Cómo aplicar un control de asistencia exitoso para trabajadores en terreno

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Uno de los principios fundamentales que consignan las leyes laborales es el control de asistencia de los trabajadores. Establecer el número de horas trabajadas con exactitud, los horarios de entrada de salida de cada persona, las horas extraordinarias y las ausencias por asuntos ajenos al trabajo es un pilar de la relación laboral.

Y en la era de la transformación digital, al clásico libro de asistencia y el reloj con tarjetas de registro se suma un sistema electrónico, capaz de recopilar, almacenar y procesar la información de un equipo que se encuentra en terreno, ayudando a jefes y colaboradores a tener un control eficiente de sus horas trabajadas.

Requisitos para un control de asistencia electrónico

Siguiendo las normas que regulan la actividad laboral, los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, deben cumplir con las siguientes características:

1. Marcaciones

Partimos de la base de que, sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador, existe la obligación de realizar un control de asistencia, basado en un acto voluntario y no obligado o controlado presencialmente por un jefe o encargado. Nombre completo del trabajador, número de su cédula nacional de identidad, fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y los datos del empleador deben quedar registrados. Opcionalmente, el empleador puede incluir información sobre la salida o regreso del horario de almuerzo.

Si se produce algún inconveniente al realizar estas marcaciones, se recomienda generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Por último, todo debe ser transferido en línea, a una base de datos central, quedando un registro ordenado y en línea, al cual se puede acceder posteriormente desde equipos fijos o móviles, sin perjuicio de los respaldos que puedan contemplarse adicionalmente.

2. Identificación

El control de asistencia electrónico puede ser realizado de manera presencial o mediante login remoto, usando equipos portátiles o computadores ubicados fuera del establecimiento del empleador. Es posible recurrir a parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, entre otros. 

Es fundamental tener certeza sobre la identidad de la persona que efectúa la respectiva marca, la fecha del evento y, si corresponde, su ubicación. Todo sin que el mecanismo de identificación elegido vulnere los derechos fundamentales de los dependientes. 

Si se eligen tarjetas con banda magnética como medio de identificación, esta debe estar asociada al número de la cédula nacional de identidad del trabajador y tenerlo impreso junto con su nombre completo.

Cuando el sistema de control de asistencia se realiza a través de dispositivos móviles, como los teléfonos celulares, éstos siempre deberán ser portados por el trabajador. La idea es que el equipo siempre debe estar disponible para realizar marcaciones. El sistema debe impedir que determinar la hora del registro quede expuesta al mero arbitrio del empleador. 

En el caso de usar claves para los sistemas de control de asistencia, éstas deben permitir que los trabajadores que las posean puedan modificarlas sin más restricciones que los parámetros mínimos de seguridad, como la cantidad de números, letras o uso de mayúsculas.

Una fórmula alternativa de control se debe considerar, por ejemplo, cuando personas presentan problemas frente a un registro biométrico. Tarjetas de aproximación o claves son algunas opciones.

3. Comprobantes de identificación

El sistema de control de asistencia elegido tiene que entregar algún tipo de comprobante de manera automática al trabajador. El dispositivo debe entregar el respaldo de manera física, con una impresora por ejemplo, o de manera electrónica, enviándolo de manera automáticamente a través de un email a una casilla personal o institucional que el trabajador debe informar para este fin. 

El empleador puede recurrir a una intranet, tótems con pantalla táctil, entre otros recursos, para mejorar la disponibilidad de la información, pero la obligación de entregar un comprobante de control de asistencia no se entenderá como cumplida mientras éstos no se envíen automáticamente por correo electrónico, información que debe quedar registrada en los respectivos contratos de trabajo o anexos de los mismos.

Todos los comprobantes deberán indicar, a lo menos, la fecha y hora de la marcación, el número de la cédula de identificación del trabajador, el ID, la razón social y datos de domicilio del empleador. Si el registro se realiza con equipos portátiles con sistema de posicionamiento global (GPS), el comprobante deberá señalar también el lugar en que se realiza la marcación, con la mayor precisión posible.

4. Reportes Semanales

Ante la capacidad que tienen los sistemas informáticos actuales de obtener automáticamente resúmenes de horas trabajadas semanales, mensuales u otras, los empleadores que opten por ellos no tendrán la necesidad de generar y mantener firmados formularios o libros de asistencia.

5. Disponibilidad del servicio

Cabe al empleador la responsabilidad de la operación y mantención del sistema de control de asistencia. Esto implica darle al trabajador la seguridad de que no perderá la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada. 

Asimismo, la información almacenada debe estar respaldada en dispositivos de almacenamiento externos, desde donde pueda ser recuperada en caso de algún incidente. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado, previniendo la adulteración de la información.

6. Verificación:

El sistema debe ser verificado por la compañía antes de su puesta en marcha. El proceso debe incluir la revisión, a nivel de software y hardware, de todos los aspectos técnicos, funcionales, de seguridad e inviolabilidad señalados en el presente informe. 

Durante el análisis deben considerarse aspectos relacionados con:

seguridad – incorporando medidas para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas

confidencialidad – asegurando la visualización de información de acuerdo a perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función

disponibilidad – considerando componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía web

geolocalización – para que cuando el control se realice a través de un sistema de GPS, se empleen equipos con actualizados y altos estándares tecnológicos

funcionalidad – culminando con un informe que respalde las pruebas a las cuales se sometió el sistema de control de asistencia.

7. Acceso para fiscalización

La información existente debe estar actualizada y disponible en todo momento para el trabajo de los fiscalizadores, siendo ésta una responsabilidad del empleador.

8. Compatibilidad con otros sistemas

El control de asistencia digital debe operar con el principio de complementariedad con otros sistemas. Existen casos, como el rubro de la construcción, donde se puede requerir más de un sistema y lo importante es que éstos se complementen.

¿Qué beneficios ofrece un sistema de control de asistencia?

Al utilizar un sistema digital, es posible administrar, almacenar, y acceder a la información en tiempo real. Ahora la información puede obtenerse de manera inmediata desde un computador o dispositivo móvil.

Para la empresa, la implementación de un control de asistencia digital aporta una solución eficiente en materia de control de ausentismo, así como un ahorro de tiempo al automatizar la gestión de la información clave sobre el registro de asistencia, cálculo de horas extras, permisos, turnos, entre otros datos claves para el área de Recursos Humanos, supervisores y jefes.

Además, permite generar reportes y una serie de datos estadísticos que se pueden usar para visualizar el rendimiento general de la empresa con más eficiencia. Apoyan el combate de conductas fraudulentas, como la marcación de asistencias realizadas por terceros.

Finalmente, otorgan garantías mayores en materia de seguridad de los datos, al estar guardados de manera digital y resguardada en servidores externos.

Y si hablamos de los trabajadores, los beneficios apuntan a una mayor transparencia en el registro, el acceso a estadísticas a las cuales pueden acceder para analizar su propio comportamiento, además de revisar sus inasistencias, horas extras y otras informaciones relevantes.

La optimización del tiempo también es un factor aquí. Eso porque al tener un acceso rápido y organizado a este tipo de información beneficia al trabajador, que no tiene que destinar demasiado tiempo al revisar su información en tiempo real y a través de dispositivos fijo o móviles.

¿Cómo DataScope puede ayudarte a llevar el control de asistencia de tu equipo en terreno?

Cuando una empresa necesita tener control y ofrecer un alto estándar de servicio de sus trabajadores en terreno, un sistema de asistencia permite establecer un flujo de comunicación entre la oficina y quien ejecuta las acciones fuera de ésta. 

Con una herramienta digital de este tipo, es posible que un técnico en terreno reciba de su supervisor de manera remota una orden de trabajo con todas las especificaciones para completar su trabajo. A su vez, el supervisor recibe de vuelta la orden de trabajo concluida y firmada por ambas partes para su validación. Y finalmente, el cliente recibe una copia para su respaldo.

Las ventajas de este tipo de sistemas automatizado aportan mayor eficiencia al equipo en terreno, la posibilidad de centralizar los datos recopilados, generar reportes automáticos y personalizados, entre otras características que permiten reducir los tiempos de ejecución y ofrecer una calidad de servicio que beneficia tanto a la empresa como a sus clientes.

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Sobre el autor

Antonio Frieser

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