Procesar, priorizar y rastrear las órdenes de trabajo entrantes requiere un gran esfuerzo, especialmente cuando provienen de diferentes canales como correos electrónicos, reuniones, mensajes instantáneos, llamadas telefónicas y otros. Gestionar todas estas solicitudes requiere de tiempo y recursos y no es una tarea fácil.
¿Deseas organizar el caos de las órdenes entrantes para poder dedicar más tiempo a otras tareas esenciales para que tu negocio siga funcionando eficazmente? Un sistema de gestión de órdenes eficiente puede mejorar la productividad y el servicio al cliente, al tiempo que garantiza que se mantengan registros procesables de cada tarea realizada de modo que la eficiencia de la organización se pueda examinar y analizar.
Estas son algunas buenas prácticas que ayudan a mejorar la administración de solicitudes de trabajo, optimizar el proceso y eliminar ineficiencias.
Solicita una presentación formal para todas las órdenes de trabajo
Incluso si un nuevo proyecto se discute formalmente en una reunión, se menciona informalmente en una conversación o se solicita por correo electrónico, no se debe hacer nada a menos que se presente una solicitud formal y se le asigne un plazo. Es aconsejable tener una plantilla para administrar las órdenes de trabajo manera fácil y efectiva. Al mapear los tipos de solicitudes que recibe su equipo y toda la información necesaria para completarlas, te asegurarás de que todos entiendan el proceso y que lidien con las órdenes de trabajo de una forma determinada.
Mantén todas sus órdenes de trabajo entrantes en un solo lugar.
Las notas adhesivas, las hojas de cálculo y los correos electrónicos son una receta para el desastre. Con un proceso claro para gestionar las órdenes, puedes utilizar mejor la colaboración interna y realizar el trabajo más rápidamente. Todos los departamentos se beneficiarán con una mejor organización porque sabrán que sus solicitudes se manejarán de manera organizada y oportuna.
Si todas las órdenes de trabajo provienen de un lugar, tu sabes quién es responsable de cada solicitud, su estado y que solicitudes se encuentran duplicadas. La clave para una mejor organización es organizar, priorizar y rastrear todas las solicitudes.
Determina la prioridad de las órdenes de trabajo
Priorizar con éxito las órdenes de trabajo es clave para mantener un sistema eficiente. Para obtener un proceso sistemático es fundamental emplear un conjunto estandarizado de reglas. Tú o tu jefe de proyectos deben identificar qué tareas requieren atención inmediata y cuales tienen mayor valor para tu empresa.
Asegúrate de que el proceso de aprobación haya sido confirmado
Para evitar retrasos y complicaciones, todas las órdenes de trabajo deben estar sujetas a aprobación antes de la ejecución y asignación reales. Tras la aprobación (o cancelación, o una solicitud de revisión), puedes enviar una notificación al usuario final para informarle sobre el cambio de estado de la solicitud.
Use herramientas de administración de programación y soluciones de software de orden de trabajo
La planificación es una de las tareas que más beneficia a una organización porque hace que el trabajo de un administrador de instalaciones sea significativamente más fácil. Con la disponibilidad de aplicaciones móviles para administrar y programar tareas, los supervisores o jefes de proyectos pueden ver y actualizar horarios desde cualquier lugar a través de un dispositivo móvil.
Las soluciones de software de órdenes de trabajo se pueden configurar para completar tareas y rastrear el progreso de los proyectos. Una característica adicional de estos softwares es la generación de facturas. Una vez que se completa un proyecto, el software generará automáticamente una factura para su cliente o sus empleados. Junto con la función de factura, muchos tipos de software de orden de trabajo registran, también, las horas invertidas en cada proyecto para determinar la rentabilidad del mismo y la eficiencia del trabajador.
Aprovecha la tecnología móvil
Las aplicaciones móviles simplifican la administración de órdenes de trabajo y ahorran dinero al ayudar a los usuarios a comunicarse con otros técnicos, gerentes o trabajadores al instante, acceder a documentos en cualquier lugar y completar órdenes de trabajo de forma remota.
Las herramientas de administración de mantenimiento móvil le permiten asignar órdenes de trabajo y enviar detalles importantes a los técnicos en el sitio de trabajo reduciendo los errores humanos y acelerando la finalización de las tareas de manera que los trabajadores solo puedan pasar a la siguiente labor sólo si la última se realizó correctamente.
Los sistemas de gestión de órdenes de trabajo móviles permiten que los gerentes y supervisores de servicios en campo organicen, programen y envíen órdenes de trabajo a sus equipos desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento. Los gerentes y empleados pueden chatear en tiempo real a través de las aplicaciones para garantizar que los trabajos se realicen correctamente, incluso si los detalles de la tarea cambian a último minuto.
La aplicación DataScope ha sido diseñada para ayudar a los trabajadores y técnicos terreno a completar órdenes de trabajo de forma rápida y precisa. Es fácil de usar y permite llevar a cabo y monitorear acciones importantes como informar el tiempo de inactividad de los activos de inmediato, apoyar la comunicación y administrar los datos recopilados.
¡Descarga la app de DataScope y comienza ya!
DataScope es la herramienta ideal para eliminar el uso del papel, ahorrar tiempo y recolectar datos de forma eficiente desde terreno. Permite a las empresas agilizar, organizar y evaluar el trabajo en terreno gracias a sus formularios online, que proporcionan indicadores en tiempo real, 100% adaptables a cualquier área. Con DataScope, su equipo de trabajo puede responder formularios móviles personalizados desde sus teléfonos o tablets, con o sin conexión, a través de la app.
