La tecnología ha cambiado la forma en que las empresas hacen negocios. Convertirse en una oficina sin papel es, actualmente, una popular tendencia porque puede aportar muchos beneficios a tu empresa. Si aún tienes toneladas de papel en tu oficina, aquí hay siete razones que deberían convencerte de dejar de usar papel:
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Reducción de gastos
El costo del papel se extiende mucho más allá del precio de la impresora, el papel y la tinta. También incluye gastos tales como: archivo en papel y almacenamiento; copia, intercambio en persona y envío por correo; servicios de mantenimiento y reparación de impresoras y copiadoras, y servicios de seguridad y destrucción de documentos confidenciales.
Las aplicaciones de flujo de trabajo sin papel pueden reducir el costo de mantener y procesar la documentación. Si está buscando reducir estos gastos, es hora de considerar una solución digital.
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Mejora la organización y productividad de tu oficina
La digitalización de archivos mejora la organización de cualquier empresa. Tu equipo ya no tiene que buscar en todos los rincones de la oficina para encontrar un documento que falta. Si toda la información que necesitas para manejar un negocio eficiente se almacena digitalmente y es accesible de manera instantánea a aquellos que tienen permiso para usar la información, podrías administrar mejor el flujo de trabajo y esto también produciría un impacto positivo en la productividad de tus empleados.
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Optimización de la comunicación del equipo
Tratar con funcionarios y clientes es mucho más eficiente cuando trabaja con documentos y herramientas digitales. En un negocio sin papel, es más fácil y rápido compartir archivos y obtener los últimos detalles de un proceso. Los empleados podrían incluso trabajar en proyectos juntos desde ubicaciones remotas sin perder acceso a cualquier información que pudieran necesitar.
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Empleados más productivos
La digitalización y las oficinas sin papel hacen que su fuerza de trabajo sea más colaborativa. Las herramientas digitales pueden ayudar a tu personal a resolver problemas y comunicarse incluso cuando están en terreno, en diversas locaciones. Los documentos en papel pueden incluso aumentar la tensión en la oficina cuando se pierden o dañan accidentalmente. Estos costos blandos pueden no ser significativos, inicialmente, pero pueden tener un impacto considerable a largo plazo y podrían terminar agotando el espíritu del equipo.
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Reducción del impacto medioambiental
Una sola oficina sin papel no tiene un impacto significativo en el medio ambiente, pero miles de organizaciones pequeñas, medianas y grandes sí lo logran tener. Transformarse en una empresa sin papel definitivamente reducirá la cantidad de contaminación que afecta a nuestro planeta y, además, tendrá un impacto positivo en su marca. En la actualidad, existe un creciente interés en la sostenibilidad y los consumidores ven con buenos ojos las oficinas sin papel y prefieren comprar productos y servicios a compañías que tienen conciencia ambiental.
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Trabajo de forma remota
Con un sistema digital instalado, puedes liberar a tus trabajadores para que operen de forma remota, por lo que ya no se les exigirá estar físicamente presentes en la oficina y, con la autorización adecuada, podrán acceder al sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando un dispositivo móvil.
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Protección de información confidencial
Con un sistema digital, puedes optimizar su seguridad y mantener seguros datos confidenciales. Un sistema de almacenamiento digital puede proteger y rastrear toda la actividad en tus archivos, y siempre puedes ver si alguien ha accedido a los archivos o ha realizado algún cambio.
Respecto a los documentos de papel, nunca se sabe si se han almacenado correctamente o no. Por otro lado, la encriptación o cifrado de archivos es la mejor opción para mantener información confidencial protegida y evitar que la información confidencial caiga en las manos equivocadas.
Tener todos los archivos de tu trabajo escaneados y organizados en un sistema de archivo digital requiere una cierta cantidad de tiempo y ajuste. Sin embargo, una vez que hayas integrado las soluciones digitales, verá resultados positivos en ahorros de costos junto con una mejor eficiencia y productividad. En 2019, muchas empresas pueden gastar menos en papel y suministros relacionados, ya que se habrán convertido a formatos digitales. ¿Ya has convertido a tu empresa en una oficina sin papel? ¿Cuándo lo harás? Nos encantaría escuchar tu experiencia.
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