La gestión eficiente de procesos es fundamental para el éxito de cualquier empresa. En este sentido, el BPM (Business Process Management) se erige como una herramienta poderosa que permite optimizar y controlar los procesos internos de una organización. En este artículo, exploraremos en profundidad qué es el BPM y por qué es esencial para alcanzar una gestión de procesos exitosa.
¿Qué es BPM?
BPM, o Business Process Management por sus siglas en inglés, es un enfoque sistemático para diseñar, ejecutar y mejorar los procesos de una organización. Se trata de una metodología que busca optimizar la eficiencia, la calidad y la agilidad de los flujos de trabajo de toda organización.
En otras palabras, el BPM se enfoca en analizar, modelar, automatizar y supervisar la gestión de procesos de negocio. Esto implica identificar los procesos críticos, asignar responsabilidades, definir indicadores de rendimiento y utilizar herramientas tecnológicas para la optimización de procesos de seguimiento.
¿Para qué sirve el Business Process Management?
La herramienta BPM sirve para gestionar procesos de forma eficiente y alcanzar así, los objetivos empresariales. Algunas de sus principales funciones son las siguientes:
1. Optimización de procesos
El BPM permite identificar cuellos de botella, redundancias y demoras en los procesos empresariales. Al hacerlo, las empresas pueden eliminar ineficiencias y mejorar la eficiencia de cada proceso.
2. Control y seguimiento
Con el BPM, las empresas pueden tener un control más preciso sobre sus operaciones. Esto incluye la capacidad de supervisar el progreso de las tareas, identificar problemas en tiempo real y tomar medidas correctivas de manera oportuna.
3. Cumplimiento normativo
En muchas industrias, los procesos de seguridad laboral y control de calidad, están sujetos a muchas regulaciones estrictas. En este sentido, el Business Process Management, facilita el cumplimiento de estas normativas al garantizar un sistema de gestión de procesos basado en estos requerimientos.
4. Adaptación al cambio
En el contexto actual, donde los cambios suceden de forma constante, un sistema BPM contribuye a generar estructuras más ágiles. De esta forma, toda organización puede – rápidamente – ajustar sus procesos a las nuevas necesidades sin descuidar los KPI comerciales.
¿Por qué es importante para las empresas contar con un BPM?
La importancia del BPM radica en su capacidad para proporcionar una visión macro de los diferentes procesos que se están llevando a cabo en una organización. Esta perspectiva permite, una gestión efectiva y mayor agilidad.
Algunas de las principales ventajas de implementar un enfoque basado en Business Process Management son:
1. Mejor calidad de servicios y productos
Cuando se implementa BPM en los procesos, estos tienden a ser más consistentes y de mayor calidad. Esto se traduce en una mejor experiencia para los clientes y en un impacto positivo sobre la imagen de la marca en el mercado.
2. Mayor eficiencia
Otro punto importante de aplicar este tipo de enfoque es el impacto sobre la eficiencia operativa. Al agilizar los procesos y sus resultados, se reducen los costos asociados y se eliminan las actividades que no agregan valor.
3. Decisiones basadas en datos
Al contar con workflows de trabajo estandarizados y con métricas de seguimiento, es muy fácil realizar un monitoreo de los resultados alcanzados. De esta forma, es más simple tomar decisiones estratégicas fundamentadas y basadas en datos reales.
4. Mayor competitividad
De la mano de la mejora en la calidad de los productos y servicios ofrecidos, aumenta la competitividad de las empresas. Así, las organizaciones pueden captar nuevos clientes en diferentes mercados y mejorar su facturación.
¿Qué tipos de BPM existen?
Así como existen diferentes tipos de organizaciones, existen varios enfoques de BPM que contribuyen a alcanzar diferentes objetivos.
Tipo 1: Centrado en el cliente
Este enfoque, se centra en diseñar procesos que mejoren la experiencia del cliente, priorizando sus necesidades y expectativas. Las estrategias que se implementan bajo este foco están orientadas a mejorar la satisfacción del cliente.
Tipo 2: Automatización de procesos
Este tipo de BPM busca la automatización de procesos a través de herramientas tecnológicas como software de flujo de trabajo y sistemas de gestión de procesos.
Tipo 3: Basado en la mejora continua
En este caso, el BPM se basa en la evaluación de todos los procesos existentes para poder aplicar mejoras de forma constante. Su objetivo mayo es lograr la máxima eficiencia operativa.
Tipo 4: Estratégico
Este enfoque, se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa, utilizando los procesos como herramienta para alcanzar metas a largo plazo.
¿Cómo se diseña un BPM?
Si bien el diseño de un BPM dependerá de la estructura de cada organización y de sus objetivos, existen diferentes pasos que son aplicables a los diferentes tipos de sistemas:
Paso 1: Identificar procesos
El primero punto es identificar y mapear todos los flujos de trabajo dentro de la organización. Una vez mapeados, es momento de definir aquellos procesos más críticos y con los que se debe comenzar a trabajar de forma urgente.
Paso 2: Proponer mejoras
Una vez que se han identificado los procesos, es importante analizarlos en detalle para proponer planes de acción y de mejora.
Paso 3: Moldear y documentar
Cuando ya se conocen los planes de acción a implementar, es importante crear modelos visuales de los procesos para que toda la organización comprenda cómo funcionarán. Este paso facilita la comunicación y la colaboración entre diferentes áreas y equipos.
Además, contribuye a que otras personas de la organización aporten sus ideas y puntos de vista, en pos de la mejora continua.
Paso 4: Incorporar herramientas de automatización
Otro punto importante del diseño de un BPM, es la implementación de herramientas que ayuden a automatizar procesos. La elección de los mejores software y sistemas, dependerá del tipo de industria y los objetivos buscados.
Paso 5: Supervisar la implementación de procesos
Un gran paso a considerar es el monitoreo constante para garantizar que los procesos sigan siendo eficientes con el tiempo. En base a lo observado, se podrán realizar los ajustes y cambios que sean necesarios.
Aquí también es importante considerar que se deben programar momentos de restrospectiva, de esta forma se asegurará la mejora continua.
DataScope: un software aliado del BPM
Como hemos visto, optimizar procesos requiere de coordinar diferentes actividades y recursos de manera eficiente para lograr los resultados deseados.
En el caso de los sectores productivos como la minería, telecomunicaciones, alimentos y bebidas, se deben implementar muchos procedimientos de trabajo para garantizar la calidad y la seguridad empresarial.
En este sentido, DataScope, se convierte en un software aliado para optimizar procesos e implementar un BPM con éxito. Gracias a sus funcionalidades las áreas de Salud y Seguridad, así como las de Calidad, pueden lograr:
- Sistematizar controles de calidad y procesos de seguridad con formularios digitales
- Almacenar toda la información en un mismo sistema
- Acceder a dashboards en tiempo real con métricas esenciales
- Enviar reportes en PDF de forma automática a clientes internos y externos
- Programar inspecciones y auditorías para mitigar riesgos
- Asignar tareas a técnicos y operarios que se encuentran en diferentes locaciones
- Trabajar sin conexión a internet
- Monitorear toda la operación desde una computadora, tablet o teléfono
