La correcta detección, clasificación y gestión de anomalías o no conformidades, es un factor clave para el éxito de los controles de calidad.
Una de las claves de la eficiencia y mejora continua, es la capacidad de las empresas para mantener a largo plazo la calidad y seguridad de sus operaciones.
Estos controles son de vital importancia para el posicionamiento estratégico organizacional, pues garantizan que todas las actividades emprendidas para desarrollar un producto o servicio:
1. Satisfacen los requerimientos del cliente o consumidor final.
2. Cumplen los diversos estándares de calidad de la empresa como, por ejemplo:
- Optimización del tiempo.
- Uso correcto de recursos y materias primas.
- Reducción de costos.
- Maximización de la seguridad y salud laboral, entre otros.
¿Por qué son tan importantes los controles de calidad?
La trascendencia de los controles de calidad radica en que cumplen una doble función simultánea para el éxito a largo plazo de las empresas.
- Permiten impulsar acciones orientadas a perfeccionar constantemente las actividades, sean productivas o de servicios.
- Ayudan a detectar y corregir a tiempo hallazgos que puedan traducirse en riesgos para los trabajadores y la propia empresa.
De este modo, si no sea realizan controles de calidad eficientes y permanentes, las empresas pueden quedar expuestas a graves fallas de operación y seguridad.
Esto se traduciría en consecuencias muy graves tales como:
- Aumento en la tasa de accidentes y enfermedades laborales.
- Caída en los índices de productividad y eficiencia operativa.
- Incremento de los costos.
- Pérdida de confianza entre los clientes.
- Incumplimientos normativos.
- Paralización de actividades, entre otras.
¿Cómo detectar hallazgos durante un control de calidad?
No existe una metodología única para clasificar los hallazgos durante una auditoría interna de control de calidad.
Sin embargo, la mayoría de los expertos internacionales coinciden en que estos hallazgos deben definirse previamente.
Esto permitirá determinar su nivel de importancia y, consecuentemente, priorizar aquellos que tengan mayor impacto en las actividades de la empresa.
Por ello, es importante estandarizar estas acciones, basándose, por ejemplo, en estándares internacionales como ISO 9001:2015.
Esto permitirá que el equipo de auditoría realice una revisión exhaustiva y rigurosa de todos los procesos de la organización, mediante un enfoque estructurado.
¿Cuáles son los pasos para auditar los hallazgos?
Aplicar auditorías y controles de calidad eficientes para detectar y clasificar hallazgos, implica seguir los siguientes pasos:
1. Revisar la documentación existente
Es esencial revisar toda la documentación interna relevante como, por ejemplo, manuales de calidad, procedimientos y registros, para verificar su pertinencia y vigencia.
2. Realizar entrevistas e inspecciones en terreno
Se debe entrevistar al personal e inspeccionar los procesos en terreno, para verificar que se realicen de acuerdo con los procedimientos establecidos.
3. Analizar datos y registros
Este paso permite evaluar la eficacia de los procesos y detectar cualquier tendencia o patrón de conducta que sugiera la necesidad de aplicar mejoras.
4. Identificar anomalías o hallazgos
Cualquier anomalía o desviación de los parámetros, se registra como un hallazgo (o “no conformidad”, si el parámetro de análisis es ISO:9001).
5. Reportar no conformidades
En caso de detectar no conformidades en terreno es importante reportarlas para poder gestionar acciones correctivas.
El reporte de hallazgos debe realizarse de forma semanal y como una tarea intrínseca a la cultura empresarial. Esto permite evitar riesgos en la producción y asegurar controles de calidad exitosos.
¿Cuáles son los principales tipos de hallazgos?
Según explican los expertos de la Escuela Europea de Excelencia, el método más apropiado para definir los niveles de hallazgos durante los controles de calidad, es el enfoque basado en el riesgo.
En su opinión, este punto de vista “elimina parcialmente las conjeturas o sesgos asociados con la experiencia del auditor y proporciona más transparencia al proceso”.
El enfoque basado en el riesgo se basa en dos parámetros esenciales:
- Probabilidad de que el hallazgo genere un accidente o enfermedad laboral.
- Consecuencias para los trabajadores y la empresa.
A partir de este esquema, los auditores que apliquen controles de calidad, pueden identificar los siguientes niveles de hallazgos:
1. Hallazgos críticos
Son anomalías que puede generar una falla catastrófica, o bien, el colapso total de algún área del sistema de gestión o incluso de toda la empresa.
Por ejemplo:
- Instalaciones eléctricas quemadas, o con riesgo inminente de cortocircuito.
- Maquinarias con alto nivel de desgaste o evidencia de fallas severas.
- Almacenamiento o manipulación indebida de sustancias químicas explosivas, etc.
Un hallazgo de este tipo podría causar accidentes o enfermedades de alto impacto, que pueden traducirse en incapacidad de los trabajadores o paralización de la empresa.
Por ende, requiere acciones correctivas inmediatas, como por ejemplo:
- Reparación o remodelación de instalaciones eléctricas.
- Reemplazo o reparación de maquinarias dañadas o desgastadas.
- Optimización del almacenamiento y manipulación de sustancias peligrosas, etc.
2. Hallazgos Mayores
Son anomalías causadas por no cumplimiento de los planes de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Por ejemplo:
- Uso indebido de Equipos de Protección Personal (EPP).
- Inexistencia de planes de evacuación ante incendios.
- Mal estado de extintores.
- Obstrucción de salidas de emergencia, etc.
Este tipo de hallazgos suelen resolverse mediante una evaluación y ajuste de ciertos procesos como, por ejemplo:
- Capacitar a los trabajadores y verificar el uso correcto de los EPP.
- Instaurar planes actualizados de evacuación ante incendios.
- Remplazar los extintores en mal estado.
- Despejar las salidas de emergencia, etc.
3. Hallazgos moderados
Son faltas o debilidades que aún no causan impacto negativo en sistema de gestión de calidad.
Este tipo de anomalías se registran como “observaciones”, y requieren un análisis más profundo del posible problema, así como hacer seguimiento en auditorías futuras.
Por ejemplo:
- Fallas en los canales de información interna de la empresa.
- Mal diseño de los programas de capacitación.
- Inasistencia de los trabajadores a las jornadas de capacitación de seguridad.
Estos hallazgos puede escalar a situaciones de riesgo, si no se toman las acciones adecuadas.
Por ejemplo:
- Mejorar el flujo de información entre directivos y trabajadores.
- Diseñar nuevos programas de capacitación.
- Verificar la asistencia de los trabajadores a las jornadas de capacitación.
4. Hallazgos menores
Son situaciones que no impactan en la gestión de calidad de la empresa, pero pueden aprovecharse como “oportunidades de mejora”.
Por ejemplo:
- Reemplazar extintores que estén en buen estado, por otros de mayor capacidad.
- Contratar a un proveedor de capacitaciones, que brinde contenidos más actualizados.
- Incorporar montacargas con motores impulsados por hidrógeno verde, etc.
¿Cómo registrar los hallazgos en el sistema?
Una vez que hemos identificado los hallazgos durante las auditorías de controles de calidad, es esencial tomar medidas adecuadas para corregirlos y prevenir sus consecuencias.
Esto implica seguir los siguientes pasos:
1. Registrar los hallazgos
Debemos registrar detalladamente todas las no conformidades identificadas de acuerdo con la siguiente metodología:
- Describir el problema.
- Detallar su ubicación
- Indicar su impacto potencial (en las personas y la empresa).
2. Priorizar la gravedad de los hallazgos
Debemos clasificar los hallazgos en función de su probabilidad e impacto, desde los críticos a los menores.
3. Diseñar acciones correctivas
Debemos desarrollar un plan de acción para abordar cada hallazgo en particular, mediante tareas tales como:
- Revisión de procesos
- Capacitación del personal
- Modificación de procedimientos
4. Implementar acciones correctivas
Debemos ejecutar las acciones correctivas de acuerdo con lo planeado y dentro de los plazos establecidos.
5. Realizar seguimiento y verificación
Es importante realizar un seguimiento de las acciones correctivas, para asegurarnos de que:
- Se implementaron con éxito.
- Los problemas se resolvieron de manera efectiva.
6. Revisión final y cierre del proceso
Hay que realizar una revisión final para comprobar que cada hallazgo se corrigió adecuadamente.
- Si la verificación es positiva, el hallazgo se cierra.
- Por el contrario, si la anomalía persiste, debemos reiterar el proceso, hasta resolver el hallazgo.
Ventajas de la clasificación de hallazgos
El uso de esta clasificación basada en el nivel riesgo, ayuda a determinar cuáles son los hallazgos más importantes, en función de su nivel de gravedad y tasa de ocurrencia.
A partir de esta base, el auditor puede determinar si corresponde una acción correctiva inmediata, o solo una recomendación.
Esto permite a las empresas optimizar sus recursos y evitar acciones correctivas innecesarias o redundantes.
Consecuentemente, se logra una mejor orientación hacia las buenas prácticas en seguridad y la mejora continua de los procesos.
¿Cómo reportar hallazgos y no conformidades en tiempo real?
La complejidad y dinamismo de los mercados modernos, exige que los procesos de auditoría y los controles de calidad sean cada vez más exhaustivos e instantáneos.
Esto exige utilizar herramientas digitales que permitan realizar inspecciones en terreno y responder de manera ágil y oportuna ante cualquier hallazgo o no conformidad.
El software de inspecciones de DataScope te ayuda a alcanzar este objetivo de manera eficiente, mediante listas de verificación digitales que se adaptan a las necesidades de tu empresa.
Con DataScope podrás, por ejemplo:
- Realizar auditorías y controles de calidad en terreno, incorporando fotografías, ubicación GPS, firmas digitales, lectura de códigos QR y otras diversas funcionalidades.
- Notificar hallazgos y no conformidades de manera automática.
- Asignar equipos responsables de solucionar cada hallazgo.
- Monitorear en tiempo real el estado de cada hallazgo hasta su resolución y cierre.
- Efectuar auditorías y recopilar datos, incluso sin internet, y sincronizarlos al recuperar la señal.
- Programar auditorías y controles de calidad, enviar notificaciones a los inspectores en terreno y monitorear el cumplimiento de cada tarea asignada.
- Comunicarte con el equipo auditor en cualquier momento y conocer en tiempo real el estado de los controles de calidad.
De este modo, podrás detectar a tiempo cualquier hallazgo o no conformidad que pueda traducirse en riesgo de paralización de faenas, accidentes o enfermedades laborales.
Así, protegerás a tus trabajadores, optimizarás la gestión de calidad e impulsarás la mejora continua.
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