa.
Esta dicotomía lleva a que, en numerosas situaciones, la dirección superior de la empresa ya no confíe en el departamento de mantenimiento existente para mantener los nuevos equipos de alta tecnología, y prefieran asesorías externas que, incluso, pueden elevar aún más los costos por este concepto.
Sin embargo, la extrema competitividad que caracteriza a la industria y mercado modernos, exige que las empresas optimicen al máximo su productividad, especialmente en el área de mantenimiento, para así cumplir los múltiples desafíos asociados a esta condición.
Por ello, para cumplir esta premisa ya no basta sólo con alcanzar “hitos circunstanciales”, como ajustarse al presupuesto o reducir costos de operación, porque lo que antes fue exitoso hoy puede ser totalmente insuficiente.
Característica que en la actualidad cobra aún mayor relevancia, frente al escenario de alta volatilidad e incertidumbre que reina en el entorno, y donde la eficiencia requiere de más esfuerzos por parte del personal y los directivos.
Esto implica redoblar esfuerzos para optimizar la gestión administrativa general, innovando e incorporando mejores ideas o cambios en los procedimientos establecidos, para reducir costos, gestionar mejor los recursos y ser más eficiente en el cumplimiento de los objetivos generales. Especialmente, en la implementación de metodologías de mantenimiento.
CLAVES DE LA BUENA PRODUCTIVIDAD
Aunque este desafío puede parecer muy complejo, desarrollar un programa para obtener una gestión más efectiva de los gastos por mantenimiento se basa tan sólo en incrementar al máximo tres factores de productividad.
1. Utilización:
Corresponde a la cantidad de tiempo en que los recursos utilizados para llevar cabo la gestión de mantenimiento, se ocupan de manera productiva.
2. Métodos:
Corresponde a la forma en que se usan estos recursos para ser más efectivos y eficientes.
3. Rendimiento:
Corresponde al nivel de habilidad y esfuerzo que se registra durante la ocupación productiva.
Por ende, si los equipos encargados de cumplir las tareas de mantenimiento utilizan una metodología técnica y analítica que cuantifique con precisión los niveles de productividad (e ineficiencia) ya existentes en la empresa, será posible determinar las debilidades que deben corregirse, así como también los objetivos que se espera alcanzar, en el corto y largo plazo.
Del mismo modo, se podrá cuantificar en términos numéricos el respectivo potencial de mejoramiento esperado, para que las respectivas tareas de mantenimiento alcancen su máxima eficiencia administrativa y operativa.
PLAN DE MEJORAMIENTO
El procedimiento estándar que toda área de mantenimiento industrial debe seguir, para alcanzar los niveles de mejoramiento productivo que hoy exige el mercado, implica trabajar de acuerdo con la siguiente metodología:
A. Desarrollo de un plan de mejoramiento
• Organización
Se debe establecer con total claridad cuáles son los pasos efectivos para llevar a cabo las diferentes tareas de mantenimiento en los equipos e instalaciones de la empresa.
• Mantenimiento Preventivo/Predictivo
Se debe definir, de acuerdo con las características de la empresa, su infraestructura industrial y equipamiento productivo, si es más pertinente aplicar tareas programadas sistemáticas, o bien, acciones concretas para prevenir fallas específicas.
• Sistema de órdenes de trabajo
Se debe diseñar e introducir un formato de orden que sea amigable, comprensible y fácil de utilizar. Este debe incluir código de orden, código del equipo y ubicación, descripción del trabajo, horas planificadas o asignadas, prioridad, dotación del personal, materiales, herramientas y equipo especial, y número de cuenta o centro de costo, entre otras variables. De este modo mejorarán las comunicaciones internas, habrá menos improvisación, el trabajo quedará mejor documentado, se comprenderán mejor las expectativas, aumentará el rendimiento, el trabajo será de más calidad, se reducirán los retrasos y la supervisión será más expedita.
• Sistema de planificación + programación
Para impedir retrasos e ineficiencia, debe desarrollarse una función de programación del mantenimiento y combinarse con la función de planificador. De este modo se podrá planificar y programar periódicamente las tareas de mantenimiento, de acuerdo con normas universales y conocidas por todos los equipos a cargo.
• Seguimiento de trabajo
El resultado de todo trabajo de mantenimiento preventivo o correctivo, deberá ser supervisado tanto por lo equipos a cargo, como por personal de control especializado.
• Informes de gestión
Al igual que las órdenes de trabajo, deben tener un formato claro, sencillo y amigable, de modo que faciliten la comunicación interna, así como la revisión posterior de las acciones que deban desarrollarse.
• Monitoreo de la productividad
Deberá ceñirse a una metodología que permita cuantificar la utilización efectiva de las horas-hombre del personal a cargo de las tareas, versus los resultados efectivos alcanzados durante las tareas de mantenimiento, ya sea preventivo o predictivo.
B Seguimiento del plan de mejoramiento
• Establecer requerimientos de equipo de trabajo
Hay que sistematizar específicamente los objetivos asignados a cada equipo, de modo tal que sea posible medir su rendimiento a partir de parámetros objetivos y cuantificables.
• Seleccionar el personal requerido
Cada tarea debe estar a cargo de personal técnico especializado, de modo tal que las asignaciones sean hechas a quienes efectivamente sean capaces de realizarlas. En otras palabras, siempre se debe delegar por competencias y no esperar más de lo que cada equipo es capaz de realizar.
• Capacitar a todo los involucrados (equipo, supervisores, trabajadores)
Para asegurar una mayor eficiencia, la capacitación de todo el personal técnico debe ser constante y permanente, de modo que las competencias, tanto de los equipos de mantenimiento como de sus supervisores, sean equivalentes al progresivo desarrollo tecnológico actual.
• Desarrollar y/o validar:
– La organización o forma en que se sistematizarán las acciones de mantenimiento.
– Las normas de trabajo o reglas que deberán seguir los equipos a cargo, y sus supervisores.
– El sistema de órdenes de trabajo, o los esquemas que deberán seguir los técnicos al momento de dejar constancia de las acciones que deben realizar, y las que efectivamente realizaron.
– El sistema de mantenimiento preventivo y predictivo que se debe aplicar, de acuerdo con las características de la maquinaria utilizada y las fallas que se busque prevenir o predecir.
– El sistema de planificación y programación, para alcanzar una mejor sistematización y calendarización de las tareas.
– El sistema de presentación de informes que se seguirá para mantener una comunicación más efectiva entre los equipos a cargo del mantenimiento, y sus supervisores.
– Los procedimientos utilizados para realizar inspecciones y tareas de mantenimiento.
– La Implementación (o puesta en práctica) efectiva de las respectivas acciones de mantenimiento respectivas.
Si se siguen paso a paso estas recomendaciones, será posible alcanzar y cuantificar, en el corto plazo, la eficiencia productiva necesaria para que las tareas de mantenimiento contribuyan al éxito estratégico de toda empresa.
