15 tips para tener una gestión de empresas adecuada

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Reuniones, informes, atención al cliente, marketing, gestionar equipos y personas… Las operaciones diarias de la empresa pueden suponer muchos dolores de cabeza. Además, a día de hoy se ha vuelto clave tener un buen plan estratégico para sobrevivir a nivel empresarial. De lo contrario, la tempestad se encargará de hundir el barco. ¿Cómo llegar a buen puerto el próximo 2021 con tu negocio? Descubre 15 tips para tener una gestión de empresas adecuada.

1. Digitaliza tu negocio

Las tareas diarias se minimizan cuando saltas al mundo virtual con tu empresa. Por ejemplo, puedes ahorrar muchas horas en emails y reuniones con un CRM que integre los datos de todos tus clientes y proveedores, o con un programa que automatice las acciones de marketing, contabilidad, recursos humanos y demás.

Hay herramientas muy útiles para todas las áreas de la empresa:

  • Google Drive o Dropbox para gestión de ficheros compartidos
  • Zoom, Skype o Teams para videoconferencias
  • Hubspot, Mailchimp, Hootsuite o Buffer para marketing
  • HappyScribe para añadir subtítulos a un video
  • Typeform para hacer formularios online
  • Canva para diseño de anuncios, posts y presentaciones
  • Pixabay para encontrar imágenes gratuitas
  • Evernote, Trello o Airtable para trabajar en equipo

Y muchas herramientas más, la mayoría de ellas con opciones gratuitas y de pago, según el volumen y las necesidades de tu negocio.

2. Controla tus finanzas

Las finanzas del negocio no deben revisarse únicamente cuando hay números rojos, sino cada día del año. Es la forma de evitar desviaciones inesperadas y de aprovechar oportunidades en reducción de costes o maximización de ingresos. 

Ahora bien, seguro que las ocupaciones cotidianas no te permiten estar revisando cada día los números. Por eso necesitas, en la línea de digitalizar tu negocio, contar con un programa de contabilidad que te permita revisar de un solo vistazo el balance económico de tu empresa.

3. Establece procesos y evaluaciones

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La gestión de empresas a menudo tiene un gran enemigo: la mala comunicación interna. Si cada uno tiene su forma de hacer las cosas puedes encontrarte con un auténtico caos que genere incidencias y mala reputación de tu negocio. 

Además, los malentendidos acaban provocando conflictos y desgaste del personal que se podrían evitar con un buen sistema de trabajo organizado.

Las empresas necesitan procesos y evaluaciones, porque ayudan a la coordinación, a la delegación y a la productividad en general. 

Esto no significa que te conviertas en un burócrata, pues a veces el excesivo papeleo y protocolo puede volverse ineficiente si no es flexible. 

4. Cuida a tu equipo

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Las personas son importantes, y además el bienestar y la motivación que tengan será clave en los resultados. Por tanto, cuando se trata de tener una gestión de empresas adecuada, no hay que olvidar el capital humano.

  • Motiva a tus empleados
  • Fomenta su formación continua
  • Asegúrate de impulsar un buen clima laboral
  • Reconoce e incentiva el trabajo bien hecho
  • Aprende a dar feedback constructivo para impulsar la mejora constante
  • Invierte en entornos de trabajo que faciliten el bienestar

5. Define objetivos SMART

Si no quieres pasarte el día apagando incendios, asegúrate de marcarte metas que te permitan llevar una gestión proactiva del negocio. 

A la hora de definir objetivos recuerda las siglas SMART del inglés: specific, measurable, attainable, realistic, timely.

Márcate objetivos que sean:

  • Específicos
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Realistas
  • Definidos en el tiempo

6. Analiza el mercado y la competencia

El mercado cambia constantemente, por tanto no dejes de observarlo y escucharlo. Tienes una gran cantidad de información valiosa en las redes sociales, en las páginas web y en foros o grupos privados de diferentes canales digitales.

7. Aprende a sacar partido a la información del negocio

Los datos son un activo en las empresas: información de facturación en años anteriores, datos de visitas web, el know-how de tu gente… Incluso las quejas de los clientes pueden ser una fuente de aprendizajes. 

No dejes de aprovechar ningún dato que te aporte la experiencia, y así tu negocio cada vez será más competitivo y adaptable.

8. Lleva la gestión de todas las áreas

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Cada parte del negocio es importante, y si descuidas una acabarán fallando todas. Recuerda llevar la gestión de todos los aspectos del negocio, desde recursos humanos hasta finanzas, pasando por inventario, captación y fidelización de clientes, análisis de datos, etc.

9. Ten presencia digital

No basta con digitalizar el negocio de puertas adentro, hay que estar en Internet. ¿Qué aparece en Google cuando buscas tu empresa? ¿Tienes una web y estás publicando de forma habitual en las principales redes sociales?

Recuerda que en los tiempos en que vivimos un negocio que no tiene activas sus redes sociales es como si no existiera. Además a día de hoy el mundo digital te ofrece muchas oportunidades en cuanto a captación y fidelización de clientes. 

10. Impulsa tu marca, es un activo empresarial

Más allá de las acciones de marketing que definas para impulsar los resultados económicos del negocio, recuerda también cuidar tu marca corporativa. La reputación de tu empresa se verá enormemente afectada en función de si cuidas este punto.

No solo publiques en redes sociales promocionando tu marca, habla de causas en días mundiales, involúcrate en solidaridad, sostenibilidad y temas de interés social. Además, asegúrate de generar una buena imagen con la atención al detalle, atendiendo comentarios y mensajes en redes, escuchando las reclamaciones constructivas y demás.

Por último, recuerda la importancia de moderar las reseñas que dejan en Google y en redes sociales sobre tu empresa. Por mucho que cuides la gestión de tu empresa a nivel financiero, puedes hundir el negocio si recibes muchas reseñas destructivas.

11. Automatiza todo lo que puedas

La automatización es una auténtica maravilla para las empresas, porque permite maximizar la rentabilidad. Hoy en día hay soluciones tecnológicas para todas las funcionalidades con interfaz de usuario intuitiva y a costes asequibles.

Con todo, no abuses más de la cuenta de la automatización, a costa de la personalización. La clave es combinar ambas dentro de lo posible, para que tu empresa no deje de ofrecer un trato humano.

12. Aprende de los errores y crea planes de contingencia

Hay un ratio inevitable de errores al mes en toda empresa que funcione bien, es parte de la realidad. La clave es equivocarse de manera barata y aprender cuanto antes.

Como se ha mencionado antes se necesitan protocolos: contempla algunos para minimizar riesgos, y otros para solventar problemas cuando ya aparezcan. Un buen plan de contingencia a tiempo puede salvar a tu empresa. Además, si aprendes y evolucionas constantemente las dificultades te harán más fuerte.

13. Optimiza recursos

Es posible que tengas recursos a tu alcance de los que no estés sacando todo el partido que podrías extraer. Por ello, es aconsejable de vez en cuando analizar todos los recursos de los que dispones, para ver si los puedes aprovechar y optimizar mejor.

14. Aplica el FODA

También llamado SWOT por sus siglas en inglés, esta herramienta de gestión de empresas es realmente potente para analizar el negocio de forma continua. 

Se trata de poner encima de la mesa todas las:

  • Fortalezas
  • Oportunidades
  • Debilidades
  • Amenazas

La clave es evaluar los aspectos internos y externos, positivos y negativos. Te dará una visión global del negocio para poder hacer frente a las amenazas y aprovechar las oportunidades, sacando partido de las fortalezas.

15. No olvides la salud de tu gente

Hemos mencionado anteriormente el papel fundamental de tus trabajadores para el negocio, de preocuparte por su motivación, bienestar y formación. Con todo, no basta con que atiendas esos aspectos, pues su salud es clave para la empresa. 

En tiempos de COVID-19 es especialmente importante que tu empresa cuente con todas las medidas de seguridad recomendadas por las autoridades sanitarias. No es solo por seguir la ley, sino también por solidaridad y por dar una buena imagen de tu empresa cara a tu personal y al público.

Conclusión

Como puedes ver la gestión de empresas adecuada es como todo buen arte: requiere maestría y dedicación. En resumen, no olvides los puntos clave a tener en cuenta:

  • Digitaliza tu negocio
  • Controla tus finanzas
  • Establece procesos
  • Evalúa constantemente
  • Motiva a tu gente
  • Protege la salud en tiempos de pandemia
  • Trabaja con objetivos SMART
  • Aprovecha herramientas de análisis como el FODA
  • Estudia a la competencia para aprender
  • No olvides ningún aspecto del negocio
  • Ten presencia digital y cuida tu reputación
  • Automatiza sin descuidar el trato personal
  • Optimiza recursos

¡Mucha suerte con tu negocio y que coseches muchos éxitos!

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