Existen desarrollos tecnológicos que cualquier empresa puede implementar para reducir sus costos de manera importante, y uno de ellos consiste en los formularios digitales. Su tecnología revolucionaria permite incrementar la productividad notablemente, reduciendo las pérdidas de tiempo que les cuestan a las empresas de todo tamaño importantes cantidades de dinero cada año.
De hecho, el mundo empresarial ya conoce las ventajas de la migración al mundo digital. De acuerdo a una encuesta de Xerox, más del 80% de las empresas pequeñas y medianas desea eliminar el papel en el manejo de sus facturas, en el reporte de sus finanzas, en la administración de sus formularios de recursos humanos y legales, y de la manera en que manejan otros procesos que les consumen tiempo.
La encuesta a más de 1.000 empresas en los Estados Unidos, Reino Unido, Francia y Alemania, muestra que los encuestados esperan realizar este cambio durante los próximos 12 meses. Casi la mitad (46%) de los encuestados confirmaron que se pierde una cantidad de tiempo significativa en procesos que requieren el uso de papel, y 6 de cada 10 consideran que esto tiene un impacto importante en sus resultados.
Como los dueños de estas empresas han comprobado, recolectar la información desde formularios digitales a la primera tiene múltiples beneficios en comparación al uso de formularios de papel:
- El cambio de formularios de papel a formularios digitales le permite a los dueños de las empresas enfocarse más en las ganancias, ya que ellos y sus trabajadores pierden menos tiempo manejando documentos físicos. En promedio, el uso de formularios digitales representa un ahorro de 11 horas de trabajo por semana, y le ahorra a los dueños de las empresas seis horas por semana.
- Los formularios digitales permiten llenar información desde cualquier ubicación en tiempo real, y la oficina lo recibe instantáneamente.
- Permiten incluir archivos multimedia, la ubicación del empleado, la firma y la fecha.
- El llenado de formularios digitales es más eficiente: nunca se quedarán sin copias de formularios electrónicos.
- Los formularios digitales además posibilitan recabar mucha más información a diario que los formularios de papel, y proveen mucha más seguridad en la obtención y proceso de la información.
- Archivar formularios digitales es mucho más rápido que hacerlo físicamente.
- Encontrar formularios electrónicos completos para su revisión es significativamente más rápido. Los formularios digitales permiten realizar un seguimiento en tiempo real de los datos capturados que posteriormente la empresa puede utilizar para la realización de encuestas o estudios estadísticos.
- Cuando se trata de formularios digitales, las preocupaciones por información perdida, formularios ilegibles, o por manchas de café, desaparecen.
Gracias a estas claras ventajas para empleados y empresas, las épocas de pilas de formularios sobre los escritorios de los empleados han quedado atrás. La digitalización de los flujos de información se centra ahora en los dispositivos móviles como celulares y tablets para incrementar aún más la productividad de la empresa.
Y las cifras lo corroboran. El 23% de las pymes cree que los dispositivos móviles estarán completamente integrados en sus procesos de trabajo para el final de 2017. Hoy por hoy, el 66% de las pymes incluye la impresión móvil entre sus iniciativas móviles, mientras el 27% planea hacerlo durante el próximo año.
Los principales motivos para hacerlo incluyen aumentar la productividad de los trabajadores móviles, responder a las necesidades de los clientes por información remota, y un servicio al cliente mejorado y más rápido. ¡Y los formularios digitales ayudan en cada uno de esos puntos!
DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier necesidad.
