¿Te gustaría ahorrar tiempo, ahorrar dinero y aumentar la productividad de tu empresa o emprendimiento? Cambiar los formularios de papel por formularios móviles podría ser la respuesta. Digitalizar tus formularios es una de las formas más obvias de aumentar la productividad y reducir los costos operativos. En este artículo, analizaremos cómo la digitalización y los formularios móviles pueden ayudar a su empresa a mejorar la recopilación de datos y la comunicación con trabajadores y clientes por igual, mientras ahorran dinero y recursos.
A pesar de la popularidad de las aplicaciones móviles, muchas organizaciones siguen utilizando formularios en papel práctica que puede tener un impacto negativo en la productividad y en las finanzas de la organización. Ahora es el momento adecuado para que las empresas consideren reemplazar los procesos en papel con aplicaciones de formularios móviles. Al hacerlo, no sólo contribuirán a la sustentabilidad, sino que también se beneficiarán de muchas maneras.
Beneficios de usar formularios móviles
Ahorro de dinero
Según las estadísticas sobre los costos de papel, las empresas pueden ahorrar del 10% al 30% al cambiar a digital. Muchas empresas ni siquiera realizan un seguimiento de los costos de impresión y no son conscientes de los posibles ahorros que podrían beneficiarlos. Al comprar papel e insumos de impresión, hay todo tipo de costos ocultos. No solo hay que considerar el costo de imprimir los formularios, también el que se refiere al procesamiento de datos, tarea que requiere de tiempo y de dinero, ya que es necesario pagar a los trabajadores para que carguen y procesen toda la información.
Los dispositivos móviles te ahorrarán tiempo y dinero gracias a un procesamiento más rápido, menos horas de trabajo y una precisión de datos mejorada. También ahorrarás el dinero gastado en el procesamiento del papel (transporte, gestión, almacenamiento y recolección de trozos de papel) y los costos de impresión. Todos estos ahorros pueden tener un impacto en las finanzas las pequeñas empresas.
Mayor productividad e ingresos
Al usar formularios móviles, toda la empresa trabaja de manera más productiva, en todos los niveles. Los inspectores ya no necesitan perder tiempo en completar los formularios manualmente. No necesitan estar conectados a Wi-Fi para recopilar todo tipo de datos y pueden agregar comentarios que podrían ser útiles en el análisis posterior. Los formularios digitales se cargarán en la nube, donde estarán disponibles para la parte del equipo que esté a cargo de la evaluación y el análisis. Esto, combinado con otros factores, les ayudará a concentrarse en más tareas durante la jornada laboral.
Compilar y buscar informes digitales es extremadamente fácil. Si otros empleados necesitan acceso a un formulario específico, pueden hacerlo con un par de clics. Los formularios móviles también facilitan los trabajos de los gerentes y supervisores, que pueden monitorear fácilmente a sus empleados y buscar cualquier formulario específico si necesitan alguna información particular. De igual manera pueden verificar al final del día lo que ha hecho cada miembro del equipo.
Datos precisos
Los formularios digitales pueden completar automáticamente los campos en función de los datos previamente ingresados y permitir la validación a nivel de campo. La recopilación de datos digitales es altamente precisa y reduce o elimina los errores de entrada y la pérdida de datos. Además, la información se puede rastrear por nombre de usuario, ubicación geográfica y hora y fecha.
Los formularios digitales facilitan la recopilación de datos y le permiten planificar cada día de principio a fin. De esta forma, obtendrás mejores resultados en menos tiempo. Reemplazar formularios en papel por formularios móviles también significa que tus empleados harán más trabajo en un día determinado. Los procesos serán más rápidos, sistemáticos y productivos, y los empleados podrían comunicarse con sus homólogos de oficina y equipos de campo utilizando las funciones avanzadas de los formularios móviles. Otros beneficios incluyen un flujo de trabajo más rápido; una fuerza laboral más productiva, menor necesidad de infraestructura y reducción de las huellas de carbono.
Fácil accesibilidad
Si has estado administrando un negocio durante algunos años, es probable que haya compilado una gran cantidad de archivos de papel, información detallada sobre operaciones, estrategias y más. Tener que lidiar con toneladas de papeles puede llevar mucho tiempo. La captura de datos en formularios móviles es más fácil y rápida y reduce los trabajos administrativos. También facilita la accesibilidad. Tú y el resto del equipo pueden ver imágenes en tiempo real; videos; firmas digitales, códigos de barras, adjuntar archivos y toda la información capturada por los trabajadores en terreno. Después de que todos los datos se cargan en un servidor o en la nube, los trabajadores pueden acceder fácilmente a esa información sin perder mucho tiempo.
Menos estrés
Muchas veces, los formularios en papel están llenos de caligrafía ininteligible, con muchas imprecisiones y el derrame ocasional de café. Ni tu ni nadie necesita ese nivel de estrés. La creación de formularios optimizados, inteligentes y móviles es una manera fácil de proteger información contra daños y errores de formularios no profesionales. Los proveedores de formularios móviles ofrecen una variedad de funciones para ayudar a tu equipo a evitar errores humanos. Algunas de estas funciones son el relleno automático con información rellenada previamente. Algunos incluso han utilizado la lógica condicional para crear formularios que permite reducir el error humano.
Ahorro de horas hombre
Volver a escribir manualmente, ingresar y procesar datos es una práctica tediosa que consume mucho tiempo. Las empresas que han hecho el cambio a los formularios digitales han ahorrado valiosas horas administrativas con un enfoque más automatizado y simplificado. Los formularios móviles pueden reemplazar cientos de formularios escritos a mano (a menudo ilegibles o incorrectos) con formularios digitales profesionales y claros. Eliminar la necesidad de recopilar, revisar y corregir formularios escritos a mano reduce o elimina las imprecisiones y más tiempo disponible para realizar otras tareas importantes.
Los formularios móviles permiten recopilar datos en dispositivos móviles y enviarlos instantáneamente con solo presionar un botón. El antiguo modelo tenía trabajadores que intentaban llenar formularios manualmente para luego enviarlos o llevarlos a la oficina. Todas esas tareas ocupaban una gran cantidad de tiempo. Gracias a los formularios móviles, pueden enviar información a una oficina administrativa o a un sitio de almacenamiento digital en un solo clic, lo que ahorra mucho tiempo a trabajadores y empresas.
Decisiones basadas en datos
La toma de decisiones basada en datos es un proceso que consiste en recopilar datos basados en objetivos medibles o KPI, analizar hechos y patrones de estos y usarlos para desarrollar estrategias y actividades que beneficien al negocio de muchas maneras. Para extraer información valiosa, los datos deben ser precisos y relevantes para los objetivos establecidas. Los datos recopilados y extraídos mediante formularios digitales son más precisos que los datos recopilados en papel, por lo tanto, permiten que la toma de decisiones sea más apropiada. Los formularios móviles permiten ver los datos en tiempo real, lo que otorga una temprana visibilidad a los cuellos de botella y a otros problemas que pueden afectar la finalización del proyecto y de los objetivos.
Mayor seguridad
La pérdida de datos puede tener graves consecuencias en las operaciones comerciales y en los ingresos. Si pierdes información confidencial de tus clientes, tu empresa quedaría expuesta a todo tipo de acciones legales, multas y demandas. Es por eso que las organizaciones invierten en la prevención de pérdida de datos. Al usar aplicaciones de formularios móviles, minimizas ese riesgo. Si la información se recopila mediante formularios móviles y es almacenada en la nube, donde solo los usuarios autorizados pueden acceder a ella, la posibilidad de extraviar datos disminuye significativamente.
Sincronización de datos
La sincronización de datos es el proceso continuo de sincronizar información entre dos o más dispositivos y actualizar los cambios automáticamente entre ellos para mantener la coherencia dentro de los sistemas. Gracias a los formularios móviles, la fuerza laboral puede ver; añadir; editar; actualizar y eliminar los detalles de la tarea. Los formularios móviles simplifican y facilitan el ingreso de detalles al ejecutar una tarea, incluso en ubicaciones separadas. No solo ahorras horas y reduces los errores de recopilación de datos, sino que todos los datos registrados en a aplicación móvil son compartidos automáticamente en la nube. Por lo tanto, tan pronto como los datos se carguen en la aplicación, otros miembros del equipo podrán acceder a ellos instantáneamente desde otros dispositivos.
Área remota de accesibilidad
Algunos formularios móviles pueden ser usados sin conexión a Internet lo que permite la recopilación de datos en las ubicaciones más remotas. Esto podría ser útil para muchas industrias. Por ejemplo, las organizaciones gubernamentales realizan encuestas por diversos motivos en aldeas y otros lugares bastante aislados. Las aplicaciones de formularios móviles que trabajan sin conexión pueden recopilar datos cuando Internet no está disponible y esto es una gran ventaja.
Menores tiempos de respuesta
Si reemplazas los formularios en papel por formularios móviles y listas de verificación, tu empresa podrá lidiar con diferentes problemas al mismo tiempo. Tú y tu equipo podrán reaccionar y responder rápidamente para que puedan abordar y resolver obstáculos antes de que se conviertan en problemas de mayor calibre que pueda afectar tu relación con los clientes o la reputación de tu empresa. Mediante el uso de formularios móviles, la resolución de problemas puede realizarse de manera mucho más expedita y podrás hacer un seguimiento de cualquier comentario y resultado.
Reducción de residuos
El cambio de papel a digital reduciría significativamente la cantidad de residuos. De hecho, el 45% del papel total impreso en la oficina se tira a la basura al final del día. Esta cantidad representa un gran desperdicio en términos de dinero, tiempo y esfuerzos. Al adoptar formularios móviles, estarías dando un gran paso para reducir su huella de carbono y reducir los desechos.
Hemos visto lo caro que puede ser la entrada manual de datos. Además de eso, los trabajadores en terreno tienen que llevar los archivos de regreso a la oficina para que toda esa información necesita ser procesada manualmente. Los formularios móviles pueden optimizar los procesos de recopilación de datos, mejorar la gestión de registros de datos y ayudar a tu empresa a ahorrar dinero. Todos estos beneficios pueden convertirse en mayores ahorros y ganancias para tu negocio. Es por eso que cada vez más empresas están adoptando formularios móviles para recopilar información.
DataScope es una plataforma de recopilación de datos que ayuda a las organizaciones a optimizar este proceso, a obtener acceso a datos críticos en tiempo real y a mejorar la toma de decisiones en todos los niveles, proporcionándole una dashboard robusta e informes automatizados. Con DataScope puedes crear formularios personalizados utilizando un generador de formularios que convierte tus documentos en papel en formularios digitales de forma rápida y sencilla.
DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus listas de control de inspección de limpieza y formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier necesidad.
