Utilizar esta estrategia es muy importante para la eficiencia operacional y el éxito comercial de toda empresa. Sin embargo, existen ciertas ventajas y desventajas, así como precisiones técnicas y metodológicas, que siempre deben considerarse antes de elaborar y aplicar el plan respectivo.
El mantenimiento preventivo es muy importante para la gestión de una empresa, dado que incrementa la vida útil de los equipos, reduce los períodos de inactividad no deseados y, al mismo tiempo, amortiza los costos operativos a largo plazo.
Técnicamente, consiste en practicar intervenciones que prevengan las averías y disminuyan la probabilidad de falla en los activos. Es decir, es un mantenimiento planificado, que se realiza incluso cuando los equipos se mantienen dentro de su capacidad operativa.
Puede ser de diverso tipo. Acciones simples como limpieza y recambio de filtros, inspecciones visuales o lubricaciones periódicas. Pero también puede involucrar tareas delicadas y complejas, como calibración de grúas, detección de fugas, o el reemplazo de una turbina a gas en una planta termoeléctrica, por ejemplo.
Principales tipos
El mantenimiento preventivo se clasifica en dos clases principales:
– Basado en el tiempo (time-based)
Consiste en realizar revisiones periódicas en intervalos temporales previamente definidos, independientemente de la utilización de los activos. Por ejemplo, la inspección periódica de un ascensor, cada dos años; o de un montacargas, cada seis.
– Basado en la utilización (usage-based).
Consiste en efectuar revisiones a partir del uso real de los activos. Por ejemplo, lubricar una máquina cada 500 ciclos de producción; o bien, revisar una flota de camiones, cada 10.000 kilómetros.
No se debe confundir el mantenimiento preventivo con el mantenimiento predictivo y el prescriptivo. Si bien, todos tienen como objetivo evitar averías y colapso de activos, hay diferencias sustanciales entre ellos.
El mantenimiento predictivo se centra en prever cuándo ocurrirá una avería, para poder prevenirla. Por ende, no utiliza marcos de tiempo o de uso predefinidos.
El mantenimiento prescriptivo, en tanto, tiene mayor nivel de informatización, pues utiliza algoritmos de Inteligencia Artificial para prescribir acciones basadas en datos e indicadores recogidos en tiempo real sobre cada equipo.
Aplicaciones y riesgos
Aunque el mantenimiento preventivo es una herramienta valiosa para asegurar la continuidad operacional de activos empresariales críticos, no siempre se aconseja como estrategia permanente.
¿Cuando es recomendable?
Para los activos cuya probabilidad de falla aumenta con el tiempo y el uso. En estos casos se establece un patrón que permite programar el respectivo mantenimiento, de acuerdo con estadísticas elaboradas a partir del funcionamiento esperado del equipo, y las recomendaciones del fabricante.
En estos casos es posible:
A) Aumentar la vida útil del activo en cuestión y,
B) Mantener su productividad a lo largo del tiempo.
¿Cuándo NO se debe utilizar?
Cuando no es posible establecer un patrón recurrente en las fallas o averías de un activo. Por ejemplo, equipos que fallan de modo aleatorio como un fusible, una batería, un cable o una toma de corriente.
En conclusión, el mantenimiento preventivo debe aplicarse sólo a los activos esenciales para el funcionamiento normal de la empresa; y a aquellos cuya reparación o sustitución es más costosa que las actividades preventivas regulares.
Asimismo, no se debe caer en mantenimiento preventivo excesivo, ni tampoco aplicarlo en activos de bajo valor o prioridad. Esto puede generar costos demasiado altos en relación con el tiempo de inactividad que se deriva de estas acciones.
Importancia estratégica
El mantenimiento preventivo incrementa la vida útil de los activos, así como el porcentaje de mantenimiento planificado. Pero, al mismo tiempo, genera eficiencia, competitividad y mejor posicionamiento de mercado. Esto se determina, a partir de las siguientes ventajas:
– Reducción de paradas y aumento de la eficiencia (OEE)
Evitar las paradas no programadas, aumenta el uptime y disponibilidad de los equipos, mejorando la eficiencia global. Consecuentemente, se obtiene mayor rendimiento de la inversión inicial, y se cumplen los plazos de entrega establecidos con los clientes.
– Más fiabilidad de los activos
Permite que los equipos sean más fiables, funcionen correctamente durante más tiempo y tengan mayor vida útil. Esta fiabilidad brinda previsiones más realistas sobre el funcionamiento de la empresa, su capacidad productiva e ingresos. Características esenciales tanto para el sector primario, como secundario y terciario.
– Reducción de costos
Si se compara con una acción reactiva, todo buen mantenimiento preventivo se traduce en ahorro de recursos, tiempo, repuestos y transporte, entre otros factores. Actuar ante una emergencia siempre implica reparaciones muy costosas e, incluso, la sustitución de activos críticos. Todo ello se previene, efectuando revisiones ya calendarizadas.
– Más seguridad
Las revisiones periódicas permiten detectar el desgaste de piezas y mantienen el equipo en condiciones óptimas. Esto ofrece más seguridad a quienes están en contacto con el activo, tanto operadores como clientes. Por ejemplo, mantener preventivamente los ascensores de una planta o edificio, evitará que queden personas atrapadas en su interior por una falla.
– Más comodidad
Asegura que los equipos estén en pleno funcionamiento, sin tener que apagar todo el sistema para efectuar reparaciones. Una ventaja fundamental en sistemas críticos como, por ejemplo, el aire acondicionado en verano, o la calefacción en invierno.
Cómo diseñar un buen programa paso a paso
Para implementar una buena estrategia se debe trazar un plan que tenga todas sus tareas bien definidas. Esto implica tener en cuenta factores tales como materiales, piezas, mano de obra necesaria e, incluso, contratación de servicios externos especializados. Dicho proceso tiene 5 etapas:
1. Definir los objetivos
Primero hay que establecer con claridad qué se espera lograr. ¿Queremos reducir el downtime?, ¿aumentar la fiabilidad de los activos?, ¿reducir los costos?, ¿o aumentar la tasa de mantenimiento planificado? Además, hay que tener claridad respecto de lo hecho hasta la fecha para alcanzar esos objetivos, y saber en qué se ha fallado. Este primer diagnóstico es el punto de partida.
2. Hacer un inventario de activos
Para que el plan sea exhaustivo, se necesita hacer un mapa de los activos. Es decir, organizarlos por familias de equipos y ubicación. Cada activo debe estar asociado a las recomendaciones del fabricante, las garantías y las normas de calidad que deben cumplirse (por ejemplo, ISO).
3. Establecer prioridades
El tiempo y los recursos son limitados, y no siempre se podrá realizar todo el mantenimiento preventivo deseado. Por ello, hay priorizar los activos más críticos. Seleccione los esenciales para el funcionamiento normal de la empresa, los que pueden causar grandes pérdidas y los que planteen mayor riesgo en caso de quiebra.
Para establecer prioridades de acuerdo con las condiciones actuales de cada equipo, es importante realizar evaluaciones de riesgo. Por ejemplo, inspeccionar fugas de gas siempre es prioritario, porque se resguarda la seguridad de todos quienes utilizan las instalaciones.
4. Crear KPIs para el plan de mantenimiento
Para saber si el plan cumple sus objetivos, el gestor de mantenimiento debe ser capaz de rastrear los eventos a lo largo del tiempo. La mejor forma de hacerlo es a través de los indicadores de rendimiento (KPI).
5. Revisar y mejorar el plan
A partir de los resultados obtenidos (de acuerdo con los KPIs definidos), se deben aplicar mejoras progresivas al plan. Aún cuando se obtengan buenos resultados, todo es susceptible de mejorarse.
Cómo esbozar un buen cronograma
Una vez creado el plan, hay que definir fechas y horas de aplicación, así como los equipos que entrarán en mantenimiento. Este trabajo también se puede dividir en 5 etapas:
1. Determinar la productividad de la mano de obra
Para tener un cronograma realista es necesario saber cuántas horas dedican los técnicos de mantenimiento a realizar esta tarea (y no a acciones improductivas como buscar herramientas, trasladarse o leer órdenes). Si se planifica con eficiencia, el promedio puede subir de 25-35% a 50%.
2. Analizar el backlog de mantenimiento
Hay que evaluar las tareas atrasadas y terminar las pendientes, antes de ejecutar nuevas acciones.
3. Ajustar el cronograma a partir del plan de mantenimiento
Se debe determinar cuántos trabajadores, horas, materiales y herramientas se necesitan para cada tarea prevista. También hay que definir los mejores días y horas para realizar aquellas tareas que obliguen a desactivar temporalmente los activos.
4. Prepararse para sorpresas.
Siempre hay averías que ocurren de modo aleatorio. Por lo tanto, todo cronograma debe ser lo suficientemente flexible para definir tiempos de respuesta ante aquellas que requieran mantenimiento correctivo. Cualquier “imprevisto” surgido en esta fase debe clasificarse siempre como mantenimiento correctivo.
5. Programar las tareas (work orders)
Se deben determinar por día y hora, entregando toda la información necesaria para que los técnicos de mantenimiento las ejecuten en forma segura y efectiva.
¿Es posible automatizar?
Una de las mayores dificultades para elaborar un plan de mantenimiento radica en hacer un mapa de los activos y cruzarlo con las reparaciones o inspecciones recomendadas. En infraestructuras con gran número de activos, es prácticamente imposible organizar todo este inventario mediante sistemas convencionales tipo “planillas manuales”.
Afortunadamente, la tecnología permite optimizar esta tarea, gracias al uso de un Software de Gestión de Mantenimiento (GMAO).
Esta herramienta permite inventariar los activos y asociarlos con ciertos parámetros de información como categoría, marca, modelo de equipo, número de serie, ubicación, proveedor, técnico encargado, manuales de uso y fechas de intervenciones anteriores, entre otras variables.
De este modo, se hace más fácil y eficiente crear planes de mantenimiento preventivo para diferentes equipos críticos.
Además de programar automáticamente las tareas que sólo dependen del paso del tiempo, se pueden establecer límites para generar intervenciones basadas en la utilización.
Asimismo, un GMAO permite supervisar la ejecución de los planes en tiempo real. Para ello, el software analiza datos, calcula automáticamente los principales KPI y, en forma simultánea, revisa y adapta los planes en cualquier momento.
Evaluación y examen del plan
Independientemente del tipo de activos que gestionen, y de los KPI específicos definidos para cada empresa, hay métricas y objetivos comunes que siempre se deben tener en cuenta. Estos son:
– Tasa de cumplimiento
Corresponde a la tasa de mantenimiento preventivo realizado dentro del período establecido. Idealmente, esta debe ser de al menos 90%.
– Porcentaje crítico de mantenimiento programado
Debe ser lo más cercano posible a 100%.
– Relación 80/20 entre mantenimiento programado y no programado
Esto significa que, al menos 80% (idealmente 85%) de las horas dedicadas al mantenimiento deben ser para tareas preventivas. Como máximo, sólo 20% del tiempo debe dedicarse a mantenimiento correctivo.
– Regla de 10% de margen
Hay que intentar completar todas las tareas antes de lo previsto, con un margen de 10%. Es decir, si una tarea se debe completar en 100 días, hay que intentar hacerla sólo en 90.
Si los resultados no están a la altura de las expectativas, hay que optimizar la eficacia del plan de mantenimiento, de acuerdo con cada uno de estos indicadores.
Ventajas y desventajas
Es indudable que el mantenimiento preventivo ofrece ventajas concretas a cualquier empresa. Sin embargo, no siempre es la estrategia ideal. Por ejemplo, actuar siempre de acuerdo a un calendario puede llevarnos a aplicar acciones a equipos que todavía están en condiciones óptimas de funcionamiento. Ello se traduciría en gasto innecesario de recursos, tiempos y mano de obra especializada.
Esto nos lleva a plantear las siguientes ventajas y desventajas, tanto en el funcionamiento interno de sus operaciones, como en el impacto que tienen en el servicio prestado y la satisfacción de los clientes.
¿Cuales son los pro?
– Aumenta la vida útil de los equipos, lo que incrementa el rendimiento de la inversión.
– Evita paradas no programadas, lo que mejora el funcionamiento de la empresa.
– Mejora la fiabilidad de los equipos, lo que se traducen en pronósticos más realistas.
– Reduce los costos de mantenimiento en activos de alto valor, dado que es más económico que el mantenimiento correctivo y los métodos de mantenimiento predictivo disponibles hoy.
– Es más fácil seguir un presupuesto para acciones de mantenimiento, porque predice de forma fiable cómo se asignarán los recursos a lo largo del año.
– Ahorra recursos, ya que los equipos con fallas operativas tienden a gastar más energía y a perder calidad.
– Brinda más seguridad en las instalaciones, ya que todos los activos se mantienen en las mejores condiciones y sin desgaste.
– Permite cumplir plazos con los clientes, ya que hay menos paradas y es más fácil predecir el output.
– Proporciona mejor experiencia a los clientes, al cumplir con sus expectativas sobre la calidad del servicio. Esto resulta en clientes leales.
¿Cuáles son los contra?
– Lleva más tiempo, tanto para planear como para inspeccionar.
– Requiere reajustar los hábitos del equipo y, posiblemente, adoptar un nuevo software.
– No se puede usar en equipos que fallan en forma aleatoria.
– Como no se basa en la condición, puede resultar en acciones innecesarias.
– Puede resultar en costos más elevados, si se aplica en activos de menor valor o prioridad.
– Puede requerir más trabajo de Outsourcing, forzando la búsqueda de nuevos proveedores.
– Para asegurar que se cumplen los plazos, se deben negociar los Acuerdos de Nivel de Servicio, SLA, con proveedores y socios.
