Al implementar el uso del formulario digital, tendrás acceso a una gran variedad de funciones, como compartir la ubicación en vivo, el uso de la cámara fotográfica, realización de cálculos instantáneos, seguimiento del tiempo, escaneo de códigos de barras…
Hoy, la protección del medio ambiente es un asunto que preocupa a todos. En consecuencia, tanto las empresas como los individuos buscan alternativas para regular, minimizar o incluso prevenir su impacto negativo en el planeta. Debido al papel que las herramientas digitales han tomado en nuestras vidas, las empresas están comenzando a usar soluciones digitales que son amigables con el medio ambiente y las ayudan a optimizar sus procesos.
Reducir, reutilizar y reciclar las cosas que usas en tu oficina es esencial. Si podemos reciclar una tonelada de papel, estaremos salvando la vida de 17 árboles. Sin embargo, mejor que reciclar papel es reducir su consumo. Al utilizar formularios digitales, reducirás el uso de papel y optimizarás tus operaciones comerciales. Por lo tanto, puedes obtener una ventaja competitiva y mejorar tu posición en el mercado.
¿Por qué digitalizar?
Adoptar nuevas tecnologías y herramientas digitales puede ahorrarte tiempo, ayudarte a encontrar nuevos clientes, a ser más eficiente y a lograr éxito en el competitivo mercado actual. Con los formularios digitales, los datos se pueden organizar fácilmente de acuerdo a diferentes variables como la ciudad, el nombre del cliente, la dirección u otros. De esta manera es más fácil buscar y ordenar la información. La información digital también se puede sincronizar y los usuarios pueden tener acceso a ella desde cualquier parte del mundo.
Al realizar la conversión a formularios digitales, tendrás acceso a una gran variedad de excelentes funciones, que solo están disponibles al digitalizarse. Algunas de estas características son: compartir la ubicación en vivo, el uso de la cámara fotográfica, realización de cálculos instantáneos, seguimiento del tiempo y escaneo de códigos de barras.
¿Qué es un formulario digital?
Un formulario digital es una versión electrónica de un formulario en papel. Es el equivalente de un documento en papel que se utiliza para recopilar datos. Los formularios se implementan para diversos fines en todas las industrias.
Cuando utiliza formularios en papel, necesita recopilar la fecha en el campo, lo envía a la oficina donde se carga en el servidor o en la nube. Es más conveniente usar formularios digitales en tales situaciones para evitar repetir la entrada de datos del formulario en papel a la computadora. Los formularios digitales le dan acceso a todos los formularios en cualquier ubicación. Ahorra tiempo y dinero al dejar de gastar en formularios impresos.
Pueden reproducir todos los elementos de un formulario en papel, como escribir texto, dibujar un boceto, completar una casilla de verificación o agregar una firma. Además, el formulario digital es más potente porque puede agregar elementos que no puede incluir cuando se usa con formularios en papel. Los formularios digitales se pueden completar más rápido y son más precisos porque puede implementar un sistema para validar automáticamente la información.
El mundo se dirige a un mundo digital. Haz el cambio a digital.
Convertir un formulario en papel en un formulario digital
Imagina que te han pedido que conviertas un viejo cuestionario en papel y lo distribuyas al equipo de campo por correo electrónico, y luego devuelvas las respuestas a la oficina central. ¿Cómo lo puedes hacer? Tienes algunas opciones para realizar la tarea. La primera es volver a escribir el formulario desde cero. La segunda opción es escanear, enviar el documento y dejar que sus compañeros de equipo descubran cómo completarlo. La otra opción es convertirlo en un PDF.
Hoy puedes encontrar muchos programas de software de edición de PDF gratuitos en el mercado. La mayoría de ellos usa OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para separar el texto del documento en papel para que el texto se pueda encontrar en la página. Este software también detecta los campos que se pueden completar en el formulario para que el usuario pueda pasar el formulario y completarlo.
La herramienta Escanear a PDF simplificará el proceso. Algunos softwares PDF proporcionan configuraciones personalizadas para mejorar la apariencia final del documento. Para obtener resultados óptimos, te sugerimos seguir estas instrucciones:
- Carga el documento fuente en el escáner de superficie plana o en el alimentador automático de documentos de su impresora multifunción.
- Inicia Adobe Acrobat.
- En el menú Archivo, selecciona Crear PDF y luego haz clic en Desde escáner.
- En la lista Escáner, elige tu escáner / impresora instalada.
- Debajo de Salida, selecciona Nuevo documento PDF.
- Debajo del documento, marque Hacer que se pueda buscar (Ejecutar OCR).
- Haz clic en Escanear.
- Presiona el botón del escáner en el escáner / impresora.
- En el menú Formularios, selecciona Asistente para iniciar formulario y luego haz clic en Un documento electrónico existente. Acrobat mostrará el formulario y una lista de campos de formulario sugeridos.
- Revisa los campos del formulario y realiza los cambios necesarios.
- Guarda tu formulario.
Otra forma de escanear un documento es ir directamente al menú Formularios y permitir que Acrobat escanee y cree el formulario de inmediato. Este acceso directo supone que estás satisfecho con las opciones de escaneo predeterminadas como son el tamaño del papel, color (blanco y negro, escala de grises y color), resolución, etc.
Cómo convertir documentos en formularios PDF que se pueden rellenar
Puedes convertir formularios de papel, Word, Excel y otros archivos en formularios PDF rellenables. Para hacerlo puedes usar Adobe Acrobat Pro. Si usas Acrobat, la aplicación creará automáticamente un PDF rellenable desde Word y generará campos y controles rellenables a partir del contenido del documento. Luego puedes modificar el formulario si es necesario. Si no tiene acceso a Adobe Acrobat Pro, existen algunas alternativas gratuitas y de menor precio para editar formularios PDF y para convertir documentos de Word en formularios PDF que se puedan rellenar.
Convierte PDF a formularios que se puedan rellenar gratis
Si no tienes Adobe Acrobat, hay muchas herramientas gratuitas disponibles en línea. En general, los editores de PDF en línea gratuitos permiten agregar texto y otros elementos simples y pueden permitirte mover secciones. Sin embargo, generalmente no tienen la capacidad de ir más allá de simples ediciones. Por lo general, las aplicaciones en línea del editor de PDF más avanzadas están disponibles de forma gratuita durante un período de prueba de 30 días, después del cual debe pagar una tarifa de suscripción.
Adobe ofrece una prueba gratuita de una semana para Acrobat y durante ese período, puede crear el formulario que necesita o decidir si vale la pena pagar la suscripción. Como alternativa tanto a Acrobat como a los editores de PDF gratuitos, hay editores de presupuestos como pdfforge PDF Architect que realizan muchas de las mismas funciones que Acrobat por un precio más bajo.
Conversión con Acrobat Pro
Puede convertir Word en un PDF rellenable en un solo paso con Acrobat Pro. Para hacerlo, primero elija Crear formulario, selecciona un archivo, cambia el tipo de selección de archivo a Todos los archivos (.) Y selecciona tu documento de Word. Acrobat convierte el documento de Word a PDF y crea un formulario a partir del documento convertido sin que tengas que iniciar Word. Para hacer eso, necesitas tener instalado Word en su computadora.
Agrega campos al formulario
Después de convertir el documento, puedes revisarlo y modificarlo según sea necesario. Usa los íconos de edición junto a Preparar formulario para agregar nuevos campos de escritura al documento y los botones de formato, en la parte superior de la columna derecha, para alinear sus etiquetas y campos de datos. También puedes cambiar los nombres de los campos de datos asignados a los valores de escritura si deseas que sean diferentes. Elige el botón azul Vista previa en la línea Preparar formulario para obtener una vista previa de una copia del formulario.
Qué tener en cuenta al usar un convertidor de PDF
Formatos de archivo compatibles
Un buen convertidor de PDF debería ser compatible con la exportación de archivos PDF originales a formatos de archivo comunes como Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, texto, imagen, etc.
Calidad de conversión
Los mejores convertidores de PDF deberían poder conservar todo el formato de los archivos PDF de origen, para que no pierdas ningún dato y conserves todo como estaba en el documento original.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
La tecnología OCR es capaz de extraer el texto en los PDF escaneados y exportarlos a textos legibles reales. Luego puede editar el texto en archivos convertidos al igual que utiliza un procesador de textos.
Precio
El rango de precios para los convertidores PDF es amplio, desde gratis hasta unos pocos cientos de dólares. Adobe Acrobat es genial, pero para la mayoría de las personas, es bastante caro. Debe considerar el precio de un programa antes de obtenerlo.
Velocidad de conversión
Obviamente, no desea pasar media hora esperando a que finalice el proceso de conversión. Un programa de conversión de PDF efectivo debería ser capaz de manejar las solicitudes de conversión y exportar archivos convertidos al instante.
Cómo crear un formulario digital fácilmente
Al suscribirte a DataScope, tendrás acceso a nuestro Mobile Form Builder, que permite crear, personalizar y editar fácilmente cualquier tipo de formulario móvil. Para crear y editar formularios, el usuario de DataScope debe contar con la autorización del administrador de la cuenta.
Los formularios digitales son mucho más fáciles de completar. Esto dará, a la larga, traerá muchas ventajas a tu negocio. ¿Estás listo para hacer el cambio?
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