La revolución que ha experimentado el mundo laboral a raíz de la pandemia del Covid-19 ha generado una serie de cambios a la dinámica del trabajo. Uno de ellos es el trabajo remoto, que planteó un gran desafío para el trabajo colaborativo de los equipos, especialmente en términos de productividad, interacción y de cómo comunicarse entre sí cuando todos están dispersos.
Al no compartir el mismo espacio físico, una oficina, por ejemplo, los equipos de trabajo tuvieron que buscar alternativas para reunirse y compartir la información necesaria para trabajar. Eso presentó un reto y puso a prueba una serie de herramientas que ya existían, pero estaban en un segundo plano y con la pandemia pasaron a ser fundamentales. Hablamos de las aplicaciones para compartir la pantalla del computador.
Beneficios de las aplicaciones para compartir pantalla
En un ambiente laboral donde todos trabajan de manera remota, las aplicaciones para compartir pantalla presentan algunas características fundamentales que los hacen imprescindibles. Entre sus beneficios, destacan:
- Versatilidad: poseen una amplia gama de opciones prácticas y son ideales para reuniones virtuales, presentaciones, capacitaciones, soporte técnico y colaboración en proyectos.
- Rentabilidad: las empresas reducen costos porque permiten que clientes y proveedores puedan reunirse virtualmente, sin comprometer la eficacia y la calidad de una presentación o demostración.
- Ahorro de tiempo: así como las aplicaciones de mensajería, las que permiten compartir la pantalla ayudan a comunicarse y colaborar en tiempo real, por lo que los trabajadores necesitan mucho menos tiempo para resolver asuntos claves para el desarrollo de diversos proyectos o tareas.
- Mayor productividad: así como otras herramientas que permiten automatizar procesos, las aplicaciones para compartir pantalla permiten a los usuarios colaborar de manera fácil y productiva. Mejoran la productividad, gracias a reuniones más efectivas que ahorran tiempo y dinero.
Pantalla compartida: Un mundo de soluciones
Las aplicaciones que permiten compartir la pantalla de un computador en un ambiente de trabajo son útiles para una serie de situaciones. Entre ellas, se destacan:
- Videoconferencia: permite a los usuarios comunicarse a través de canales de video, siendo una de las opciones más recurrentes para emular las reuniones de trabajo que se realizaban en la oficina y ahora se hacen de forma remota.
- Conferencia de audio: permite una comunicación efectiva a través de canales de audio, sin ver ni ser visto, pero con la posibilidad de usar las mismas herramientas para compartir la pantalla o el escritorio.
- Chat grupal en vivo: si la idea es colaborar en línea, discutir aspectos relevantes de una tarea o proyecto, sin interrumpir a la persona que está presentando a través de videoconferencia o audio, esta característica es una alternativa muy eficiente.
- Cambiar al presentador en una sesión: hay situaciones en las que más de una persona ejerce el rol de presentador. Contar entonces con esta herramienta es clave para sacarle mayor provecho a una reunión virtual donde son varios profesionales quienes intervienen.
- Acceso remoto: las funciones de acceso remoto son populares porque permiten a los clientes interactuar en una llamada sin necesidad de descargar nada en su propio dispositivo. Son muy útiles en procesos de ventas o soporte de TI, ya que un representante de la empresa puede acceder a un dispositivo remoto y resolver problemas técnicos más rápidamente.
Principales usos de las aplicaciones para compartir pantalla
Las ventajas de compartir la pantalla en el entorno laboral son usadas por muchos profesionales, de diversos ámbitos, entre los cuales destacan:
Miembros del equipo: son el caso más común, independiente de la industria en que actúan, quienes aprovechan la funcionalidad de compartir pantalla para presentaciones, entre otros propósitos.
Departamentos de TI: en su condición de ofrecer soporte remoto, el compartir la pantalla permite a clientes entregar el control del escritorio a sus equipos técnicos para diagnosticar y resolver problemas técnicos. Otro uso se relaciona con aquellos trabajadores remotos que pueden no tener acceso en persona al departamento de TI de su empresa.
Recursos humanos (RR.HH.): cuando se trabaja con empleados remotos, es útil que los departamentos de recursos humanos tengan la capacidad de presentar documentos y revisar material juntos en tiempo real, ya que con frecuencia manejan las orientaciones, la capacitación y las evaluaciones de desempeño de los nuevos trabajadores.
Representantes de ventas: para aquellos que trabajan con demostraciones de ventas, las aplicaciones para compartir pantalla proporcionan una solución remota para exhibir sus productos a posibles clientes, firmas de analistas y otras partes interesadas.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones para compartir pantalla?
Zoom
Considerada una de las mejores aplicaciones de videoconferencia para manejar reuniones de equipo, demostraciones de ventas y seminarios web. Una de sus ventajas es que logra mantener una conexión de video ajustando la calidad según el ancho de banda. Los usuarios de Zoom pueden organizar reuniones para compartir pantalla desde aplicaciones para escritorio o dispositivos móviles.
En las aplicaciones móviles, los participantes pueden tomar el control de las herramientas de presentación para compartir documentos o realizar anotaciones conjuntas. Sus las funciones de llamadas y reuniones son suficientes para apoyar a empresas de cualquier tamaño, lo que facilita la organización de seminarios web con varios anfitriones, cada uno de los cuales necesita acceder a la misma pantalla de presentación para realizar anotaciones.
Google Meet
Creada para uso empresarial y parte del ecosistema de Gmail, esta aplicación marca una gran mejora con respecto a su predecesor, Hangouts. Cuenta con una alternativa gratuita que permite reuniones ilimitadas de una hora de duración con hasta 100 personas, y otro pagado, asociado a Google Workspace. Apenas un par de clics bastan para comenzar a compartir tu pantalla, sea desde un computador o un dispositivo móvil.
Al ser un producto de Google, Meet funciona a la perfección con el resto del paquete de Google, incluidos Calendar, Drive y el resto. Eso se extiende a otras funciones, como la de pizarra, calendario y programación.
Microsoft Teams
La alternativa de Microsoft también es de uso gratuito con límites y la versión completa se incluye con todas las suscripciones de Microsoft 365 Business. Teams está diseñada para ser el eje central de chat, reuniones, llamadas, archivos y, bueno, equipos. Los usuarios tienen la opción de compartir su pantalla completa, una ventana o aplicación específica, una pizarra en blanco o archivos de InVision, PowerPoint o OneDrive. Dispone además de una serie de integraciones disponibles, por lo que Teams puede trabajar con casi cualquier otra herramienta.
Screenleap
Si buscas algo básico, y que esa sea a la vez su fortaleza, esta puede ser tu alternativa, ya que su falta de complejidad hace que su uso sea increíblemente rápido. Es ideal cuando necesitas hacer un tutorial rápido a un colega o presentarlo a un cliente sin obligarlo a descargar e instalar algo pesado o incluso saltar a una aplicación de videoconferencia.
Con Screenleap, obtienes una URL permanente que cualquier persona con el enlace puede usar para unirse a la sesión cuando estás compartiendo (les dirá que esperen si no estás compartiendo activamente). Es ideal para incluir en la descripción de eventos del calendario para reuniones periódicas o para acceder rápidamente cuando necesita transmitir en vivo.
Sin embargo, esa simplicidad no admite video, conferencias o anotaciones bidireccionales, lo que lo hace menos útil para las reuniones de equipo colaborativo que una herramienta dedicada.
Demodesk
Es una destacada opción para compartir pantalla centrada en ventas. A diferencia de la mayoría de las herramientas para compartir pantalla, la vista del presentador es casi como estar dentro de una presentación de PowerPoint o Google Slides, con notas y miniaturas visibles mientras el asistente solo ve la diapositiva. Los presentadores tienen toda la información que necesitan al frente y al centro, y no aparecen notificaciones aleatorias ni fotos vergonzosas que se asoman desde su escritorio.
La aplicación también incluye funciones adicionales centradas en las ventas, como libros de jugadas y cartas de batalla, que ayudan a los representantes a reaccionar en tiempo real para realizar la venta. Los usuarios pueden incluso buscar sus cartas de batalla por palabra clave desde el interior de la pantalla compartida. No hay muchas integraciones disponibles, pero el software se conecta con Gmail, Outlook, Calendly y varios CRM populares.
